Mengenal Sistem Pre-Order dalam Bisnis dan Tips Menjalankannya

January 11, 2024 • 9 minutes read

pre-order adalah

Apakah kamu pelaku usaha baru yang ingin mencoba sistem pre-order? Yuk, ketahui terlebih dahulu pengertian, kelebihan dan kekurangan, serta tips menjalankan pre-order berikut ini!

–

Istilah open PO atau pre-order mungkin bukan sesuatu yang asing lagi untuk sebagian dari kita. Apalagi, jika kamu sering belanja online. Open pre-order sering kita lihat di berbagai media sosial, seperti Instagram, Twitter, Facebook, dan juga di e-commerce. Penjual sering menggunakan sistem ini untuk menjual produknya. Apabila kamu masih asing dengan istilah ini atau kamu seorang penjual yang ingin mencoba menggunakan sistem pre-order, tenang, berikut merupakan penjelasan lengkapnya!

Apa itu pre-order?

Sebagian dari kita mungkin belum tahu, pre-order itu artinya apa, sih? PO atau pre-order adalah sistem saat penjual memasarkan sebuah produk yang belum diproduksi atau belum ada wujudnya secara fisik kepada pelanggan. Jadi, penjual menunjukkan foto produk, harga, bahan, tanggal pre-order, dan tanggal produk akan kamu terima. Kemudian, konsumen yang tertarik akan melakukan pemesanan dan pembayaran, lalu pesanan akan dibuat atau diproduksi. Pembukaan pre-order biasanya dilakukan dalam kurun waktu tertentu dan singkat, bisa 3 hari, 5 hari, atau seminggu.

Contoh yang sering kita temui mungkin adalah pre-order yang dilakukan penjual makanan seperti camilan, kue, atau makanan lainnya. Tapi, produk lain juga bisa menggunakan sistem pre-order ini. Contohnya adalah album dan merchandise K-Pop, smartphone, kosmetik, pakaian, barang-barang elektronik, sepatu, atau produk custom.

Penjual akan memproduksi barang jualan sesuai dengan jumlah pesanan yang masuk. Hal ini memudahkan penjual dalam memperkirakan persediaan bahan baku dan juga stok barang.

Secara sederhana, berikut merupakan cara kerja sistem pre-order:

penjual memasarkan produknya melalui media sosial dengan foto produk atau katalog online;
pembeli yang tertarik akan memesan dan melakukan pembayaran untuk produk tersebut. Cara bayarnya bisa kamu sesuaikan, apakah membayar penuh di awal atau setengah di awal lalu setengah di akhir;
penjual mencatat detail pesanan yang masuk dari setiap konsumen; dan
produk diproduksi dan akan dikirimkan ketika produksi sudah selesai atau produk sudah tersedia di tangan penjual.

Kelebihan pre-order

Beberapa kelebihan atau keuntungan menggunakan sistem pre-order adalah sebagai berikut:

1. Penjualan produk lebih terjamin

Kelebihan pertama dari sistem pre-order adalah penjualan dan pendapatan yang terjamin. Ketika menjual produk dengan sistem ini, kamu akan memproduksi barang sesuai dengan jumlah pesanan atau permintaan yang masuk. Dengan begitu, kamu tidak perlu khawatir produk tidak terjual habis atau pendapatan yang kamu terima tidak sesuai dengan modal yang dikeluarkan. Semua produk akan terjual habis, apalagi bila pembeli sudah membayar penuh di awal. Modal kamu bisa terbantu dari pembayaran tersebut atau bahkan bisa tanpa modal sama sekali.

2. Bisa memperkirakan jumlah stok dengan lebih baik

Sistem pre-order dapat memudahkan kamu dalam menghitung dan memperkirakan bahan baku atau stok barang dengan lebih baik. Hal ini terjadi karena jumlah produk yang dibuat sudah diketahui berdasarkan pesanan masuk.

menghitung stok
ilustrasi pencatatan (pexels.com)

Misalnya, ada pesanan 20 dessert box dari pre-order yang kamu lakukan, maka kamu bisa memperkirakan berapa banyak tepung, coklat, gula pasir, mentega, telur, dan bahan lainnya yang harus kamu beli dan siapkan. Ini membantu kamu mengurangi penumpukan stok sehingga meminimalisasi kerugian dan memperkecil pengeluaran atau modal untuk membeli bahan.

3. Menciptakan hype

Keuntungan lain dari sistem pre-order adalah dapat menciptakan hype atau buzz di kalangan pembeli. Apalagi, kalau produk yang kamu jual sudah memiliki pelanggan setia dan banyak peminatnya. Jika kamu menawarkan pre-order dengan stok terbatas, itu dapat membuat pembeli merasa takut tidak kebagian produk dan segera melakukan pembelian selagi stoknya masih ada. Jika kamu memiliki budget lebih, kamu bisa menggandeng influencer untuk meningkatkan jangkauan audiens dan membuat pengikut influencer tersebut tertarik dengan produk yang kamu jual.

