Offering Letter: Cara Membalas dan Bedanya dengan Kontrak Kerja

Sudah menerima offering letter dari perusahaan impianmu? Cari tahu dulu yuk, apa itu offering letter sampai cara membalasnya!

–

Setelah melamar kerja ke sana kemari, interview sana-sini, dan di-ghosting HRD berkali-kali, akhirnya kamu berhasil mendapatkan offering letter dari perusahaan impian kamu. Offering letter adalah surat penawaran kerja atau pemberitahuan resmi bahwa kamu terpilih untuk bekerja di suatu perusahaan. Surat yang satu ini menandakan kalau perjalanan baru di tempat baru akan segera dimulai. Selamat!

Tentu kamu merasa senang menerima surat ini, tapi sudah tahu belum apa itu offering letter? Yuk, kita bahas apa aja isinya, hal yang harus kamu perhatikan, apa bedanya dengan kontrak kerja, sampai cara membalasnya. Simak sampai habis, ya!

Apa itu offering letter?

Secara harfiah, offering letter adalah ‘surat penawaran kerja’. Offering letter adalah surat pemberitahuan resmi dari perusahaan bahwa kamu terpilih menjadi kandidat untuk bekerja di perusahaan tersebut sesuai dengan posisi yang kamu lamar.

Offering letter tidak harus selalu dalam bentuk tertulis, penawaran kerja juga bisa dilakukan secara lisan. Namun, offering letter yang tertulis membantu karyawan baru dan perusahaan untuk memahami isi dengan lebih baik. Calon karyawan bisa membaca surat tersebut berkali-kali sampai akhirnya memutuskan untuk menerima atau menolak tawaran tersebut.

Beberapa hal yang umumnya dicantumkan dalam offering letter adalah sebagai berikut:

1. nama jabatan pekerjaan (job title);
2. deskripsi pekerjaan: tentang peran, tanggung jawab serta ketentuan kerja lainnya;
3. gaji, perhatikan apakah perusahaan menggunakan sistem gaji kotor (gross) atau gaji bersih (nett);
4. tanggal mulai aktif bekerja yang disepakati;
5. fasilitas dan benefit lain yang akan didapatkan seperti: asuransi kesehatan dari pemerintah (BPJS Kesehatan), BPJS Ketenagakerjaan, asuransi swasta, uang lembur, laptop dari kantor, dan lainnya;
6. jatah cuti (cuti tahunan, cuti hamil dan melahirkan, jatah cuti sakit, cuti haid, dan dan kebijakan tentang percutian khusus lainnya); dan
7. tenggat waktu atau tanggal maksimal pengembalian offering letter yang sudah ditandatangani kepada perusahaan.

Di bagian akhir surat penawaran kerja, ada dua kolom untuk ditandatangani. Satu kolom untuk perusahaan dan kolom satunya adalah untuk calon karyawan sebagai bukti kesepakatan antara perusahaan dan calon karyawan baru.

Apa perbedaan offering letter dengan kontrak kerja?

Beberapa di antara kita mungkin mengira bahwa offering letter sama dengan kontrak kerja. Namun, ternyata keduanya berbeda. Apa aja perbedaannya?

Offering letter atau surat penawaran kerja adalah pemberitahuan resmi yang menyatakan kamu diterima pada pekerjaan yang kamu lamar. Surat ini memuat informasi seputar gaji, benefit, job title, jam kerja, dan fasilitas yang akan diterima calon karyawan baru.

Menurut Undang-Undang No. 13 Tahun 2002 tentang Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan), perjanjian kerja adalah perjanjian antara pekerja dengan perusahaan yang memuat syarat kerja, hak, kewajiban kedua belah pihak, atau ketentuan kerja lainnya.

ilustrasi kontrak kerja (freepik.com)

Selain itu, kontrak kerja bersifat mengikat secara hukum, sedangkan offering letter hanya bersifat sebagai penawaran untuk bekerja sehingga tidak mengikat secara hukum. Kontrak kerja menjelaskan berapa lama kamu akan bekerja di perusahaan tersebut (jika kontrak), hak-hak, jadwal kerja, hari libur dan cuti, benefit lainnya yang bisa kamu terima secara detail, dan syarat-syarat kerja lainnya. Tidak hanya itu, perjanjian kerja juga memuat informasi tentang Pemutusan Hubungan Kerja, sedangkan surat penawaran kerja tidak mencantumkannya.

