8 Cara Berkomunikasi yang Baik di Tempat Kerja

Artikel ini membahas mengenai cara berkomunikasi yang baik di tempat kerja.

—

Tahukah kamu? Berdasarkan survei, 86% karyawan dan eksekutif menyebutkan komunikasi yang tidak efektif merupakan penyebab kegagalan di tempat kerja. Komunikasi yang terjadi dengan baik memiliki beberapa manfaat seperti menghindari miskomunikasi, menciptakan lingkungan kerja yang nyaman, dan juga mengurangi terjadinya konflik. Oleh karena itu, bagi kamu yang masih ragu-ragu ketika berbicara dengan rekan kerja atau atasanmu, berikut adalah cara berkomunikasi yang baik di tempat kerja.

1. Menjadi pendengar yang baik

Mendengar orang berbicara merupakan hal yang mudah, namun yang sulit yaitu mendengarkan. Mendengarkan adalah bagian penting dalam terjadinya sebuah proses komunikasi yang baik. Dengan mendengarkan, kamu akan lebih paham maksud dari lawan bicaramu. Sehingga kamu dapat memberikan respon yang sesuai dengan keinginan mereka.

Ikuti kelas: Tingkatkan Kemampuan Komunikasi untuk Menunjang Karir

2. Pahami gaya komunikasi 

Penting bagi kamu untuk memahami gaya berkomunikasi orang-orang yang di lingkungan kerjamu, namun terkadang hal ini tidak gampang. Sehingga membutuhkan waktu agar memahami gaya berkomunikasi seseorang. Pada dasarnya ada 4 gaya komunikasi yang harus kamu ketahui yaitu sebagai berikut:

a. Pasif

Orang dengan gaya ini biasanya terlihat cuek akan sesuatu. Mereka biasanya sering kali gagal untuk mengungkapkan perasaan atau kebutuhan. Sehingga dalam percakapan mereka sering didominasi oleh orang lain. Dikutip dari online.alvernia.edu, orang dengan gaya komunikasi yang pasif biasanya juga buruk dalam komunikasi non-verbal. Selain itu mereka biasanya kesulitan untuk mengatakan “tidak” atau menolak sesuatu.

b. Agresif

Cukup mudah untuk mengetahui maksud dari orang yang berkomunikasi secara agresif. Namun, mereka sering mengeluarkan perintah, mengajukan pertanyaan dengan kasar dan gagal mendengarkan orang lain. Dalam berkomunikasi, mereka biasanya terkesan frontal ketika menyampaikan sesuatu. Misalnya “Aku benar dan kamu salah.” Sehingga ketika kamu berkomunikasi dengan rekan kerja yang memiliki gaya agresif, cobalah untuk mempersingkat waktu dengan berbicara hal yang penting saja. Jika tidak terlalu penting, coba juga hindari berdebat dengan mereka.

c. Pasif-Agresif

Gaya komunikasi pasif-agresif cukup sulit untuk dipahami. Karena biasanya orang dengan gaya komunikasi ini tampak pasif di permukaan, tetapi di dalam hati mereka sangat aktif. Kebanyakan komunikator pasif-agresif akan bergumam pada diri mereka sendiri daripada menghadapi seseorang atau masalah.

Karena orang dengan gaya komunikasi ini kesulitan mengakui keinginan  mereka. Sehingga ekspresi (non-verbal) mereka biasanya berbeda dengan apa yang dikatakan. Salah satu ciri-ciri orang dengan gaya komunikasi pasif-agresif adalah sering menggunakan sindiran atau sarkasme.Misalnya, ketika kamu meminta bantuan untuk mengerjakan sesuatu tugas.

“Gapapa kok, tapi kalau salahnya banyak jangan salahin aku ya.”

