KPI dan OKR: Pengertian, Perbedaan, dan Contohnya

Artikel ini membahas lengkap apa saja perbedaan KPI dan OKR sebagai alat untuk mengukur kinerja dan performa karyawan dalam tim.

–

Sewaktu saya menjadi social media officer intern di sebuah digital marketing agency startup, pastinya selalu diberi kesempatan untuk ikut meeting bareng tim. Pembahasannya rupa-rupa setiap meeting mingguan. Bisa saja kami membahas evaluasi pekerjaan selama satu minggu, menilai pekerjaanku dalam membuat copywriting dan caption di media sosial, sampai ribuan ide kreatif untuk konten maupun persiapan pitching ke calon klien. 

Biasanya, creative director dibantu tim manajemen menjelang akhir triwulan selalu gencar menanyakan OKR masing-masing karyawan. Kemudian, saya bertanya ke salah satu senior yang selalu memantau pekerjaan, “Kak, OKR itu apa sih?”. Singkatnya, senior saya menjawab, “Itu semacam target pekerjaan kamu dalam tiga bulan, mau ngapain aja.”

Dua tahun kemudian saat saya menjadi fresh graduate dan bekerja tetap, nggak ada istilah OKR terdengar. Lebih nggak asing lagi, target dibuat dalam bentuk KPI. Karena saya bekerja di konsultan (agensi) kreatif, KPI menyesuaikan dengan klien. Jika bekerja di perusahaan korporasi, mungkin setiap karyawan atau tim harus punya target sendiri yang sekiranya bisa tercapai dalam waktu tertentu. 

Selama kurang lebih tiga tahun bekerja, saya jadi mengerti bahwa OKR dan KPI memiliki perbedaan, meskipun keduanya adalah alat untuk mengukur target masing-masing karyawan atau tim dalam bekerja. Lalu, apa saja perbedaan antara OKR dan KPI? Yuk, simak penjelasan lengkap Skill Academy di artikel ini!

Pengertian OKR dan KPI

OKR dan KPI, istilah yang nggak asing lagi di dunia kerja. Keduanya berfungsi sebagai pengukur target, kinerja, dan performa karyawan atau tim. Biasanya, perihal OKR dan KPI ini akan dinilai oleh manajemen di perusahaan kamu bekerja, seperti kepala departemen, manajer, atau HRD. 

OKR merupakan singkatan dari objectives key results. Berdasarkan artikel Workpath, OKR mengacu pada tujuan (objectives) yang dibuat deskriptif, terdaftar, dan semenantang mungkin. Tujuan perusahaan menggunakan OKR adalah untuk merefleksikan prioritas dan kemampuan para pekerja, yang nantinya akan berdampak pada hasil (results).

Sedangkan KPI adalah key performance indicators. Menurut Indeed, KPI merupakan nilai terukur yang menentukan efektivitas karyawan dan tim dalam bekerja secara fokus. Selain itu, strategi, target, dan tujuan dibuat untuk melihat perkembangan bisnis di perusahaan tempat kamu bekerja. 

Perbedaan KPI dan OKR, apa saja?

Memiliki makna yang sama, yaitu untuk mengetahui dan melihat perkembangan karyawan, tim, dan bisnis, KPI dan OKR secara spesifik memiliki perbedaan yang harus kamu tahu. Apa saja ya?

1. KPI dan OKR berdasarkan dibuatnya tujuan

Berdasarkan tujuan atau objektif, KPI berperan sebagai lagging indicator, yaitu tujuan dibuat secara terukur (measurable). Terdapat matriks atau angka yang bisa mengukur performa dari perkembangan karyawan, tim, maupun bisnis. Misalnya seperti ini:

• Berapa banyak pengunjung yang mengakses website perusahaan?
• Berapa banyak pengunjung event yang diselenggarakan brand?
• Berapa banyak keuntungan yang didapat berdasarkan penjualan produk di wilayah tertentu?

Sedangkan OKR berperan sebagai leading indicator, dimana tujuan dibuat secara objektif berupa hal-hal yang ingin dilakukan. Saat karyawan dan tim membuat OKR, objektif yang diajukan ke manajemen bisa berupa target baru, bahkan target lama yang belum tercapai di waktu tertentu.

2. KPI dan OKR berdasarkan bentuk tujuan dibuat

Melansir poin pertama, KPI adalah rencana dan strategis yang terukur. KPI biasanya dibuat untuk melihat perkembangan target bisnis, sehingga tujuan yang dibuat juga menyertakan persentase untuk kesuksesan target (achieve). Nah, menurut artikel Indeed, supaya rencana-rencana dalam jangka waktu tertentu ini sukses, KPI dibuat dengan metode SMARTER. 

• Specific, yaitu KPI dibuat dengan perencanaan yang sedetail dan sejelas mungkin. Contoh: Meningkatkan kepuasan pelanggan sebanyak 10% di kuartal ke-3.

• Measurable, yaitu KPI harus dapat terukur. Misalnya, target penjualan sebanyak 10%, atau target penjualan produk di kuartal 1 bisa mencapai Rp. 50.000.000. Pokoknya, target dibuat dengan capaian angka.

