Mengenal Data Entry: Pengertian, Tugas, dan Skill yang Harus Dikuasai!

Tertarik berkarier sebagai Data Entry? Eits, cari tahu dulu tugas dan skill yang harus kamu kuasai!

–

Data memiliki peran penting bagi sebuah bisnis, misalnya dalam pengambilan keputusan atau mengatur kebijakan. Karena itulah pekerjaan di bidang data semakin banyak dibutuhkan, salah satunya adalah Data Entry. Apa, sih, Data Entry itu? Yuk, kenalan lebih dekat dengan pengertian, tugas, dan skill yang harus dimiliki!

Apa itu Data Entry?

Data entry adalah pekerjaan yang tugasnya memasukkan dan memperbarui data atau informasi ke layanan elektronik atau database. Data Entry merupakan pekerjaan yang sifatnya administratif. Pekerjaan ini dibutuhkan banyak perusahaan baik skala besar atau skala kecil untuk menuliskan catatan rapat, memasukkan data ke database, atau menambahkan angka penjualan. Data Entry bisa bekerja di berbagai industri seperti kesehatan, transportasi, keuangan, ritel, dan lainnya.

Dilansir dari indeed.com, pekerjaan Data Entry bisa dilakukan secara remote (jarak jauh) atau in-house. Adanya teknologi dan internet membuat pekerjaan Data Entry bisa dilakukan secara remote, hal ini membuat banyak orang yang mengambil pekerjaan sampingan sebagai Data Entry freelancer. Tapi, ada banyak juga perusahaan yang membuka lowongan Data Entry untuk posisi full time. Jadi, kamu bisa memilih untuk bekerja secara remote atau in-house.

Baca juga: Profesi Data Analyst: Pengertian, Tugas, dan Skill yang Harus Dikuasai!

Tugas Data Entry

Tugas dan pekerjaan yang dilakukan Data Entry bisa berbeda-beda tergantung bidang industri dan perusahaan. Namun, menurut indeed.com, berikut merupakan beberapa tugas Data Entry:

1. Memasukkan data pelanggan dalam bentuk dokumen
2. Menyortir data dan informasi sebelum dimasukkan ke komputer
3. Memindai dokumen dan file lain yang diperlukan
4. Memeriksa dan memperbaiki kesalahan data atau dokumen
5. Membantu membangun sistem manajemen data
6. Menjaga kerahasiaan data sesuai dengan peraturan dan kebijakan perusahaan
7. Membuat laporan dan melakukan pencadangan dokumen

Itulah gambaran tugas seorang Data Entry. Seperti yang disebutkan di atas, di beberapa perusahaan atau spesialisasi Data Entry, pekerjaan yang dilakukan bisa berbeda. Misalnya, Operator Data Entry juga bertugas untuk menerima dan menjawab telepon dari konsumen.

Skill yang harus dikuasai Data Entry

Setelah tahu tugas dan gaji Data Entry, sekarang kita cari tahu, yuk, apa aja skill yang harus dikuasai!

1. Mampu mengetik dengan cepat

Staff Data Entry diharapkan untuk bisa menginput data yang sangat banyak dalam waktu yang singkat. Karena itulah, kemampuan mengetik cepat menjadi salah satu skill yang harus kamu kuasai. Beberapa perusahaan biasa mencantumkan kecepatan minimal mengetik, misalnya minimal 40 atau 50 kata per menit.

Kamu bisa meningkatkan kecepatan mengetik secara online melalui berbagai website typing test. Dalam test ini, kamu akan diminta menuliskan ulang kata-kata yang muncul dalam waktu satu menit. Di akhir tes, kamu bisa melihat nilai words per minute, accuracy, dan berapa kata salah dan benar. Contohnya seperti ini:

Hasil kecepatan mengetik di 10fastfingers.com.

Jika hasilnya masih dibawah ketentuan minimal perusahaan yang kamu lamar, jangan sedih. Terus berlatih, ya. Pasti bisa!