Dalam surat perjanjian kerja, perusahaan menjelaskan status kepegawaian calon karyawan baru. Apakah karyawan kontrak atau permanen. Offering letter tidak memuat informasi ini, tidak pula mengandung informasi mengenai berapa lama pekerjaan tersebut berlangsung.

Surat perjanjian kerja atau kontrak kerja biasanya akan kamu dapatkan setelah memutuskan untuk menerima dan mengembalikan offering letter kepada perusahaan. Jadi, kalau kamu sudah menerima tawaran kerja dari perusahaan, baru kemudian kamu akan menerima surat perjanjian kerja.

Baca juga: PKWT dan PKWTT, Apa Sih Perbedaan Keduanya?

Apa yang harus dilakukan saat menerima offering letter?

Ketika menerima offering letter, jangan terburu-buru untuk menandatanganinya. Ini adalah beberapa hal yang perlu kamu lakukan:

1. Review dan pahami setiap penawaran yang diberikan

Perhatikan setiap penawaran, seperti gaji, deskripsi pekerjaan, dan benefit lainnya. Kamu dapat mengajukan pertanyaan apabila ada ketentuan atau hal yang kurang jelas atau kurang sesuai dengan kesepakatan awal.

Baca Juga: Kupas Tuntas Surat Kontrak Kerja, Dari Pengertian Sampai Contohnya!

2. Luangkan waktu untuk mempertimbangkannya

Kamu pasti seneng banget karena akhirnya dapat tawaran kerja, tapi, nggak ada salahnya meluangkan waktu untuk mempertimbangkan menerima atau menolaknya. Jika semua isi dan ketentuannya sudah sesuai, kamu bisa segera menerimanya. Akan tetapi, jika ada ketentuan yang kurang sesuai, jangan ragu untuk mendiskusikannya dengan pihak HRD.

Beberapa hal yang perlu kamu perhatikan dan pertimbangkan sebelum menandatangani offering letter adalah sebagai berikut:

1. deskripsi pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab;
2. gaji gross atau nett;
3. benefit dan fasilitas yang diberikan; dan
4. tunjangan lain yang diberikan (bonus, insentif, lembur).

Selain itu, kamu juga dapat melakukan riset kecil-kecilan untuk tahu lebih dalam tentang perusahaan, seperti

1. budaya perusahaan;
2. jenjang karier di perusahaan tersebut; serta
3. apakah perusahaan memberi pelatihan agar kamu semakin berkembang?

ilustrasi mempelajari offering letter (freepik.com)

Kamu bisa melakukan riset secara online atau bertanya pada beberapa teman yang bekerja di perusahaan tersebut jika ada. Kamu juga bisa membaca review yang dituliskan di forum kerja atau situs lowongan kerja tertentu. Cari tahu tentang kondisi perusahaan, budaya kerja, dan lingkungan kerja.

Baca juga: 8 Berkas Lamaran Kerja yang Umum Diminta Perusahaan

Kapan offering letter harus dikembalikan ke perusahaan?

Di dalam surat penawaran kerja, biasanya perusahaan mencantumkan tanggal kapan kamu harus mengirimkan kembali surat tersebut ke perusahaan. Jangka waktu yang diberikan bisa berbeda-beda di setiap perusahaan, bisa 24 jam atau beberapa hari. Jika kamu masih membutuhkan waktu untuk berpikir, diskusikan hal ini dengan HRD agar kamu mendapat tambahan waktu agar bisa mengambil keputusan terbaik. Namun, jika setelah melakukan review dan menemukan poin yang kurang sesuai, kamu bisa mendiskusikannya dengan perekrut. Misalnya, gaji yang ditawarkan lebih rendah dibanding hasil negosiasi saat interview,  kamu bisa meminta diskusi agar besaran upahnya disesuaikan.

Jika kamu memutuskan untuk menerima tawaran kerja tersebut, kamu perlu menandatangani kolom untuk tanda tangan yang telah disediakan. Tapi, kalau kamu memutuskan untuk menolak offering letter tersebut, penawaran kerja akan dibatalkan.

Bagaimana cara membalas email offering letter dari perusahaan?

Pihak perusahaan memang memberi kamu waktu 1 x 24 jam sampai seminggu untuk berpikir. Namun, terlalu lama berpikir bisa membuat perekrut berpikir bahwa kamu tidak antusias untuk bekerja di perusahaan tersebut. Oleh karena itu, jangan tunda untuk segera membalas offering letter untuk menunjukkan keseriusan kamu.

