9 Cara Melamar Kerja Lewat Email yang Benar, Jobseeker Harus Tahu!

Bingung cara melamar kerja lewat email yang baik dan benar? Ikuti 9 cara berikut ini agar lamaran kerjamu nggak di-skip HRD!

—

Perkembangan teknologi mempermudah banyak hal, termasuk proses melamar kerja. Dulu, melamar kerja dilakukan dengan mencetak berkas lamaran, menggunakan amplop, lalu dikirim ke perusahaan yang dituju pakai ekspedisi. Atau melamar kerja dengan berdesak-desakan di job fair. Sekarang, melamar kerja bisa dilakukan secara online, bisa lewat email perusahaan, lewat LinkedIn, atau situs pencari kerja. Bahkan, job fair kini dapat dilakukan secara virtual.

Society for Human Resource Management (SHRM) melakukan survei kepada 1.500 perekrut profesional. Hasilnya, 70% perekrut akan terus mempertahankan rekruitasi virtual karena lebih hemat biaya dan waktu. Perubahan ini memudahkan kamu dan juga perekrut.

Sebenarnya, melamar kerja lewat email bukan hal yang baru. Akan tetapi, tidak sedikit dari pelamar masih sering bingung dan melakukan kesalahan. Akibatnya, lamaran kerja kamu tidak mendapat respons dari HRD atau bahkan tidak dibaca. 🙁

Tenang, berikut ini adalah 9 cara melamar kerja lewat email yang baik dan benar. Simak sampai habis, ya!

1. Siapkan seluruh berkas lamaran kerja yang dibutuhkan

Untuk mempermudah proses melamar kerja lewat email, sebaiknya kamu mempersiapkan semua dokumen yang diperlukan. Jangan lupa untuk memperhatikan persyaratan yang tercantum di iklan lowongan kerja.

Jangan lupa untuk meng-update CV, menyiapkan portofolio, surat lamaran kerja (cover letter), transkip nilai (jika diminta), dan dokumen lainnya. Siapkan dokumen-dokumen tersebut dalam bentuk PDF yang sudah disatukan sesuai persyaratan. Jadi, ketika kamu akan melamar kerja lewat email, kamu bisa langsung mengunggah attachment-nya tanpa harus mencari atau mempersiapkan dokumennya satu per satu. Jika dokumennya sudah disiapkan, kamu bahkan bisa melamar kerja lewat email menggunakan HP.

Baca juga: 8 Berkas Lamaran Kerja yang Umum Diminta Perusahaan

2. Gunakan bahasa yang sopan dan formal

Saat melamar kerja, pastikan kamu membuat surat lamaran (cover letter) dan body email menggunakan bahasa yang sopan dan baku. Perhatikan tata bahasa, penggunaan tanda baca, dan huruf kapital agar HRD mudah memahami isinya.

Selain itu, baca kembali surat lamaran dan body email yang sudah kamu tulis, pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau typo. Hal ini bisa mencerminkan bahwa kamu adalah pribadi yang profesional dan rapi. Jika kamu menulis surat lamaran kerja atau body email dalam bahasa Inggris, jangan lupa juga perhatikan grammar-nya, ya!

3. Sertakan subject lamaran kerja dengan jelas

Biasanya, di iklan lowongan kerja, perusahaan akan mencantumkan subject yang bisa digunakan pelamar saat mengirim email lamaran kerja, misalnya (nama)_(posisi yang dilamar). Namun, masih banyak pelamar pelamar tidak memperhatikan itu dan mengirim email tanpa subject.

“Memangnya kenapa, sih kalau nggak pakai subject?”

Dari satu iklan lowongan kerja yang diunggah, ada ratusan atau ribuan orang yang melamar. Kebayang nggak, berapa banyak email yang harus dibuka mbak dan mas HRD?

Agar lebih mudah, biasanya HR akan mem-filter email masuk berdasarkan subject. Nah, kalau kamu mengirim email tanpa subject atau subject-nya nggak sesuai, email lamaranmu nggak akan masuk dalam filter tersebut. Jadi, email lamaranmu nggak dilihat atau bahkan dihapus sama HRD karena dianggap spam.

Cukup chat ke gebetan aja ya yang nggak di-read, email lamaran kerja ke HRD jangan. he he he

Kalau dalam iklan lowongan kerja perusahaan tidak mencantumkan subject yang harus ditulis, kamu bisa tulis dengan lamaran pekerjaan: (posisi yang dilamar)_(nama). Contoh, Lamaran Pekerjaan:Content Writer_Devi Lianovanda.

—Setelah belajar cara mengirim lamaran kerja lewat email yang benar, jangan lupa untuk belajar/ latihan wawancara kerja juga, ya! Ikuti kelas berikut ini dan dapatkan kiat-kiat sukses interview kerja bareng kak Iman Usman!—

4. Isi body email lamaran kerja

Selain subject, body email juga penting. Nggak jarang, body email juga dibiarkan kosong saat mengirim lamaran kerja. Entah karena bingung dengan fungsi body email buat apa atau bingung mau nulis apa di body email.

Body email lamaran kerja bisa dikatakan seperti salam pembuka untuk perekrut. Ini bisa menjelaskan maksud lamaran, memberi gambaran diri kamu ke HRD, dan memberikan kesan baik untuk HRD.

Berikut ini ada contoh body email lamaran kerja beserta hal-hal penting yang harus ada di dalamnya. Bisa kamu jadiin sontekan, nih!

Beberapa hal yang bisa kamu tuliskan di body email lamaran kerja adalah perkenalan diri, posisi yang kamu lamar, kualifikasi apa yang kamu punya untuk posisi itu, atau cerita singkat pengalaman kerja yang relevan, ucapan terima kasih, dan juga kontak yang bisa dihubungi.

