Cukup Tricky! Ini 8 Cara Menjadi Customer Service yang Baik dan Profesional

Yuk, simak artikel berikut untuk mengetahui cara menjadi customer service profesional.

—

Jika sebelumnya kamu sudah mengetahui mengenai karir CS berserta tugasnya, maka kali ini ada tips nih mengenai cara menjadi customer service yang baik dan profesional. Seperti yang kamu ketahui, pekerjaan yang satu ini tidak bisa dianggap remeh. Selalu berinteraksi dengan bermacam sifat pelanggan, membuat aktivitas customer service bisa dibilang cukup tricky. Tanpa berlama-lama lagi, yuk simak tips berikut ini. 

Baca juga: Mengenal Karir Customer Service: Pengertian, Tugas, dan Skill yang Harus Dimiliki

1. Selalu menunjukkan sikap positif

Sebagai seorang yang menjadi salah satu pihak pertama yang berhubungan dengan pelanggan, sangat penting bagi kamu untuk selalu menunjukkan sikap positif. 

Karena sikap adalah segalanya, yang dapat membantumu dalam memberikan layanan terbaik kepada pelanggan. Walaupun sebagian besar interaksi pelanggan tidak dilakukan secara tatap muka, kamu harus tetap mencerminkan sikap yang baik.

Jika kamu beranggapan bahwa dengan sekedar berkomunikasi via telepon ataupun email, orang tidak akan terlalu sadar akan sikapmu. Namun, kenyataannya cara kamu bersikap bisa diamati dari beberapa hal seperti:

• Menerima dan menjawab pertanyaan pelanggan
  Ketika kamu bisa  menjawab pertanyaan pelanggan dengan ramah, maka akan dapat membangun pembicaraan yang lebih nyaman kedepannya. Misalnya cobalah untuk menyapa dan menanyakan masalah yang pelangganmu hadapi.
• Cara dan nada berbicara
  Cara kamu berbicara juga bisa menunjukkan sikapmu sebagai seorang CS. Coba kamu bayangkan jika respon CS yang kamu hubungi, terkesan judes, menjawab sekedarnya, atau dengan nada bicara yang pelan, seakan-akan tidak semangat. Kamu pastinya bertanya-tanya dong, apakah orang ini benar-benar seorang CS atau bukan. Maka dari itu sangat penting menunjukkan sikap positif dengan cara berbicara yang baik.
• Ekspresi muka jika kamu bertemu langsung
  Hal ini biasanya lebih sering terjadi pada saat kamu berhubungan dengan customer service secara langsung seperti di bank, hotel , ataupun di lembaga pelayanan lainnya. Bisanya,  seorang customer service yang baik akan menunjukkan raut wajah yang baik dengan senyuman yang ramah. Hal ini dapat meyakinkan pelanggan bahwa mereka berhadapan dengan orang yang tepat. 

Pada dasarnya tingkatan profesionalitasmu sebagai seorang CS dapat terlihat ketika kamu mampu menangani setiap pelanggan. Yap, tentunya harus dengan sikap yang positif.

2. Perlakukan pelanggan dengan hormat

Sejalan dengan sikap yang positif, sebagai seorang CS kamu harus mampu menunjukkan rasa hormat kepada pelanggan. Adapun hal-hal yang bisa kamu lakukan yaitu, seperti: 

• Mendengarkan terlebih dahulu
• Tidak memotong pembicaraan
• Tidak melakukan hal yang lainnya (memainkan HP dan menelpon)
• Menjawab pertanyaan mereka dengan jawaban yang mudah dimengerti.

Dikutip dari Forbes.com, pelanggan ingin merasa dihargai. Mereka tidak ingin direndahkan atau diabaikan. Saat kamu memberikan layanan pelanggan, pastikan kamu menghormati dan memberikan perhatianmu kepada mereka.

3. Pahami produk

Sebagai seorang customer service, hampir seluruh aktivitasmu berhubungan dengan pemecahan masalah pelanggan. Ini berarti kamu tentunya harus memahami produk dari tempat kamu bekerja.

Salah satu contohnya, yaitu ketika kamu menghadapi pelanggan yang mengalami masalah pada produk yang mereka baru saja beli atau yang sudah lama mereka gunakan. Jika tidak memahami produk, bukan hal yang mustahil kamu nantinya akan kewalahan menjawab berbagai pertanyaan pelanggan.

Pengetahuan yang baik tentang produk adalah keterampilan customer service yang paling dasar. Inti dari layanan yang kamu berikan kepada pelanggan tidak akan keluar dari permasalahan produk atau layanan yang mereka dapatkan. Ingat, tugas utama CS adalah membantu pelanggan untuk mendapatkan layanan maksimal dari pembelian produk yang mereka lakukan. Karena dengan pelayanan yang baik, mereka merasa mendapatkan nilai sebenarnya dari uang mereka.

