12 Rumus Microsoft Excel yang Dapat Membantumu di Dunia Kerja

Gulman Azkiya Jun 2, 2021 • 13 min read


rumus-Microsoft-Excel-dalam-dunia-kerja

Artikel ini membahas mengenai rumus  Microsoft Excel yang dapat membantu kamu dalam mengolah data.

--

Tahukah kamu? Ternyata Microsoft Excel tidak serumit yang terlihat lho. Dari sekian banyak data yang biasanya ada di Excel, kamu sebenarnya dapat mengolahnya dengan mudah. Hah mudah? Yap, tentunya dengan menggunakan rumus-rumus dasar yang tersembunyi pada software ini. 

Selain berfungsi untuk pengolahan data, ternyata Excel sangat dibutuhkan di dunia kerja seperti, keperluan administrasi, finance, accounting, marketing, operasional, dan lainya. Oleh karena itu, tidak jarang kamu melihat beberapa lowongan kerja mencantumkan kemampuan Microsoft Excel sebagai salah satu persyaratan. Bagi kamu yang ingin mengolah data dengan mudah, berikut adalah rumus Microsoft Excel yang dapat kamu gunakan dalam pekerjaanmu.

1. SUM

Sederhananya rumus SUM dapat kamu gunakan untuk melakukan penjumlahan data atau angka yang ada pada sel di worksheet. Pada bentuk lainnya, kamu juga dapat menggunakannya untuk melakukan penjumlahan dalam bentuk yang lebih banyak seperti, data dalam range (baris dan kolom) yang kamu pilih. Contohnya, mencari jumlah atau total dari data pemasukan penjualan. 

Sedangkan untuk rumusnya yaitu =SUM(number1:number2), (number1:number2) adalah data atau baris dan kolom yang kamu pilih. Selain itu, perhatikan juga penggunaan pemisah antara data, apakah menggunakan titik dua (:), koma (,), atau titik koma (;). Pada penggunaannya, kamu tinggal memasukkan rumus dan data yang ada pada baris dan kolom yang diinginkan lalu kemudian tekan enter. 

Rumus-SUM-Excel-1

Pada contoh di atas, dapat kamu lihat bahwa terdapat sel laporan pemasukan selama 7 bulan dari Januari hingga dengan Juni yang dibagi menjadi 4 minggu. Dalam contoh tersebut kamu ingin mencari total pemasukan selama bulan Januari. Maka rumus yang digunakan adalah =SUM(B3;C3;D3;E4). Yang mana (B3;C3;D3;E4) merupakan kode kolom dari minggu 1 hingga 4 dari bulan Januari. Setelah kamu memasukkan rumus, kemudian tekan enter untuk menampilkan hasilnya.

2. AVERAGE

Rumus AVERAGE digunakan untuk mencari nilai rata-rata angka yang ada pada data kamu. Rumus yang digunakan adalah =AVERAGE(number1:number2) berdasarkan baris dan kolom yang kamu pilih. Sama halnya dengan SUM, perhatikan juga pemisah data pada rumus yang digunakan seperti, titik dua (:), koma (,), atau titik koma (;).

Rumus-AVERAGE

Berbeda dengan rumus SUM, pada kali ini kita akan mencari rata-rata pemasukan pada bulan Januari dengan menggunakan rumus =AVERAGE(B3;C3;D3;E3). Setelah memasukan range yang kamu pilih, selanjutnya tekan enter untuk memperoleh hasilnya.

3. COUNT

Apakah kamu pernah merasa kebingungan ketika ingin menghitung jumlah data yang sudah terisi pada tabel di worksheet-mu? Tenang, dengan menggunakan rumus COUNT, kamu dapat menghitungnya walaupun dengan jumlah data yang banyak. Rumus Count digunakan untuk menghitung data yang terisi pada sel dan hanya berupa angka. Rumus yang digunakan adalah =COUNT(value1;[value];..) atau =COUNT(range).

Rumus-COUNT

Pada contoh di atas, kita akan menghitung jumlah pemasukan yang sudah tercatat atau ada pada sel. Rumus yang digunakan adalah =COUNT(B3:E8) untuk menghitung jumlah pemasukan selama 4 minggu. Yang mana (B3:E8) adalah range yang dipilih. Pada sel di atas terdapat beberapa data yang terisi dan kosong. Setelah memasukkan rumus, kamu akan mendapatkan nilai dari data yang terisi yaitu 22

4. COUNTBLANK

Jika COUNT berfungsi untuk menghitung data yang sudah terisi, maka COUNTBLANK adalah rumus untuk menghitung data berupa angka yang kosong pada sel. Rumus yang digunakan adalah =COUNTBLANK(range)

Rumus-COUNTBLANK

Pada contoh di atas, kita dapat menggunakan rumus COUNTBLANK untuk mencari berapa data yang kosong pada sel jumlah pemasukan. Rumus yang dipakai yaitu =COUNTBLANK(B3:E8) dan menunjukkan hasil 3 data yang kosong. 