Baca juga: 30 Pertanyaan Interview Kerja Paling Sering diajukan dan Cara Menjawabnya

5. Lampirkan dokumen yang sesuai

Dokumen yang diminta setiap perusahaan biasanya beda-beda. Pastikan kamu melampirkan dokumen sesuai dengan yang diminta. Contohnya adalah perusahaan meminta CV dan portofolio, maka kamu perlu mengirimkan keduanya. Jangan mengirimkan berkas lainnya, seperti KTP, ijazah, atau bahkan kartu keluarga (KK) kalau itu nggak diminta. Hati-hatilah saat mengirim dokumen pribadi karena banyak lowongan kerja fiktif.

Selain itu, perhatikan juga penamaan file sebelum dikirim. Contoh penamaan CV adalah CV_(nama kamu)_tahun. Untuk file portofolio, kamu bisa menamainya dengan Portofolio_(nama kamu)_tahun.

Baca juga: Ciri-ciri Loker Fiktif dan Cara Menghindarinya, Jangan Terjebak!

6. Pastikan ukuran lampiran tidak terlalu besar

Saat membuka email lamaran kerja, HRD akan membuka atau mengunduh berkas yang kamu lampirkan. Sebaiknya, ukuran lampiran dalam email nggak lebih dari 2 MB. Jangan lupa cek kembali ukuran lampiran kamu. Jika ukuran dokumen terlalu besar, kamu bisa mengompresnya sampai ukurannya sesuai.

Karena HRD perlu mengecek banyak lamaran, jika lampiran kamu terlalu berat, HRD memerlukan waktu lama untuk mengunduhnya. Jangan lupa juga untuk menyatukan semua file lampiran agar mempermudah mereka dalam mengunduh berkas lamaran kamu.

Selain itu, kirim berkas lamaran kerja dengan format PDF. Format ini bisa diakses di banyak perangkat dan tidak merubah tata letak sehingga dokumennya tetap rapi. Hindari mengirim lampiran dalam format ZIP, rar, atau HTML.

7. Gunakan nama email yang profesional

Ini mungkin kelihatan sepele, tapi kalau nama emailmu masih kurang profesional, coba ganti mulai sekarang. Gunakan nama email yang sederhana dan mudah dibaca, misalnya menggunakan nama aslimu.

Nama email yang profesional bisa menunjukkan kesan profesional juga buat kamu. Selain itu, kamu nggak akan dikira bot atau email spam. Jadi kemungkinan email kamu dibuka dan dibaca HRD jadi lebih besar.

Baca juga: Cara Membuat Email Baru di HP dan Laptop dengan Mudah

8. Jangan mengirim satu email ke banyak perusahaan sekaligus

Contohnya seperti ini: kamu ingin melamar 5 pekerjaan dengan posisi yang sama, lalu kamu berpikir, “Hm, biar nggak ribet dan cepat, 1 email ini gue blast ke 5 perusahaan langsung aja ah.”

Iya, sih, jadi cepat mengirim lamaran kerjanya, tapi kalau begitu malah bikin kamu terlihat nggak profesional. Tindakan ini bisa memberi kesan kamu nggak serius dan malas.

Jadi, sebaiknya kamu mengirim satu email lamaran kerja untuk satu lowongan pekerjaan. Meskipun posisi yang kamu lamar sama, kamu harus mengirimnya satu per satu. Ini menunjukkan bahwa kamu beneran serius ingin bekerja di perusahaan tersebut.

9. Perhatikan waktu mengirim email

Waktu untuk mengirimkan lamaran kerja juga perlu diperhatikan. Kamu bisa mengirim email di hari dan jam kerja. Berdasarkan penelitian Campaign Monitor, jam 9 sampai dengan 11 pagi adalah waktu terbaik untuk mengirim email. Biasanya, saat pagi hari, HRD mengecek email masuk. Kalau kamu mengirimnya pagi, kemungkinan ada di paling atas dan akan terlihat oleh HRD.

Hindari mengirim email di hari libur atau di luar jam kerja karena kemungkinan HRD tidak mengecek email. Lalu, biasanya di hari Senin akan banyak email yang masuk. Nah, ini bisa membuat lamaran kerjamu jadi tenggelam karena tertimbun email-email lain. Kemungkinan untuk terlihat dan dibaca HRD jadi semakin kecil.

—

Itu dia 9 cara melamar kerja lewat email yang baik dan benar. Semoga membantu, ya! Kamu bisa belajar berbagai kelas untuk mempersiapkan karier kamu bersama Skill Academy. Ada Career Mentoring juga, lho. Kamu bisa konsultasi dengan praktisi HR yang sudah berpengalaman. Untuk kepoin kelas-kelas terbaiknya, kamu bisa klik banner di bawah ini ya!

Referensi: 

Glassdoor. 2021. ‘How to Write the Perfect Job Application Email’ [daring]. Tautan: https://www.glassdoor.co.uk/blog/write-jobwinning-email-pitches/ (Diakses pada: 8 Mei 2021)

Doyle, Alison. 2020. ‘Job Application Email Examples and Writing Tips’ [daring]. Tautan: https://www.thebalancecareers.com/sample-email-job-application-letter-2061608 (Diakses pada: 8 Mei 2021)

Maurer, Roy. 2021. ‘2021 Recruiting Trends Shaped by the Pandemic’ [daring]. Tautan: https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/2021-recruiting-trends-shaped-by-covid-19.aspx (Diakses pada: 9 Mei 2021)

Ellering, Nathan. ‘Best Time to Send Email Backed by 14 Data Driven Studies’ [daring]. Tautan: https://coschedule.com/blog/best-time-to-send-email (Diakses pada: 9 Mei 2021)

(Artikel ini diperbarui pada 25 April 2022).