Staff Administrasi: Pengertian, Tugas, Gaji, dan Skill yang Harus Dimiliki

Staff Administrasi atau Admin itu tugasnya ngapain aja, ya? Yuk, cari tahu selengkapnya!

–

Staff Administrasi merupakan pekerjaan yang banyak dicari oleh berbagai perusahaan, baik skala besar maupun kecil. Peran Admin memang penting karena mengatur segala urusan administrasi perusahaan. Meski demikian, sebagian orang menilai bahwa pekerjaan staff Administrasi itu mudah. Padahal, setiap pekerjaan tentu punya kesulitannya masing-masing, bestie.

Pekerjaan staff Administrasi ternyata banyak dan beragam juga. Biar lebih tahu, yuk kita kenalan lebih dekat sama pekerjaan ini mulai dari pengertian, tugas/ pekerjaan staff administrasi, gaji, dan skill apa aja yang harus dikuasai! 

 

Apa itu staff administrasi?

Staff administrasi atau yang akrab disapa Admin adalah pekerjaan yang tugasnya mengorganisir atau memastikan setiap pekerjaan yang bersifat administratif atau ketatausahaan dalam sebuah perusahaan berjalan lancar. 

Biasanya, staff Admin akan banyak mengurus dokumen, menginput data, pembukuan, melakukan pengarsipan, mengatur agenda, dan lainnya. Semua pekerjaan ini memerlukan kemampuan organisasi dan juga ketelitian yang baik.

Berdasarkan survei gaji yang dilakukan oleh HRD Bacot 2021, besaran gaji staff administrasi adalah Rp6.720.758. Ini merupakan gaji di daerah DKI Jakarta, ya. Besaran gaji staff administrasi ini bisa berbeda-beda di setiap perusahaan, tergantung skala perusahaan, pengalaman kerja, dan UMP atau UMK daerah kamu bekerja. Tapi, kisaran angka ini bisa kamu gunakan sebagai referensi ketika negosiasi gaji dengan HRD. 

Baca juga: Apa itu HRD? Ini Pengertian, Tugas, Gaji, dan Skill yang Harus Dimiliki

 

Tugas staff Administrasi

Tugas staff Administrasi itu ada sangat banyak, mereka mengurus tentang pengaturan kantor seperti: agenda rapat, menjawab telepon, mengatur dokumen perusahaan, dan lainnya. Jadi, tugas admin nggak hanya input-input data aja, ya. Untuk lebih lengkapnya, berikut adalah tugas staff admin yang lain:

1. Melakukan aktivitas pembukuan dasar.
2. Merencanakan dan mengatur jalannya rapat atau konferensi.
3. Menulis dan mendistribusikan notulen rapat ke semua pihak yang memerlukannya.
4. Menjaga dokumen perusahaan baik yang bentuknya fisik atau digital.
5. Mengatur dan menyediakan berbagai dokumen yang diperlukan, misalnya laporan atau dokumen informasi.
6. Melakukan penyortiran dan pendistribusian surat.
7. Mencari solusi dan menyelesaikan apabila terjadi masalah administrasi, menganalisis data, dan menyusun laporan.
8. Memelihara dan menata perlengkapan kantor.
9. Memastikan ketersediaan alat tulis kantor di perusahaan.
10. Korespondensi bisnis.
11. Mengkoordinasikan ruang kerja, komputer, dan persediaan lainnya dengan departemen IT untuk karyawan baru.

Itu dia sedikit gambaran tentang tugas staff administrasi. Di setiap perusahaan, tugasnya bisa berbeda-beda, ya. Terlebih, pekerjaan Admin itu juga beragam, ada yang namanya Admin Gudang, Admin Perkantoran, Project Admin, Admin Produksi, Admin Marketing, dan lainnya. Karena itu, sangat mungkin jika tugas atau pekerjaannya berbeda-beda.

 

Buat kamu yang ingin memulai atau mengembangkan karier di bidang Administrasi, kamu bisa kembangkan semua skill yang diperlukan dengan ikut kelas Skill Academy, klik banner berikut ini untuk info lengkap kelasnya!

 

Skill yang harus dimiliki staff Administrasi

Setelah tahu apa aja tugas staff Administrasi, sekarang cari tahu apa aja tugasnya, yuk!

1. Kemampuan berkomunikasi secara efektif

Komunikasi adalah kunci agar kamu bisa bertukar informasi, berinteraksi, dan bekerjasama dengan baik bersama rekan kerja lainnya. Mampu berkomunikasi secara efektif artinya, kamu bisa menyampaikan informasi dengan baik kepada orang lain sehingga tidak terjadi salah persepsi atau miskomunikasi. Contoh komunikasi yang dilakukan staf Admin adalah menerima dan meneruskan telepon, menulis email, dan melakukan presentasi.

Sebagai staff Administrasi, kamu juga akan berinteraksi dengan berbagai pihak dari perusahaan. Misalnya, dengan atasan, dengan tim-tim lain, dan dengan internal tim Administrasi tentunya.

 

2. Manajemen waktu 

Seperti yang sudah kita bahas di atas, tugas staff administrasi itu ada banyak banget dan bermacam-macam. Karena itu, kemampuan manajemen waktu sangat penting. Staff administrasi harus bisa membagi waktu dengan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan setiap harinya.