2. Detail dan teliti

Selain kemampuan mengetik dengan cepat, kamu juga harus memperhatikan detail dan juga teliti. Untuk itu, kamu harus fokus ketika menyelesaikan sebuah pekerjaan untuk menghindari terjadinya kesalahan input data, atau data yang terlewat tidak terinput. Kesalahan input data ini bisa memengaruhi hal lain seperti pengambilan keputusan, laporan keuangan, laporan penjualan, dan lainnya.

3. Komunikasi lisan dan tertulis

Komunikasi diperlukan untuk berinteraksi dengan semua pihak yang berkaitan dengan pekerjaanmu. Misalnya, manager, anggota tim, atau pelanggan. Selain itu, keterampilan komunikasi tertulis juga sangat penting, kamu harus memahami tata bahasa dan ejaan. Kamu harus bisa menuliskan sebuah informasi atau data dalam tata bahasa dan ejaan yang benar.

Jika pekerjaanmu bersifat remote, kebanyakan komunikasi akan dilakukan tertulis baik melalui email atau aplikasi lainnya. Karena itu, komunikasi lisan dan tertulis penting untuk dikuasai, ya.

Baca juga: 8 Cara Berkomunikasi yang Baik di Tempat Kerja

4. Mampu mengoperasikan Ms. Office dan database software

Data Entry harus bisa menggunakan perangkat lunak untuk mengolah kata atau data seperti Microsoft Word dan Microsoft Excel. Beberapa perusahaan juga mensyaratkan mampu mengoperasikan database software seperti Microsoft Access atau MySQL untuk Data Entry. Bahkan ada juga perusahaan yang meminta kamu untuk mempelajari tentang CRM, tergantung perusahaan dan industri yang kamu lamar. Karena itu keterampilan menggunakan software yang relevan sangat diperlukan untuk memudahkan pekerjaan kamu.

—

Buat kamu yang mau meningkatkan keterampilan mengoperasikan Microsoft Office, Skill Academy punya kelasnya, lho! Dengan video belajar menarik dan mudah dipahami. Nggak cuma itu, instrukturnya juga sangat kompeten dan berpengalaman. Kepoin kelasnya dengan klik banner berikut ini!

5. Kemampuan organisasi dan manajemen waktu

Setiap harinya, Data Entry akan menginput banyak data dari berbagai sumber dan jenisnya pun beragam. Karena itu, kemampuan manajemen waktu sangat diperlukan agar semua data yang harus diinput dalam satu hari bisa diselesaikan dengan baik. 

Selain itu, kemampuan organisasi juga penting karena data yang sudah diinput harus disimpan dengan rapi dan tertata. Tujuannya adalah agar dokumen tidak hilang atau tercecer serta memudahkan pencarian ketika data diperlukan.

—

Itulah pembahasan tentang pekerjaan Data Entry. Semoga membantu kamu semakin tahu tentang profesi ini. Kalau kamu tertarik berkarier sebagai Data Entry, jangan lupa untuk mempersiapkan diri dengan baik, ya. Selain itu, kamu juga bisa mulai dengan meningkatkan skill yang diperlukan dengan mengikuti program bootcamp di Skill Academy! Nantinya kamu akan belajar bersama instruktur berpengalaman dan tentunya sangat kompeten. Klik banner di bawah ini untuk mengikuti bootcamp-nya. 

Referensi: 

Valcheva, Silvia. ‘Data Entry Skills: List of The 10 Key Required Skills’ [daring]. Tautan: https://www.intellspot.com/data-entry-skills/

Indeed. 2021. ‘Everything You Need to Know About Data Entry Jobs’ [daring]. Tautan: https://www.indeed.com/career-advice/finding-a-job/data-entry 

Lienke, Christine Bernier. ‘What Are Data Entry Jobs? A Guide to Salary, Skills, and Job Hunting’ [daring]. Tautan: https://www.flexjobs.com/blog/post/data-entry-jobs-legitimate/ 

Indeed. 2021. ‘6 Simple Ways To Improve Your Data Entry Skills’ [daring]. Tautan: https://www.indeed.com/career-advice/career-development/data-entry-skills 

(Diakses pada: 7 & 8 April 2022).