Secara tidak langsung, kalimat di atas mengandung dua makna. Pertama mereka menerima permintaan kamu, tapi di lain sisi mereka sebenarnya keberatan sehingga terkesan terpaksa. Untuk memahami gaya berkomunikasi pasif-agresif, kamu dapat memperhatikan bahasa tubuh atau ekspresi mereka terlebih dahulu.

d. Asertif

Orang dengan gaya komunikasi ini merupakan kriteria rekan kerja yang dapat kamu ajak kerja sama dengan baik. Berkomunikasi dengan mereka akan terasa lebih mudah. Karena gaya komunikasi asertif dapat mengekspresikan ide dan perasaan mereka dengan baik, tanpa mengenyamping kepentingan orang lain. Selain itu, mereka cukup terbuka ketika melakukan pembicaraan. Jika mereka tidak setuju dengan pendapatmu, mereka dapat mengkomunikasikannya dengan baik dan sopan. Sehingga orang dengan gaya asertif sangat mudah untuk dipahami.

3. Sampaikan pesan dengan jelas

Hal ini dapat membuat pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh rekan kerjamu. Jika kamu merasa kurang dapat berkomunikasi dengan baik atau biasa tergesa-gesa, cobalah untuk tenang terlebih dahulu. Hal ini dapat dilakukan ketika mendengarkan apa yang lawan bicaramu sampaikan.

Kamu juga bisa memikirkan terlebih dahulu hal yang ingin disampaikan. Sehingga kamu bisa memberikan informasi yang benar tanpa bertele-tele.

Selain itu, agar komunikasi menjadi lebih jelas, kamu dapat menghindari kata-kata pengisi yang menunjukkan keraguan seperti “hmm” atau “aaa…”. Hal ini dapat menunjukkan rasa kurang yakin dengan apa yang kamu sampaikan. Misalnya,

“Saya setuju dengan pendapatmu, hmm…tapi bagaimana kalau kita mengerjakan permintaan klien terlebih dahulu. Soalnya aaa…(memikirkan sesuatu) hal tersebut sepertinya lebih efektif.”

Baca juga: 8 Cara Melatih dan Meningkatkan Skill Komunikasi

4. Gunakan bahasa tubuh atau non-verbal

Komunikasi non-verbal juga merupakan bagian penting dalam terjadinya komunikasi yang efektif. Non-verbal adalah bentuk berkomunikasi yang tidak menggunakan kata-kata, melainkan bahasa tubuh dan ekspresi. Dengan menambahkan bahasa tubuh saat berkomunikasi dapat menguatkan pesan yang ingin disampaikan. Salah satu contohnya adalah anggukan kepala yang kamu lakukan ketika menyetujui sesuatu.

Dengan hanya melihat bahasa tubuh, orang juga bisa mengetahui bahwa kamu sedang berbohong atau menyembunyikan sesuatu. Ini disebabkan oleh ketidaksesuaian bahasa tubuh dengan hal yang diucapkan. Misalnya, ketika berbohong, orang cenderung menghindari kontak mata dengan lawan bicaranya.

Selain itu, dari sekian banyak macam komunikasi non-verbal, kamu dapat menggunakan beberapa cara berikut agar komunikasi dapat berjalan dengan lancar.

• Ekspresi wajah, sangat membantu menunjukan perasaan yang kamu rasakan saat menyampaikan pesan. Misalnya, ketika kabar bahagia, wajahmu akan menunjukkan senyuman.
• Intonasi, menunjukkan tinggi rendahnya nada suara yang kamu keluarkan pada saat bicara. Hal ini juga berfungsi untuk memperkuat pesan pada saat berkomunikasi. Misalnya, ketika kamu sedih atau dilanda masalah, intonasi saat berkomunikasi cenderung pelan dan terlihat tidak bersemangat.
• Gestur, biasanya dapat menunjukkan kepercayaan diri pada saat berkomunikasi. Misalnya, ketika kamu yakin akan sesuatu, maka gestur tubuhmu akan terlihat tegap.

5. Empati

Dalam komunikasi, kamu juga harus mengetahui bagaimana konteks dan situasi yang terjadi. Hal ini dapat berlaku pada temanmu atau kondisi di tempat kerja. Untuk memahami hal tersebut, kamu harus memiliki rasa empati. Sederhananya empati adalah kemampuan untuk membayangkan diri sendiri berada di posisi seseorang, sehingga kamu dapat memahami apa yang dirasakan oleh orang tersebut. Pada penerapannya, kamu bisa terlebih dahulu bisa menanyakan kabar atau mendengarkan jika mereka mengajak berbicara terlebih dahulu.

