Staff Administrasi: Pengertian, Tugas, Gaji, dan Skill yang Harus Dimiliki

Staff Administrasi atau Admin itu tugasnya ngapain aja, ya? Yuk, cari tahu selengkapnya!

Staff administrasi merupakan pekerjaan yang banyak dicari oleh berbagai perusahaan, baik skala besar maupun kecil. Peran admin memang penting karena mengatur segala urusan administrasi perusahaan. Meski demikian, sebagian orang menilai bahwa pekerjaan staff administrasi itu mudah. Padahal, setiap pekerjaan tentu punya kesulitannya masing-masing.

Pekerjaan staff administrasi ternyata banyak dan beragam juga. Biar lebih tahu, yuk, kita kenalan lebih dekat sama pekerjaan ini, mulai dari pengertian, tugas atau jobdesc-nya, gaji, dan skill apa aja yang harus dikuasai. Yuk, simak terus!

Apa Itu Admin atau Staff Administrasi?

Staff administrasi atau yang biasa disebut admin adalah pekerjaan yang tugasnya mengorganisai atau memastikan setiap pekerjaan yang bersifat administratif atau ketatausahaan dalam sebuah perusahaan agar berjalan lancar.

Biasanya, staff admin akan banyak mengurus dokumen, menginput data, melakukan pembukuan, melakukan pengarsipan, hingga mengatur agenda. Semua pekerjaan ini memerlukan kemampuan organisasi dan juga ketelitian yang baik.

Berdasarkan survei gaji yang dilakukan oleh akun Twitter (X) HRD Bacot pada tahun 2021, besaran gaji staff administrasi adalah Rp6.720.758,00. Ini merupakan gaji di DKI Jakarta, ya. Besaran gaji staff administrasi bisa berbeda-beda di setiap perusahaan, tergantung skala perusahaan, pengalaman bekerja, dan UMP atau UMK daerah tempat kamu bekerja. Namun, kisaran angka ini bisa kamu gunakan sebagai referensi ketika negosiasi gaji dengan HRD.

Baca juga: Apa itu HRD? Ini Pengertian, Tugas, Gaji, dan Skill yang Harus Dimiliki

Tugas Administrasi

Tugas staff administrasi sangat banyak. Mereka mengurus segala hal yang berhubungan dengan kantor, seperti membuat agenda rapat, menjawab telepon, hingga mengatur dokumen perusahaan. Jadi, tugas admin nggak hanya input data aja, ya. Untuk lebih lengkapnya, berikut adalah tugas staff admin yang lain.

1. Melakukan aktivitas pembukuan dasar.
2. Merencanakan dan mengatur jalannya rapat atau konferensi.
3. Menulis dan mendistribusikan notulen rapat ke semua pihak yang memerlukannya.
4. Menjaga dokumen perusahaan baik yang bentuknya fisik atau digital.
5. Mengatur dan menyediakan berbagai dokumen yang diperlukan, misalnya laporan atau dokumen informasi.
6. Melakukan penyortiran dan pendistribusian surat.
7. Mencari solusi dan menyelesaikan apabila terjadi masalah administrasi, menganalisis data, dan menyusun laporan.
8. Memelihara dan menata perlengkapan kantor.
9. Memastikan ketersediaan alat tulis kantor di perusahaan.
10. Korespondensi bisnis.
11. Mengkoordinasikan ruang kerja, komputer, dan persediaan lainnya dengan departemen IT untuk karyawan baru.

Itu dia sedikit gambaran tentang tugas staff administrasi. Tugas admin di setiap perusahaan berbeda-beda. Terlebih, pekerjaan admin beragam, ada admin gudang, admin perkantoran, admin keuangan, project admin, admin produksi, hingga admin marketing. Oleh karena itu, sangat mungkin tugas atau pekerjaan staff administrasi berbeda-beda.

~Buat kamu yang ingin memulai atau mengembangkan karier di bidang Administrasi, kamu bisa kembangkan semua skill yang diperlukan dengan ikut kelas Skill Academy, klik banner berikut ini untuk info lengkap kelasnya!~

Skill yang Harus Dimiliki Staff Admin

Setelah tahu apa aja tugas staff administrasi, sekarang, yuk, cari tahu apa aja tugasnya!

1. Kemampuan berkomunikasi secara efektif

Komunikasi adalah kunci agar kamu bisa bertukar informasi, berinteraksi, dan bekerja sama dengan baik bersama rekan kerja lainnya. Mampu berkomunikasi secara efektif artinya kamu bisa menyampaikan informasi dengan baik kepada orang lain sehingga tidak terjadi salah persepsi atau miskomunikasi. Contoh komunikasi yang dilakukan staf admin adalah saat menerima dan meneruskan telepon, menulis email, dan melakukan presentasi. Sebagai staff administrasi, kamu juga akan berinteraksi dengan berbagai pihak dari perusahaan, misalnya dengan atasan, tim-tim lain, dan internal tim administrasi tentunya.

