Mengenal Profesi Admin Gudang dan Skill yang Dibutuhkan

Mengenal Admin Gudang

Admin gudang berperan penting dalam pengelolaan stok barang dan inventaris gudang. Yuk, kenalan lebih jauh dengan profesi yang satu ini!


Berbagai industri yang melibatkan penyimpanan, distribusi, dan manajemen barang pasti membutuhkan admin gudang. Misalnya, perusahaan logistik, retail, farmasi, konstruksi, dan e-commerce. Admin gudang berperan penting karena mereka menjaga barang-barang tetap teratur dan tersedia. Tanpa admin gudang, barang di gudang bisa berantakan, sulit ditemukan, atau bahkan hilang yang dapat mengganggu operasional perusahaan dan menyebabkan kerugian finansial.

Tugas admin gudang nggak hanya sekadar input stok barang aja, lho. Ada banyak peran penting lainnya yang menjadi tanggungjawab mereka. Seperti apa sih profesi admin gudang? Yuk, simak penjelasan berikut!

 

Apa itu admin gudang?

Warehouse administrator atau admin gudang adalah seseorang yang bertugas mengelola stok barang di sebuah perusahaan. Tugas ini termasuk menerima, mengeluarkan, dan mengirim stok serta menjalin komunikasi antara perusahaan pengirim barang dan pelanggan gudang.

Sama seperti admin pada umumnya, admin gudang juga melakukan entri data dan mengelola inventaris semua stok. Mereka memproses penerimaan, mencatat, dan mendokumentasikan detail semua pesanan.

Admin gudang tidak selalu bekerja di kantor, kadang mereka juga harus berada di gudang. Saat di gudang, admin gudang mungkin harus mengenakan perlengkapan keselamatan seperti pakaian berwarna terang dan mengikuti prosedur keselamatan untuk meminimalisir risiko kecelakaan kerja.

Baca juga: Staff Administrasi: Pengertian, Tugas, Gaji, dan Skill yang Harus Dikuasai

 

Tugas admin gudang

Tugas admin gudang di setiap perusahaan bisa berbeda-beda, tapi berikut adalah tugas admin gudang secara umum: 

  • Menghitung stok masuk dan menyesuaikan permintaan.
  • Memperbarui catatan inventaris dan lokasi stok.
  • Membuat dan mengkoordinasikan prosedur operasional untuk menerima, menangani, menyimpan, dan mengirim barang. 
  • Mengelola komunikasi yang efektif antara kantor, penjualan, dan gudang.
  • Mengawasi penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang untuk memastikan efisiensi dan ketepatan manajemen inventaris.
  • Menerapkan dan memelihara sistem manajemen gudang untuk mengoptimalkan penyimpanan dan menyederhanakan operasi.
  • Bekerja sama dengan tim pengadaan dan supply chain untuk menjadwalkan pengiriman dan mengelola pasokan.
  • Mempersiapkan dan menganalisis laporan tentang operasi gudang, tingkat inventaris, tingkat pemenuhan pesanan.
  • Mengawasi pemeliharaan dan perbaikan peralatan dan mesin gudang untuk memastikan efisiensi operasional. 

Wah, ternyata job desk admin gudang banyak juga, ya? Perlu diingat bahwa tugas admin gudang di setiap perusahaan mungkin berbeda-beda, ya.

Baca juga: Apa itu Supplier? Pengertian, Jenis, dan Pentingnya Bagi Bisnis

 

Gaji admin gudang

Admin gudang gajinya berapa, ya? Dilansir dari indeed, gaji staff administrasi gudang antara Rp3.000.000 sampai Rp5.200.000 per bulan. Jumlah ini berbeda-beda tergantung UMP daerah, skala perusahaan, dan pengalaman kerja, ya. Jika kamu memiliki pengalaman sebagai admin gudang sebelumnya, kamu bisa mendapatkan gaji yang lebih tinggi.

 

Skill yang dibutuhkan untuk menjadi admin gudang

Ingin bekerja sebagai admin gudang? Yuk, simak skill yang harus kamu kuasai berikut ini!

1. Komunikasi

Keterampilan komunikasi sangat penting bagi seorang admin gudang karena mereka harus berinteraksi dengan berbagai pihak, termasuk staf gudang, departemen lain dalam perusahaan, dan perusahaan pengiriman. 

Dengan kemampuan komunikasi yang baik, seorang admin gudang dapat menjelaskan instruksi dengan jelas kepada staf, berkoordinasi dengan departemen lain untuk menjaga aliran barang yang lancar, dan berkomunikasi dengan penyedia layanan pengiriman untuk memastikan pengiriman barang yang tepat waktu. Komunikasi yang efektif juga membantu dalam menyelesaikan masalah dan menjaga hubungan yang baik antara semua pihak yang terlibat dalam operasi gudang.