— Apabila kamu tertarik untuk menjalankan bisnis secara online, kamu bisa mengikuti kelas berikut ini. Mulai dari menentukan produk yang tepat untuk dijual hingga strategi mengembangkan bisnis, semua ada di kelas ini. Klik banner berikut untuk kepoin kelasnya! —

Kekurangan pre-order

Ada juga beberapa kerugian atau kekurangan berjualan dengan sistem PO. Kekurangan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Menunggu lama membuat minat pembeli menurun

Salah satu kekurangan sistem pre-order adalah konsumen harus menunggu produk yang mereka inginkan selama beberapa waktu. Hal ini bisa saja menyebabkan konsumen kehilangan minat untuk membeli produk. Mereka akan memilih produk yang sudah ada (ready stock) dan bisa langsung mereka dapatkan.

2. Tergantung supplier atau produsen

Apabila kamu menjual produk yang kamu buat sendiri, kamu tidak perlu khawatir terkait supplier atau produsen. Akan tetapi, apabila produk yang kamu jual bergantung dari produsen atau supplier, hal ini bisa memengaruhi bisnis kamu.

kelebihan dan kekurangan pre-order

Misalnya, apabila supplier terlambat mengirimkan produk, pembeli akan merasa kecewa dengan bisnismu dan melakukan komplain. Oleh karena itu, jika bisnismu bergantung pada supplier atau produsen, pastikan mereka dapat menyelesaikan dan mengirimkan produk sesuai tenggat waktu yang disepakati bersama sebelumnya.

3. Kualitas produk memengaruhi citra bisnis

Setiap konsumen tentu ingin mendapatkan produk dengan kualitas yang baik. Apalagi, bila mereka sudah menunggu beberapa waktu untuk mendapatkan barang yang mereka inginkan. Apabila produk yang kamu kirimkan memiliki kualitas yang buruk, itu tentu mengecewakan konsumen. Ini juga akan memengaruhi citra bisnis dan kepercayaan pelanggan.

Pelanggan bisa saja beralih ke penjual lain yang menawarkan produk serupa dengan kualitas yang lebih baik. Maka dari itu, pastikan kamu membuat produk yang berkualitas. Jika kamu bergantung dari produsen atau supplier, pastikan mereka memproduksi barang yang kualitasnya baik. Kamu bisa membandingkan kualitas dari satu supplier dan supplier lainnya.

Tips menjalankan sistem pre-order

Berikut merupakan beberapa tips menjalankan sistem pre-order untuk jualan kamu:

1. Pilih supplier atau produsen terpercaya

Apabila kamu tidak memproduksi sendiri produk yang kamu jual atau bergantung dari supplier, pastikan kamu memilih supplier yang terbaik. Supplier juga dapat memengaruhi reputasi bisnis yang kamu jalankan. Beberapa hal yang perlu kamu perhatikan ketika memilih supplier adalah sebagai berikut:

Kualitas produk. Pastikan bahwa produk yang mereka produksi memiliki kualitas yang baik, sesuai dengan harga yang harus dibayarkan.
Ketepatan waktu. Untuk menghindari komplain dari pelanggan, tentu kamu harus mengirimkan produk sesuai dengan tanggal yang telah dijanjikan. Pastikan bahwa supplier atau produsen dapat memenuhi pesanan pelanggan dengan tepat waktu.
Harga. Setiap supplier atau produsen tentu menawarkan harga yang kompetitif. Nah, pastikan kamu juga membandingkan hal ini dengan kualitas produk yang didapatkan.
Komunikasi. Pastikan supplier atau produsen bisa berkomunikasi dengan baik dan responsif. Sehingga apabila terjadi kendala atau perubahan, kamu dapat mengkomunikasikannya dengan baik dan lancar.

2. Tentukan target penjualan

Selanjutnya adalah menentukan target penjualan. Kamu mungkin dapat menerima semua pesanan yang masuk, tapi jangan lupa untuk menyesuaikan target penjualan dengan SDM atau sumber daya manusia yang ada serta modal yang dibutuhkan. Makin besar target penjualan, makin besar pula usaha yang kamu perlukan, baik dalam proses produksi maupun kegiatan pemasarannya. Jangan terlalu memaksakan target yang besar, tetapkan target penjualan yang realistis untuk dicapai dan dapat dijalankan dengan baik. Apabila bisnis sudah berjalan dengan baik dan mulai berkembang, kamu dapat menaikkan target beserta sumber daya lain yang dibutuhkan.

menentukan target
ilustrasi menentukan tujuan (freepik.com)

Kamu bisa memberikan batasan order dengan jumlah tertentu. Selain menyesuaikan modal dan sumber daya manusia, cara ini juga dapat membuat produk menjadi eksklusif atau terbatas. Jika pelanggan ingin mendapatkan produk, mereka harus segera memesan sebelum kehabisan.

3. Manfaatkan media sosial dan konten marketing

Promosikan produk yang kamu tawarkan melalui media sosial yang sesuai dengan audiens yang kamu targetkan. Kamu bisa mengunggah konten atau melakukan promosi sebelum pre-order dilakukan. Salah satu caranya adalah membagikan foto produk baru dan informasi pre-order. Melakukan promosi sebelum pre-order dilaksanakan merupakan hal yang sangat penting. Melalui promosi ini, kamu bisa membuat orang lebih mengenal dan tertarik untuk memesan produk yang kamu tawarkan.