Beberapa cara manajemen waktu yang bisa diterapkan, misalnya time blocking, menyusun prioritas dengan Matriks Eisenhower, dan menggunakan aplikasi task management seperti Notion atau Trello agar setiap to-do list harian bisa terpantau dan terselesaikan dengan baik satu-persatu.

 

3. Mampu mengoperasikan Ms. Office

Pekerjaan staff administrasi akan banyak berhubungan dengan data dan surat menyurat, bahkan juga presentasi. Tools yang umum digunakan untuk mengolah data adalah Microsoft Excel, tools untuk mengolah kata atau dokumen adalah Microsoft Word, dan untuk membuat slide presentasi, kamu memerlukan Power Point. Karena itu, staff Administrasi harus bisa mengoperasikan Ms. Office, terutama yang paling umum digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Baca juga: 10 Panduan Mudah Belajar Microsoft Word untuk Pemula

 

4. Attention to detail

Karena bekerja dengan banyak data dan surat menyurat, maka staff Administrasi harus memperhatikan detail dan juga teliti. Kesalahan memasukkan data bisa memengaruhi banyak hal dan bisa juga berakibat fatal. Untuk keperluan surat menyurat juga demikian. Kalau tidak teliti dan detail, bisa terjadi salah penulisan nama penerima, salah mengirim email, atau mengirimkan email tapi lupa melampirkan attachment-nya.

Ngirim email tapi attachment filenya ketinggalan. (Sumber: facebook.com/nixCraft)

 

5. Organizational skills

Tugas staff administrasi itu ada sangat banyak. Data yang diurus juga ada sangat banyak, pengarsipan, pembukuan, surat-menyurat, dan lainnya. Nah, untuk mengurus semua data-data ini, diperlukan skill organisasi yang baik agar semuanya bisa tersusun, tersimpan rapi, dan mudah ditemukan ketika diperlukan.

Misalnya, kamu diminta menyerahkan data administrasi bulan April 2020. Jika semuanya diorganisir dengan baik, pasti kamu bisa menemukan data tersebut dengan mudah dan juga cepat. Sebaliknya, kalau berantakan, waktu untuk mencari dokumen bisa sangat lama, bisa jadi tercecer, lupa diarsipkan, dan lainnya.

 

6. Kolaborasi dan kerjasama tim

Meskipun sering melakukan input data sendirian, staff admin juga perlu skill kolaborasi dan kerjasama tim, lho. Karena, kamu perlu meminta data kepada banyak pihak di perusahaan, meminta tanda tangan, bekerjasama dengan sesama staff administrasi lainnya agar proses pendataan dan lainnya bisa lebih mudah.

7. Kecerdasan emosional

Kecerdasan emosional adalah kemampuan untuk mengenali, memahami, dan mengendalikan emosi yang kita miliki. Karena tugas dan pekerjaan staff Administrasi ada sangat banyak, bisa saja ada yang kurang atau tidak sesuai dengan yang kamu inginkan.

Kemampuan kecerdasan emosional ini membantu kamu untuk lebih bisa mengendalikan emosi dan mengekspresikannya dengan wajar. Keterampilan ini sangat penting untuk dimiliki staff Administrasi karena bisa membantu menjaga hubungan, memecahkan berbagai masalah dengan kepala dingin, manajemen stres akibat pekerjaan, dan meningkatkan produktivitas karena adanya motivasi diri.

—

Itu dia informasi lengkap tentang pekerjaan staff Administrasi. Mulai dari pengertian, tugas staff administrasi, skill yang harus dimiliki, sampai kisaran gaji staff administrasi. Wah, ternyata tugas dan pekerjaan staff administrasi itu ada banyak banget, ya? Dibutuhkan kesabaran dan manajemen waktu yang sangat baik untuk bisa menyelesaikan semua pekerjaan setiap harinya.

Kalau kamu mau mengembangkan berbagai skill yang berkaitan dengan staff administrasi seperti surat menyurat, korespondensi, manajemen waktu, komunikasi, dan menggunakan Microsoft Office dengan baik, kamu bisa belajar semuanya di Skill Academy. Semua video belajarnya dibuat menarik dan mudah dipahami. Kamu juga akan belajar dengan instruktur yang sudah berpengalaman di bidangnya dan berkompeten. Kepoin kelasnya dengan klik banner berikut ini, ya!

Referensi:

ZipRecruiter.com ‘Administrative Staff Job Description’ [daring]. Tautan: https://www.ziprecruiter.com/hiring/job-description-template/administrative-staff

Doyle, Alison. 2021. ‘Administrative Jobs: Options, Job Titles, and Descriptions [daring]. Tautan: https://www.thebalancecareers.com/administrative-job-titles-2061489

Upwork. 2021. ‘13 Skills Every Administrative Professional Needs’ [daring]. Tautan:  https://www.upwork.com/resources/administrative-skills

Indeed. 2020. ‘8 Must-Have Administrative Assistant Skills [daring. Tautan: https://www.indeed.com/career-advice/resumes-cover-letters/administrative-assistant-skills 

(Diakses pada: 25 & 28 Maret 2022)