• Achievable, yaitu target dibuat menantang sekaligus masuk akal. Hal ini membuat kamu sebagai karyawan dalam tim menjadi lebih bersemangat dan berambisi dalam bekerja untuk mewujudkan kepentingan perusahaan.

• Relevant, berarti KPI harus selaras dan relevan dengan objektif dalam tim. Misalnya, kamu berada di tim marketing. Sehingga, KPI kamu dan tim harus sesuai dengan marketing objective.

• Time-bound, yang mana target KPI harus terpaku pada waktu tertentu. Kebijakan setiap perusahaan berbeda-beda, KPI bisa dibuat per kuartal (setiap 3 bulan), setengah tahun, bahkan sampai satu tahun.

• Evaluate, dimana kamu sebagai karyawan yang bekerja dalam tim perlu menilai apakah target dan objektif yang dibuat dapat tercapai sesuai nilai persentase, apakah KPI kamu di waktu berikutnya perlu ada penambahan target atau tidak. 
• Re-adjust, yaitu evaluasi KPI terdahulu saat kamu sedang menjalankan target-target baru. Kamu meluangkan waktu untuk berpikir apakah target terdahulu bisa ditambah dan dikombinasikan dengan target KPI baru nantinya yang relevan dengan tujuan perusahaan. 

Nah, KPI merupakan capaian yang dibuat untuk melihat perkembangan capaian sebelumnya. Jika angka KPI belum tercapai di waktu tertentu, di periode selanjutnya kamu bisa tingkatkan lagi nilai KPI yang kamu buat, serta dievaluasi bersama tim manajemen.

Jika target KPI dibuat dalam bentuk angka berupa persentase, target OKR dibuat secara kualitatif. Sebagai karyawan, kamu akan mendeskripsikan daftar target yang kamu buat secara sederhana dan mudah dimengerti tim manajemen perusahaan. 

Serupa dengan KPI, OKR yang achieve bisa dibuat dengan trik ini:

• Focus, artinya kamu membuat target dan objektif sesuai dengan hal-hal yang perlu dikembangkan.

• Alignment, yaitu OKR dibuat sesuai atau selaras dengan objektif kerja keseluruhan tim dan perusahaan.

• Transparency, yang mana jika OKR benar-benar sesuai dengan objektif tim dan perusahaan, pastinya akan berdampak pada goals yang achieve karena semua karyawan memiliki visi dan tujuan yang sama. 

Baca juga: ​​Mengenal Teamwork dan Pentingnya dalam Dunia Kerja

Perlu kamu tahu, target dalam bentuk OKR dibuat untuk memotivasi karyawan, tim, dan perusahaan untuk sukses membuat capaian pekerjaan. Kemudian, OKR merupakan alat dimana perusahaan bisa melakukan perubahan terhadap kerja tim dan objektif bisnis.

3. KPI dan OKR berdasarkan jumlah target dibuat

Masing-masing tim manajemen perusahaan punya kebijakan masing-masing. Akan tetapi, umumnya karyawan atau tim membuat KPI sebanyak 3-4 capaian. Sedangkan OKR bisa lebih banyak dari KPI, yaitu 1-5 capaian. Bahkan, kamu bisa membuat maksimal 10 capaian OKR. 

Kamu sebagai karyawan yang tergabung dalam sebuah tim di perusahaan bisa membuat capaian sebanyak mungkin. Tetapi, perlu diingat, bahwa capaian yang kamu buat harus realistis dengan kondisi perkembangan tim dan bisnis saat ini. 

4. KPI dan OKR berdasarkan waktu tujuan dibuat

Supaya pekerjaanmu dapat berjalan dengan maksimal, pastinya harus ada deadline agar kamu menjadi lebih disiplin. Hal ini berlaku saat kamu mencanangkan KPI maupun OKR. Tim manajemen pastinya memberi rentang waktu berapa lama rencana kerjamu bisa tercapai. 

Kembali lagi kepada masing-masing kebijakan perusahaan, biasanya KPI dan OKR dibuat per kuartal (quarter) yaitu setiap 3 bulan sekali. Berarti, dalam 1 tahun terdapat 4 kuartal, dimana kamu sebagai karyawan harus membuat daftar rencana kerja selama 4 kali untuk diajukan ke manajemen.

Akan tetapi, target KPI bisa dibuat lebih lama dari per kuartal. Ada yang dibuat setiap 6 bulan, ada juga yang berjalan selama 1 tahun. Hal tersebut menyesuaikan dengan objektif bisnis perusahaan yang ingin dicapai. Misalnya, perusahaan tempat kamu bekerja merupakan startup yang baru merintis. Kemungkinan KPI yang dibuat selama 1 tahun adalah brand awareness dengan total aplikasi terunduh oleh 1.000 user. 

5. KPI dan OKR berdasarkan penyusunan target

Dilihat dari cara penyusunannya, KPI terkesan lebih kompleks dan terinci. Sebagai karyawan, kamu akan mempresentasikan dan mengkomunikasikan target ke manajemen langsung. Terdapat 3 jenis laporan yang bisa kamu gunakan saat menyertakan KPI yang sesuai dengan kebutuhan manajemen:

• Analytical report: Menjelaskan secara rinci nilai KPI dan seberapa besar membawa pengaruh terhadap hasil kerja. Tidak lupa juga dengan menyertakan riwayat KPI di periode sebelumnya untuk evaluasi.