Jangan lupa untuk mengunggah informasi penting yang dibutuhkan konsumen, seperti harga produk, deskripsi produk, ukuran, bahan, kontak pemesanan, alur pemesanan, dan aturan sistem pre-order.

4. Menentukan jadwal PO

Menentukan jadwal pre-order yang baik juga dapat memengaruhi penjualan dan minat pembeli. Kamu bisa mencoba membuka jadwal PO saat awal atau akhir bulan. Di waktu tersebut, umumnya orang-orang sudah menerima gaji dan biasanya mereka mulai mencari produk yang ingin mereka beli.

5. Catat semua pesanan dengan baik

Untuk menghindari terjadinya kesalahan, cobalah catat secara detail semua pesanan yang masuk. Perhatikan juga apakah ada request khusus untuk pesanan tersebut. Misalnya, kamu membuka pre-order dessert box, perhatikan apakah pelanggan memiliki request khusus, seperti rasa, topping, ukuran, dan lainnya. Catat semua dengan rapi, jangan sampai ada yang ketinggalan atau terlewat. Kamu juga bisa memanfaatkan software atau tools khusus yang dapat mempermudah pendataan seperti Google Spreadsheet atau Microsoft Excel.

6. Berikan pelayanan yang ramah dan responsif

Saat membuka PO, akan ada konsumen yang menanyakan terkait aturan, harga produk, sistem pembayaran, dan lainnya. Untuk itu, kamu harus memberikan pelayanan yang ramah dan responsif. Jawab pertanyaan konsumen dengan jelas, tepat, serta cepat.

customer support
ilustrasi memberi informasi (freepik.com)

Agar konsumen dapat mendapatkan informasi yang ia butuhkan dan segera melakukan pembelian, jangan lupa untuk memberikan nomor telepon atau kontak yang dapat dihubungi konsumen apabila mereka memiliki pertanyaan.

7. Buat aturan pre-order yang jelas

Agar pelanggan dan kamu dapat melakukan pre-order dengan lancar dan mudah, jangan lupa untuk membuat aturan yang jelas dan terstruktur. Contohnya adalah sebagai berikut:

berapa lama pre-order dibuka;
metode pembayaran apa saja yang bisa digunakan pelanggan;
sistem pembayaran penuh terlebih dahulu di awal atau dibayar di akhir;
kapan produk akan dikirimkan ke pelanggan; dan
alur pemesanan yang jelas dan media yang digunakan (WhatsApp, e-commerce, Instagram, website toko online).

Membagikan informasi terkait aturan dan alur pemesanan akan memudahkan konsumen untuk memahami sistem PO dan dapat segera melakukan pemesanan.

—

Itulah pembahasan tentang sistem pre-order dalam bisnis. Mulai dari pengertian, cara kerja, kelebihan & kekurangannya, serta tips menjalankannya. Kamu yang baru memulai bisnis atau jualan dan ingin menerapkan sistem ini, semoga berhasil, ya!

Kamu juga bisa belajar tentang bisnis dengan mengikuti kelas dari Skill Academy, mulai dari riset pasar hingga memasarkan produk, semuanya ada! Kamu akan belajar bersama praktisi yang sudah ahli di bidangnya selama bertahun-tahun dan memiliki segudang pengalaman. Klik banner berikut untuk kepoin kelas-kelasnya. Pst, lagi banyak promo menarik, lho. Yuk, serbu!

Referensi:

Bracken, Mike. 2021. ‘How do Pre-orders Work for E-commerce and the Best Time to Accept Them’ [daring]. Tautan: https://www.skuvault.com/blog/pre-orders-for-ecommerce-and-best-time-to-accept-them/ (Diakses 18 Juli 2022)

Ecommerce Guide. ‘7 Essential Pre-Order Marketing Tips to Introduce New Product’ [daring]. Tautan: https://ecommerceguide.com/guides/pre-order-marketing/ (Diakses 18 Juli 2022)

Burns, Rachel. 2018. ‘Pre-Orders for Ecommerce Stores: What You Need to Know to Sll & Ship Successfully’ [daring]. Tautan: https://www.shipbob.com/blog/pre-orders-for-ecommerce-stores/ (Diakses 19 Juli 2022)

Sumber foto:

Foto customer support. Tautan: https://www.freepik.com/free-photo/beautiful-smart-business-asian-woman-smart-casual-wear-working-laptop-talking-phone-while-sitting-table-creative-office_4396315.htm#query=customer%20support&position=0&from_view=keyword

Foto orang menulis goals di papan. Tautan: https://www.freepik.com/free-photo/pointing-out-goals_5403509.htm#query=goals&position=20&from_view=search

Foto laki-laki dan stok barang. Photo by Tima Miroshnichenko. Tautan: https://www.pexels.com/photo/male-employee-holding-a-pacel-6169156/