Beberapa hal yang perlu ada di dalam email balasan offering letter adalah sebagai berikut:

1. ucapan terima kasih atas penawaran kerja yang diberikan;
2. sampaikan jawaban kamu untuk penawaran tersebut (menerima, menolak, atau butuh tambahan waktu untuk mengambil keputusan);
3. sampaikan bahwa kamu menyetujui penawaran yang diberikan (gaji, benefit, fasilitas, dan lainnya), sampaikan juga hal-hal yang perlu dinegosiasikan kembali (jika ada); dan
4. tanggal kamu bisa mulai aktif bekerja.

Contoh balasan email offering letter dari perusahaan

1. Apabila kamu menerima tawaran kerja:

Yth. Bapak Handaya

Terima kasih atas tawaran kerja untuk posisi Copywriter di perusahaan bapak.

Saya sangat senang untuk menerima tawaran kerja tersebut dan dapat mulai bekerja di perusahaan Bapak pada tanggal 01 Juni 2022 sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. 

Saya juga sudah membaca dan memahami hal-hal yang disampaikan di dalam surat penawaran kerja. Saya juga menerima besaran gaji yang diberikan yaitu, Rp5.500.000 dengan benefit BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan asuransi kesehatan.

Sekali lagi, terima kasih atas kesempatan dan tawaran kerja yang sudah diberikan.

Hormat saya,

Devi Lianovada

devinovanda@gmail.com

0812-3456-7890

2. Apabila kamu menolak tawaran kerja

Yth. Bapak Handaya

Terima kasih atas tawaran kerja sebagai Copywriter di perusahaan Bapak. Walaupun ini merupakan keputusan yang sulit, saya telah menerima tawaran dengan posisi yang sama di perusahaan lain. 

Saya sangat senang dan menikmati proses rekrutmen di perusahaan Bapak. Saya juga sangat menghargai waktu yang telah Anda berikan selama proses rekrutmen berlangsung. Semoga kita bisa bertemu atau bekerja sama di lain kesempatan. 

Hormat saya, 

Devi Lianovanda

devinovanda@gmail.com

081234567890

—

Setelah membaca penjelasan di atas, semoga kamu jadi semakin paham apa itu offering letter, hal yang perlu diperhatikan, dan bedanya dengan kontrak kerja, ya! Bagi kamu yang belum berhasil mendapatkan offering letter dan masih berjuang mendapatkan pekerjaan impian, jangan patah semangat. Kamu bisa terus belajar membuat CV, membangun personal branding, mempersiapkan berkas lamaran, dan latihan interview di Skill Academy.

Semua kelas Skill Academy diajar oleh instruktur yang kompeten dan punya pengalaman bertahun-tahun di bidangnya. Nggak perlu diraguin lagi, deh. Selain itu, video belajarnya juga dibuat menarik dan mudah dipahami. Kelasnya bisa kamu akses selamanya dan dapat sertifikat gratis. Yuk, raih pekerjaan impian dengan tingkatkan kemampuan terbaikmu bersama Skill Academy. Klik banner di bawah ini untuk kepoin kelas-kelas terbaiknya!

Referensi:

Bruzzese, Anita. ‘Expert Advice: What to Do When You Get a Job Offer’ [daring]. Tautan: https://www.livecareer.com/resources/jobs/offers/job-offer

Moore, Emily. 2021. ‘10 Things To Double Check on An Offering Letter’ [daring]. Tautan: https://www.glassdoor.com/blog/how-to-read-offer-letter/

Janzer, Cinnamon. 2018. ‘What Goes In an Offer Letter from Employer to Employee’ [daring]. Tautan: https://www.zenefits.com/workest/what-goes-in-an-offer-letter-from-employer-to-employee/

Sumber foto:

Foto kertas kontrak, by osaba. Tautan: https://www.freepik.com/free-photo/top-view-business-contract-form-with-coffee-eyeglasses-car-calculator-pen-with-magnifying-glass-wooden-background_1276227.htm#query=contract&position=7&from_view=search

Foto orang sedang memeriksa dokumen, by katemangostar. Tautan: https://www.freepik.com/free-photo/businessman-checking-documents-table_1027035.htm#query=read%20document&position=10&from_view=search