Misalnya, kamu diminta oleh atasan untuk memberikan tugas kepada salah satu rekanmu. Namun, pada saat itu dia terlihat murung. Jika menggunakan empati, kamu akan menanyakannya kabarnya terlebih dahulu sebelum memberikan tugas tersebut.

“Apakah kamu tidak apa-apa? Atau “Apakah ada masalah, kamu terlihat kurang baik?”

Setelah mengetahui keadaannya,  kamu mungkin bisa menyampaikan niatmu untuk memberikan tugas tersebut

“Oh iya,, ini tadi atasan meminta kamu untuk membuat laporan A. Tapi jangan paksakan dulu, nanti saja jika sudah lumayan tenang. Jika kamu kesulitan, langsung minta bantuan aku aja ya”..

Dengan berempati, kamu dapat memberikan respon terbaik pada saat melakukan komunikasi.

6. Tunjukan sikap ramah dan sopan

Tidak jauh berbeda dengan komunikasi non-verbal, kamu juga harus dapat menunjukkan ekspresi yang ramah dan juga sopan. Terlebih ketika berbicara dengan atasan. Hal ini bertujuan agar komunikasi yang kamu lakukan dapat berjalan dengan baik tanpa terjadinya kesalah pahaman.

Tidak harus menjadi pasif, namun kamu dapat memberi kesempatan lawan bicaramu untuk berbicara terlebih dahulu dan mendengarkannya dengan baik. Di samping itu, ketika tidak setuju dengan pendapatnya, kamu dapat memberi tanggapan tanpa mengundang perdebatan.

Misalnya, “Waah,, pendapat yang bagus, tapi bagaimana kalau kita minta pendapat manager terlebih dahulu”

Inti dari hal ini yaitu, bagaimana kamu dapat merespon setiap pesan yang mereka sampaikan tanpa harus membuat mereka tersinggung.

7. Jangan takut bertanya

Jika kamu merasa kurang mengerti akan sesuatu, jangan takut untuk menanyakan hal tersebut. Mengajukan pertanyaan tidak hanya menunjukkan bahwa kamu mendengarkan, tetapi juga menegaskan kamu sedang mencoba memahami orang lain. Hal ini juga dapat membuat kamu bisa lebih mengerti pesan yang mereka sampaikan.

8. Hindari membahas topik sensitif 

Dikutip dari tulisan pada Fermont Collage, saat melakukan komunikasi, usahakan agar topik pembicaraan di tempat kerja tetap netral. Menahan diri dari membahas politik atau topik sensitif lainya dapat mencegah kamu menyinggung siapa pun. Terkadang merupakan ide yang bagus untuk membahas sebuah kejadian terbaru, dengan tujuan mendekatkan diri dengan rekan kerja. Namun, kamu tidak tahukan apa yang sebenarnya mereka pikirkan? Oleh karena itu, menghindari membahas topik sensitif merupakan langkah yang tepat ketika berkomunikasi dengan rekan kerjamu.

Gimana guys? Semoga dengan mengetahui cara berkomunikasi yang baik di tempat kerja, dapat membantu karirmu. Bagi kamu yang masih ingin mengembangkan kemampuan khususnya untuk dunia kerja, langsung saja menuju Skill Academy. Karena di Skill Academy terdapat berbagai kelas yang dapat menambah skill kamu. Ayo terus tingkatkan keahlian untuk siap kerja.

Referensi

Fremont.edu (2013). Top 10 Tips for Effective Workplace Communication. https://fremont.edu/top-10-tips-for-effective-workplace-communication/ [Daring] (Diakses 15 Juli 2021)

Online.alvernia.edu (2017). 4 Types of Communication Styles. https://online.alvernia.edu/articles/4-types-communication-styles/ [Daring] (Diakses 15 Juli 2021)