5. COUNTA

COUNTA adalah rumus yang digunakan mencari data yang terisi pada sel berupa angka atau teks. Adapun rumus yang digunakan yaitu =COUNTA(value1; [value2];..) atau =COUNTA(range)

rumus-COUNTA

Pada contoh di atas, kita akan mencari jumlah data yang terisi di kolom “status”. Untuk menghitung berapa data yang telah terisi dengan status Belum Lunas/Lunas, maka rumus yang digunakan yaitu =COUNTA(G3:G8). Setelah memasukkan rumus, kamu akan mendapatkan hasil yaitu 4 data yang terisi.

Ikuti kelas: Tingkatkan Produktivitas dengan Microsoft Excel

6. SINGLE IF

Sederhananya rumus IF digunakan untuk mencari hasil perhitungan dengan kemungkinan dua hasil seperti “benar/salah”. Namun, kriteria atau hasil dalam rumus ini tidak selalu berbentuk “benar/salah”. Kamu juga dapat menggantinya dengan kriteria lainnya, seperti “Baik-tidak baik”, “Lulus-tidak lulus”, dan sebagainya.

Pada rumus SINGLE IF, kita akan mencari perhitungan data dengan hanya menggunakan satu kriteria. Untuk rumusnya yaitu =IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]).

Logical_test adalah data yang kamu pilih dengan perhitungan yang akan diukur dengan kriteria. Sedangkan [value_if_true]; [value_if_false] adalah kriteria yang akan kamu masukkan dalam perhitungan data tersebut. 

RUMUS-SINGLE-IF

Pada contoh di atas, kita akan menghitung status pada stok barang tersebut dengan menggunakan kriteria “AMAN atau REQUEST”. Langkah pertama dalam penggunaan rumus IF adalah menentukan logical_test, dengan mengambil salah satu data yang ingin dihitung yaitu, G3 dengan nilai 210. Sedangkan 200 menjadi sample ukurnya. Untuk rumus yang digunakan adalah =IF(G3>=200; “AMAN”; “REQUEST”)

Jika rumus tersebut dibahasakan maka akan menjadi,  JIKA(G3 lebih besar (>) atau sama dengan (=) 200  maka berikan AMAN, jika tidak berikan REQUEST). Pada keterangan menunjukkan jika stok lebih dari 200 maka akan berstatus AMAN, jika tidak maka berstatus REQUEST. Karena data yang dipilih bernilai 210, statusnya akan berupa AMAN.

7. MULTI IF

Berbeda dengan SINGLE IF yang hanya menggunakan satu kriteria, pada MULTI IF, kamu akan memasukkan lebih dari satu kriteria dalam perhitungan. Rumus yang digunakan adalah =IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false] dengan menambahkan beberapa IF lagi setelah rumus pertama. 

Rumus-MULTI-IF

Contoh di atas kita akan mencari perhitungan dari nilai grade pada mahasiswa. Kriteria yang digunakan yaitu berupa huruf untuk menjadi nilai grade seperti, A, B, C, D, dan E. Dalam penentuan logical_test di atas, kita mengambil salah satu data yang ingin dihitung yaitu, B3 dengan nilai 65. Sedangkan yang menjadi sample ukurnya tercantum pada tabel keterangan.

Untuk rumus yang digunakan yaitu =IF(B3>=90;"A";IF(B3>=70;"B";IF(B3>=60;"C";IF(B3>=50;"D")))). Pada rumus tersebut dapat kamu lihat, ada beberapa IF dalam satu rumus. 

Jika rumus tersebut dibahasakan maka akan menjadi, JIKA (B3 lebih besar atau sama dengan 90 maka berikan A, JIKA B3 lebih besar atau sama dengan 70 maka berikan B, JIKA B3  lebih besar atau sama dengan 60 maka berikan C, JIKA B3  lebih besar atau sama dengan 50 maka berikan D). Maka sesuai dengan perhitungan, nilai mahasiswa akan dikonversikan ke grade yang telah ditentukan. Seperti, Gloria Putri yang mendapatkan grade A dengan nilai akhir yaitu 95.

8. COUNTIF

Tidak jauh berbeda dengan COUNT, COUNTIF lebih menunjukkan perhitungan dengan cara yang lebih spesifik dan menggunakan kriteria tambahan seperti rumus IF. Adapun rumus yang digunakan yaitu =COUNTIF(range; criteria).

Rumus-COUNT-IF

Pada contoh data di atas, kita akan menghitung berapa jumlah “Belum Lunas” dalam kolom status. Untuk rumus yang digunakan yaitu =COUNTIF(G3:G14; “Belum Lunas”). (G3:G14) adalah range atau baris dan kolom yang kamu pilih. Sedangkan “Belum Lunas” adalah sebagai kriteria dalam penggunaan rumus tersebut. Setelah kamu memasukkan rumus COUNTIF, maka akan menunjukkan jumlah “Belum Lunas” sebanyak 8.