4. Tanggapi pelanggan dengan cepat

Berdasarkan riset yang dilakukan oleh Forrester.com, bahwa 53% orang dewasa di Amerika cenderung mengabaikan pembelian online mereka jika mereka tidak dapat menemukan jawaban cepat atas pertanyaan mereka. Sedangkan 73% mengatakan bahwa menghargai waktu mereka adalah hal terpenting yang dapat dilakukan perusahaan untuk menyediakan layanan pelanggan online yang baik.

Hal ini menunjukkan, sangat penting agar dapat menanggapi pelanggan dengan cepat. Kamu mungkin juga menyetujui, waktu dapat menjadi sesuatu yang riskan pada sebuah kejadian. Ini termasuk dalam memberi pelayanan kepada pelanggan. Karena biasanya menunggu bukanlah hal yang menyenangkan. 

Jika sistem kerja di perusahaanmu tidak menggunakan ticketing, maka tidak ada salahnya menghubungi kembali pelanggan yang tadi menelponmu. Hal ini dapat menunjukkan bahwa kamu memperhatikan mereka.

5. Coba menjadi pendengar yang baik

Ini adalah hal yang tidak bisa dilakukan oleh semua orang. Tak jarang beberapa dari kita mungkin tanpa sadar suka memotong pembicaraan. Namun, hal tersebut sangat bisa berdampak pada cara orang melihat diri kita. 

Dalam menjalankan tanggung jawab sebagai seorang CS, menjadi pendengar yang baik adalah sebuah kemampuan yang harus bisa kamu miliki. Hal ini menunjukkan bagaimana kamu dapat menghargai mereka sebagai seorang pelanggan. 

Adapun mendengarkan merupakan hal sederhana, tapi memiliki dampak yang cukup besar. Dengan mendengarkan, kamu bisa mengetahui permasalahan yang mereka alami dengan lebih baik. Mungkin saja mereka memiliki poin-poin pertanyaan yang dapat kamu gunakan sebagai bahan evaluasi terhadap produk atau layananmu.

Baca juga: 8 Cara Melatih dan Meningkatkan Skill Komunikasi

6. Bantu pelanggan dalam menghadapi masalah mereka

Nah, ini merupakan hal yang paling penting dalam menjalankan tugas sebagai customer service. Upayakan untuk selalu memberikan bantuanmu 100%. Adapun dengan melakukan hal tersebut, bukan hanya pelanggan yang merasa terbantu, kemampuan  pemecahan masalahmu akan semakin terlatih.

(Sumber: Pexels.com – MART PRODUCTION)

Ketika mereka menceritakan masalahnya, gunakan empati agar mempermudah kamu memahami apa yang sebenarnya mereka inginkan. Setelah itu, jangan sungkan memberikan saran dan arahan yang sesuai. Kemudian jika mereka terbuka untuk hal yang lain, kamu mungkin bisa memberikan rekomendasi yang cocok. 

7. Jangan ragu meminta tanggapan dan umpan balik

Setelah memberikan pelayanan, tidak ada salahnya kamu meminta tanggapan pelanggan terhadap produk atau layanan yang telah mereka gunakan. Ini bukan hanya sekedar untuk memberikan catatan penting pada pengembangan produk, melainkan sebagai upaya untuk menunjukkan bahwa kamu memperhatikan apa yang sebenarnya mereka butuhkan. Selain itu, dengan meminta umpan balik, kamu bisa membangun hubungan yang lebih baik dengan mereka.

8. Jujurlah saat terjadi kesalahan

Umumnya, tidak ada yang suka dengan kebohongan. Begitu juga dengan pelanggan. Ketika ada yang tidak beres, cobalah untuk mengatakan yang sejujurnya. 

Sebagai pihak yang mengeluarkan uang untuk produkmu, pelanggan juga ingin tahu apa yang terjadi dan mereka biasanya ingin bisnis terbuka tentang hal itu. Ketika kamu mencoba jujur dan menceritakan apa yang sebenarnya terjadi, terutama terhadap layanan produk, pelanggan merasa mereka dihargai dan dilibatkan walaupun tidak secara langsung. Hal ini tentunya bisa meningkatkan rasa kepercayaan mereka terhadap dirimu dan juga perusahaan atau bisnis.

Nah, itulah tips cara menjadi customer service yang baik. Oh iya, jika kamu ingin meningkatkan kemampuan pada pekerjaan ini, langsung saja klik banner di bawah ini untuk mengikuti kelas pelatihan customer service. Kelas-kelas pelatihan yang ada di Skill Academy tidak hanya memiliki materi yang menarik, tetapi juga dibimbing oleh instruktur berpengalaman di bidangnya.  

Referensi

Heath, Catherine. (2022). 10 Ways to Deliver Consistently Great Customer Service. https://www.helpscout.com/blog/good-customer-service/ [Daring] (Diakses 15 November 2022)

Indeed.com. (2019). 11 Ways to Deliver Excellent Customer Service. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/provide-excellent-customer-service [Daring] (Diakses 15 November 2022)

Maslavi, Saul. (2022). Eight Tips For Providing Excellent Customer Service. https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2022/02/02/eight-tips-for-providing-excellent-customer-service/?sh=128be581259c [Daring] (Diakses 15 November 2022)