Baca juga: Cara Melatih dan Meningkatkan Skill Komunikasi

 

2. Customer Service

Skill kedua adalah pelayanan pelanggan atau customer service. Kemampuan ini diperlukan karena admin gudang sering berinteraksi dengan pelanggan seperti departemen lain dalam perusahaan, pemasok, dan perusahaan pengiriman. 

Kemampuan pelayanan yang baik membuat admin gudang dapat memastikan kepuasan pelanggan dengan memberi respon yang cepat dan membantu menyelesaikan masalah terkait stok dan pengiriman barang. Ini membantu membangun hubungan yang baik dengan pelanggan dan mendukung kelancaran operasi gudang secara keseluruhan.

 

3. Memperhatikan detail

Ketelitian dan memperhatikan detail penting bagi admin gudang karena mereka bertanggungjawab untuk memastikan semua informasi dan proses terkait stok dan pengiriman barang berjalan dengan tepat dan akurat. 

Ini termasuk memeriksa jumlah barang yang diterima, memastikan pesanan diproses dengan benar, dan mengawasi pencatatan inventaris. Teliti dan memperhatikan detail dapat menghindari kesalahan dan memastikan efisiensi dalam operasional gudang sehingga meminimalisir kehilangan stok atau keterlambatan pengiriman.

 

4. Microsoft Office

Microsoft Office, terutama Microsoft Excel, penting dikuasai oleh seorang admin gudang karena Excel adalah sangat serbaguna untuk mengelola data dan membuat laporan. 

Untuk admin gudang, Excel dapat digunakan untuk memantau inventaris, membuat daftar pesanan, dan menganalisis kinerja gudang. Admin gudang dapat mengorganisir informasi, melakukan perhitungan, dan membuat grafik untuk memahami dan mengelola stok dengan lebih efisien.

Baca juga: 20 Rumus Microsoft Excel yang Diperlukan dalam Dunia Kerja serta Contohnya

 

5. Data Entry

Data entry adalah kemampuan untuk menginput data dengan cepat, akurat, dan teliti ke dalam komputer atau perangkat lunak manajemen gudang. Ini mencakup menginput informasi tentang penerimaan dan pengiriman barang, jumlah stok, lokasi penyimpanan, dan detail pesanan. 

Kemampuan data entry penting karena data yang tepat dan terkini diperlukan untuk menjaga keakuratan inventaris, memproses pesanan dengan benar, dan mengelola operasi gudang secara efisien. Dengan kemampuan data entry yang baik, admin gudang dapat memastikan informasi yang akurat dan terperinci untuk kelancaran operasional harian gudang dan pengambilan keputusan yang tepat.

 

6. Dokumentasi

Dokumentasi adalah kemampuan membuat dan menjaga catatan yang akurat tentang semua kegiatan yang terjadi di gudang. Ini termasuk mencatat penerimaan dan pengiriman barang, mengupdate inventaris, dan menyimpan dokumen terkait pesanan dan pengiriman. 

Kemampuan dokumentasi ini penting untuk memastikan informasi penting dapat diakses dengan mudah dan mendokumentasikan bahwa operasional gudang berjalan lancar dan efisien.

 

7. Manajemen inventaris

Manajemen inventaris adalah proses pengelolaan semua barang atau produk yang tersimpan dalam gudang atau tempat penyimpanan, termasuk memantau jumlah barang, memperbarui catatan stok, dan memastikan ketersediaan barang yang cukup untuk memenuhi permintaan. 

Kemampuan manajemen inventaris penting bagi admin gudang karena mereka bertanggung jawab untuk menjaga stok barang tetap terorganisir, akurat, dan siap untuk diproses atau dikirim kepada pelanggan.

 

8. Sistem Manajemen Gudang

Sistem Manajemen Gudang (WMS) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengatur dan mengelola semua aktivitas operasional di dalam gudang, termasuk penerimaan, penyimpanan, pemrosesan pesanan, dan pengiriman barang.

Dengan menguasai WMS, admin gudang dapat secara efisien melacak stok, mengatur lokasi penyimpanan barang, memproses pesanan dengan cepat, dan memantau kinerja gudang secara keseluruhan. WMS juga membantu dalam mengoptimalkan penggunaan ruang gudang dan meningkatkan akurasi inventaris.

Ikuti kelas: Mengelola Data Inventory Gudang Berbasis Komputer


Itulah pembahasan mengenai profesi admin gudang. Sekarang kamu jadi tahu lebih banyak tentang profesi ini. Tertarik bekerja sebagai admin gudang? Jangan lupa upgrade keterampilan yang dibutuhkan, ya. Kamu bisa belajar hard skill dan soft skill langsung dari ahlinya hanya di Skill Academy. Klik banner berikut untuk melihat kelas-kelas terbaiknya!

Kelas Sukses Kerja - Skill Academy

Devi Lianovanda