9. VLOOKUP

Rumus VLOOKUP berfungsi untuk mencari suatu nilai yang ada pada tabel yang sedang kamu kerjakan, dengan bersumber pada tabel lain. Rumus ini juga bisa digunakan untuk mengambil data dari tabel lain secara akurat dan praktis, sehingga sangat membantu kamu jika harus menganalisis data yang banyak. Rumus yang digunakan adalah =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup

(lookup_value) adalah kolom yang akan disesuaikan dengan nilai yang ada pada tabel referensi. (table_array) adalah tabel sumber yang akan diambil datanya. (index_num) adalah nomor kolom yang ada pada tabel yang ingin kamu ambil datanya. Sedangkan (range_lookup) berfungsi sebagai penanda, apabila nilai yang ingin kamu cari tidak ada pada tabel referensi, maka nilai tersebut tidak akan ditampilkan atau salah. Selain itu, urutan pengambilan nomor kolom harus dihitung dari arah paling kiri.

Rumus-VLOOKUP

Sebagai contoh, tabel diatas merupakan data mengenai gaji dan bonus berdasarkan skill karyawan. Tabel (Cafe Kamu) merupakan tabel referensi, sedangkan tabel yang di bawahnya merupakan tabel yang sedang kita kerjakan atau dianalisis. 

Pada contoh di atas kita akan mencari nilai gaji Gerry (kolom C10) sesuai dengan tingkatan skill-nya yaitu “Ahli”. Maka pada kolom gaji kita akan menggunakan rumus =VLOOKUP(B10;A4:C6;2;FALSE). B10 adalah kolom yang nilainya akan kita sesuaikan dengan tabel referensi. A4:C6 adalah range atau keseluruhan data yang ada pada tabel referensi. 2 adalah urutan nomor kolom dari nilai yang akan kita cari di tabel referensi. Setelah memasukkan FALSE dan tekan enter, maka sesuai dengan tabel referensi, nilai yang kita dapatkan adalah Rp3.000.000. 

Sedangkan jika kamu ingin mencari nilai dari bonus, maka kamu hanya perlu mengganti urutan kolom (index_num) yang ada pada rumus sesuai dengan kolom yang ada pada tabel referensi. Untuk rumusnya adalah =VLOOKUP(B10;A4:C6;3;FALSE). Yang mana 3 merupakan urutan kolom yang ada pada tabel referensi.

10. ROUND

Rumus Round digunakan untuk merubah nilai yang berupa angka desimal (menggunakan koma) ke angka yang bernilai bulat. Rumusnya yaitu, =ROUND(number; num_digits). (number) adalah kolom tempat angka atau nilai yang ingin kamu ubah menjadi bilangan bulat. Sedangkan (num_digits) adalah jumlah digit pembulatan yang ingin kamu terapkan pada angka di belakang koma. Jumlah digit tersebut dapat berupa angka 0, 1, 2, dan seterusnya tergantung banyak angka dibelakang koma.

Rumus-ROUND

Pada contoh diatas, kita akan membulatkan angka yang ada pada nilai James menjadi bilangan bulat. Rumus yang digunakan yaitu =ROUND(B3;0). B3 adalah nomor kolom yang ada pada nilai yang ingin diubah. Sedangkan 0 adalah angka yang merubah bilangan desimal menjadi bulat. Setelah kita memasukkan rumus, maka 67,25 akan dibulatkan menjadi 67

Namun, jika kamu ingin membulatkan 1 atau 2 angka yang di belakang koma, maka kamu dapat memasukkan angka 1 atau 2 pada (num_digits). Misalnya nilai awal yaitu 67,2593, maka dengan rumus =ROUND(B3;2) pembulatan hanya terjadi dua angka terakhir di belakang koma yaitu 67,26.

11. LOWER

Rumus Lower digunakan untuk merubah format huruf tulisan dari BESAR ke kecil. Misalnya pada contoh, kamu ingin mengubah tulisan “BAMBANG SUKARNO” menjadi “bambang sukarno". Maka rumus yang digunakan adalah =LOWER(text). LOWER adalah rumus, sedangkan (text) adalah teks huruf yang akan kamu ubah. Selain itu, pastikan pada penulisan teks di tambah tanda kutip dua atau double quote ( “ ”).

Rumus-LOWER

12. UPPER

Sedangkan rumus Upper digunakan untuk merubah format huruf tulisan dari Kecil ke BESAR. Misalnya pada contoh, kamu ingin mengubah tulisan “bambang sukarno” menjadi  "BAMBANG SUKARNO". Maka rumus yang digunakan adalah =UPPER(text). UPPER adalah rumus, sedangkan (text) adalah teks huruf yang akan kamu ubah. 

Rumus-UPPER

Itu lah beberapa rumus Microsoft Excel yang dapat membuat pengolahan data menjadi lebih cepat dan praktis. Bagi kamu yang masih ingin memperdalam keterampilan dalam menggunakan Microsoft Excel, kamu dapat langsung menuju Skill Academy. Selain belajar rumus-rumus, kamu juga akan belajar mengolah hingga menganalisis data secara profesional. Ayo terus kembangkan kemampuan untuk mencapai impianmu. 

Tingkatkan kualitas dengan ikut kelas di skill academy!

 

Referensi

latihanexcel.com (2017). Rumus VLOOKUP Excel Lengkap. https://www.latihanexcel.com/excel-intermediate/rumus-vlookup-excel/ [Daring] (Diakses 2 Juni 2021)  

Beri Komentar