2. Manajemen Waktu

Seperti yang sudah kita bahas di atas, tugas staff administrasi itu ada banyak dan bermacam-macam. Oleh karena itu, kemampuan manajemen waktu sangatlah penting. Staff administrasi harus bisa membagi waktu dengan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan setiap harinya. Beberapa cara manajemen waktu yang bisa diterapkan adalah time blocking, menyusun prioritas dengan Matriks Eisenhower, dan menggunakan aplikasi task management, seperti Notion atau Trello agar setiap to-do list harian bisa terpantau dan terselesaikan dengan baik satu per satu.

3. Mampu Mengoperasikan Microsoft Office

Pekerjaan staff administrasi akan banyak berhubungan dengan data dan surat menyurat, bahkan juga presentasi. Oleh karena itu, kamu harus menguasai berbagai tools yang bisa memudahkan pekerjaanmu. Tools yang umum digunakan untuk mengolah data adalah Microsoft Excel, tools untuk mengolah kata atau dokumen adalah Microsoft Word, dan untuk membuat slide presentasi, kamu memerlukan Power Point. Oleh karena itu, staff administrasi harus bisa mengoperasikan Microsoft Office, terutama yang paling umum digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Baca juga: 10 Panduan Mudah Belajar Microsoft Word untuk Pemula

4. Attention To Detail

Karena bekerja dengan banyak data dan surat menyurat, staff administrasi harus memperhatikan detail dan juga teliti. Kesalahan memasukkan data bisa memengaruhi banyak hal dan bisa juga berakibat fatal. Untuk keperluan surat menyurat juga demikian. Kalau tidak teliti dan detail, bisa terjadi salah penulisan nama penerima, salah mengirim email, atau mengirimkan email, tapi lupa melampirkan attachment-nya. Ilustrasinya seperti gambar di bawah ini, nih.

ilustrasi mengirim email tapi attachment filenya ketinggalan (facebook.com/nixCraft)

5. Organizational Skills

Tugas staff administrasi itu ada sangat banyak. Data yang diurus juga ada sangat banyak yang meliputi pengarsipan, pembukuan, dan surat-menyurat. Nah, untuk mengurus semua data-data ini, diperlukan skill organisasi yang baik agar semuanya bisa tersusun, tersimpan rapi, dan mudah ditemukan ketika diperlukan.

Contohnya adalah saat kamu diminta menyerahkan data administrasi bulan April 2020. Jika semuanya diorganisasi dengan baik, pasti kamu bisa menemukan data tersebut dengan mudah dan juga cepat. Sebaliknya, kalau berantakan, waktu untuk mencari dokumen bisa sangat lama karena bisa jadi tercecer atau lupa diarsipkan.

6. Kolaborasi dan Kerja Sama Tim

Meskipun sering melakukan input data sendirian, staff admin juga perlu skill kolaborasi dan kerja sama tim, lho. Pasalnya, kamu perlu meminta data kepada banyak pihak di perusahaan, meminta tanda tangan, hingga bekerja sama dengan staff administrasi lainnya agar proses pendataan dan lainnya bisa lebih mudah.

7. Kecerdasan Emosional

Kecerdasan emosional adalah kemampuan untuk mengenali, memahami, dan mengendalikan emosi yang kita miliki. Karena tugas dan pekerjaan staff administrasi ada sangat banyak, bisa saja ada yang kurang atau tidak sesuai dengan yang kamu inginkan.

Kemampuan kecerdasan emosional ini membantu kamu untuk lebih bisa mengendalikan emosi dan mengekspresikannya dengan wajar. Keterampilan ini sangat penting untuk dimiliki staff administrasi karena bisa membantu menjaga hubungan, memecahkan berbagai masalah dengan kepala dingin, manajemen stres akibat pekerjaan, dan meningkatkan produktivitas karena adanya motivasi diri.

Itu dia informasi lengkap tentang pekerjaan staff administrasi. Mulai dari pengertian, tugas, skill yang harus dimiliki, sampai kisaran gajinya. Wah, ternyata tugas dan pekerjaan staff administrasi itu ada banyak banget, ya? Dibutuhkan kesabaran dan manajemen waktu yang sangat baik untuk bisa menyelesaikan semua pekerjaan setiap harinya.

Kalau kamu mau mengembangkan berbagai skill yang berkaitan dengan staff administrasi seperti surat menyurat, korespondensi, manajemen waktu, komunikasi, dan menggunakan Microsoft Office dengan baik, kamu bisa belajar semuanya di Skill Academy. Semua video belajarnya dibuat menarik dan mudah dipahami. Kamu juga akan belajar dengan instruktur yang sudah berpengalaman di bidangnya dan berkompeten. Kepoin kelasnya dengan klik banner berikut ini, ya!

Referensi:

ZipRecruiter.com ‘Administrative Staff Job Description’ [daring]. Tautan: https://www.ziprecruiter.com/hiring/job-description-template/administrative-staff

Doyle, Alison. 2021. ‘Administrative Jobs: Options, Job Titles, and Descriptions [daring]. Tautan: https://www.thebalancecareers.com/administrative-job-titles-2061489

Upwork. 2021. ‘13 Skills Every Administrative Professional Needs’ [daring]. Tautan:  https://www.upwork.com/resources/administrative-skills

Indeed. 2020. ‘8 Must-Have Administrative Assistant Skills [daring. Tautan: https://www.indeed.com/career-advice/resumes-cover-letters/administrative-assistant-skills

(Diakses pada: 25 & 28 Maret 2022)