• Operational report: Selain menyertakan nilai KPI, kamu juga menjelaskan operasional perusahaan selama kerja, sehingga manajemen diberi kesempatan untuk mengambil keputusan.
• Strategic report: Laporan yang menyertakan catatan tentang kemajuan perusahaan. Laporan ini bisa disertakan ke stakeholder untuk evaluasi kinerja perusahaan.

Sedangkan OKR disusun lebih santai, seperti rencana kerja yang bisa kamu buat dalam bentuk to do list. OKR juga bisa didiskusikan dengan rekan tim kerja kamu, apa saja target yang harus tercapai di periode tertentu.

Contoh KPI dan OKR

Skill Academy sudah menjabarkan perbedaan antara KPI dan OKR. Agar kamu lebih paham dan mengerti bagaimana konsep keduanya, yuk simak contoh dari masing-masing tools untuk mengukur kinerja dan performa tim untuk perusahaan. 

1. Contoh KPI 

Berikut adalah contoh KPI dilansir dari cfoperspective.com.

Berdasarkan gambar di atas, KPI dalam periode tertentu (Misalnya per kuartal) dibuat dalam format tabel yang berisi keterangan target, angka capaian, dan skor. Jika target bisa melampaui skor, performa kamu akan dinilai memuaskan oleh manajemen. Hal ini memungkinkan kamu mendapat penghargaan dari manajemen di periode tertentu. Bahkan, jika KPI kamu selama 1 tahun selalu tercapai dan memuaskan, kamu bisa banget untuk mendapat predikat most valuable employee. Siap-siap, kamu bakal kebanjiran voucher belanja!

Sumber: starstudio.co.id

Selain template tadi, kamu juga bisa mengikuti template KPI seperti gambar di atas, dengan informasi objektif dan strategi yang lebih lengkap. 

Ikuti kelas: Rahasia Sukses Presentasi Penjualan Sampai Closing

2. Contoh OKR

1. Meningkatkan jumlah pelanggan baru

Objective: Meningkatkan jumlah pelanggan baru sebanyak 10 pelanggan per hari.

Key results: 

• Meluncurkan website baru.
• Mengunjungi lima kampus dan komunitas untuk promosi offline. 
• Bekerjasama dengan komunitas dalam event offline per minggu dalam 10 minggu.

2. Meningkatkan penjualan

Objective: Meningkatkan penjualan sebesar 15% per pelanggan.

Key results: 

• Membuka kafe dengan fasilitas dan suasana nyaman, agar pelanggan tinggal lebih lama dan semakin banyak memesan makanan/minuman.
• Menjual pernak-pernik yang sesuai dengan kebutuhan dan kegemaran pelanggan. Misalnya, pelanggan suka membaca buku atau bekerja di kafe, maka menjual bookmark atau sticky notes di kafe.
• Mendaftarkan 20% pelanggan untuk ikut undian berhadiah berdasarkan jumlah yang dibelanjakan. 

Sudah paham perbedaan KPI dan OKR? Sekarang, yuk buat capaian kerjamu!

Intinya, KPI dan OKR adalah alat untuk mengukur karyawan, tim, dan perusahaan dalam performa kerjanya. Tujuannya agar segala tugas dapat dikerjakan secara efektif dan efisien di periode tertentu. Kelebihan dari pemanfaatan KPI dan OKR di perusahaan adalah membangkitkan rasa semangat para karyawan untuk bekerja, serta sebagai penilaian terhadap masing-masing karyawan, dan tim dalam bekerja.

Kamu ingin lebih skillful di dunia kerja? Jangan lupa untuk ikuti ribuan kelas Skill Academy sesuai bidang pekerjaanmu. Bisa diakses kapan saja, bahkan setelah jam kerja! Biaya yang hemat, materi bisa diputar bekali-kali.

Tetap semangat, teman-teman!

Sumber:

Mooncamp. 2021. OKR vs KPI: Differences and how they work together. mooncamp.com. [daring]. https://mooncamp.com/blog/okr-vs-kpi/

Emde, Matias. 2020. OKR vs KPI – Differences and joint strengths. workpath.com. [daring]. 

https://www.workpath.com/magazine/okr-kpi#okr

Indeed. 2021. How To Score OKRs (With Example Scorecard). indeed.com. [daring]. 

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-score-okrs

Indeed. 2021. A Complete Guide To Key Performance Indicators (KPIs). indeed.com. [daring]. 

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/key-performance-indicators

Star Solution. 2021. Contoh Tabel Perhitungan Performance Appraisal. Starsolution.co.id. [daring]. https://starsolution.co.id/contoh-tabel-perhitungan-performance-appraisal/

CFO Perspective. 2019. Key Performance Indicators Guide Your Company to Success. Cfoperspective.com. [daring]. 

Key Performance Indicators Guide Your Company to Success