7 Tips Manajemen Waktu yang Efektif dan Manfaatnya!

Bagaimana cara meningkatkan kemampuan manajemen waktu? Yuk simak penjelasan lengkap dan 7 tips berikut ini!

–

Pernah nggak kamu merasa kalau waktu dalam sehari itu kurang? Kita dan orang lain sama-sama punya 24 jam, tapi kok kayaknya orang-orang bisa produktif banget ya? Selain karena beban kerja yang memang banyak, manajemen waktu yang kurang baik juga bisa menjadi penyebabnya.

Menurut thebalancesmb.com, sebenarnya kita nggak bisa mengatur waktu. Dalam sehari waktu akan selalu ada 24 jam, yang bisa kita atur adalah diri kita sendiri dan bagaimana kita menggunakan waktu yang kita punya.

Lalu, bagaimana agar manajemen waktu kita bisa jadi lebih baik? Yuk, simak 7 tips manajemen waktu berikut ini!

Apa itu manajemen waktu?

Manajemen waktu adalah cara kita membagi dan mengelola waktu yang kita miliki untuk berbagai aktivitas agar memaksimalkan produktivitas untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Kemampuan manajemen waktu yang baik memungkinkan kita untuk dapat menyelesaikan banyak aktivitas setiap harinya. Kemampuan ini menjadi salah satu soft skill yang berguna banget di dunia kerja dan juga disenangi perekrut.

Dengan kemampuan manajemen waktu yang baik, kamu dapat menyelesaikan berbagai aktivitas atau pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Hal tersebut akan membuat kamu terbiasa untuk fokus saat bekerja dan disiplin dengan waktu yang sudah kamu atur untuk setiap tugas.

 Ikuti kelas: Manajemen Waktu Agar Kerja Lebih Produktif

Manfaat manajemen waktu

Kemampuan untuk manajemen waktu dengan baik sangat penting. Ini dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi stress, dan lebih banyak kesuksesan dalam hidup. Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa kamu dapatkan dengan manajemen waktu yang efektif dan efisien:

1. Menurunkan tingkat stress

Memiliki perencanaan tugas dapat mengurangi stress dan rasa cemas. Setiap hari, kamu tahu apa yang harus kamu lakukan dan selesaikan. Ketika berhasil men-ceklis satu to-do list, kamu dapat melihat progress yang jelas. Ini akan mengurangi stress dan khawatir tidak dapat menyelesaikan sesuatu.

2. Memiliki waktu luang lebih banyak

Dengan manajemen waktu yang baik, kamu dapat menyelesaikan berbagai aktivitas tepat waktu. Manajemen waktu akan membuat kamu memiliki extra time untuk melakukan kegiatan yang lain seperti hobi, pergi ke gym, istirahat, quality time bareng keluarga, dan menjalani akhir pekan dengan tenang.

3. Meningkatkan produktivitas

Manajemen waktu yang baik akan membuat kamu berusaha fokus dan disiplin agar pekerjaan bisa selesai tepat waktu atau lebih cepat. Dengan begitu, kamu bisa segera menyelesaikan tugas lainnya atau melakukan kegiatan produktif lainnya dan tidak stress memikirkan deadline.

4. Membangun citra positif

Jika kamu selalu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, maka citramu di mata atasan, klien, dan rekan kerja akan positif. Kamu akan dikenal sebagai orang yang tidak suka menunda-nunda dan dapat diandalkan. Citra yang positif dapat meningkatkan peluang kemajuan karier kamu kedepannya.

Baca juga: Pentingnya Personal Branding Bagi Fresh Graduate dan Cara Membangunnya

Tips manajemen waktu secara efektif

Sama seperti belajar kemampuan lain, belajar mengatur waktu secara efisien juga membutuhkan waktu dan proses. Berikut ini ada 7 tips agar manajemen waktu kamu lebih efektif!

1. Buat to-do list

Pernah nggak saat bangun tidur bingung harus melakukan apa? Untuk mengatasi hal ini, kamu dapat membuat to-do list di malam hari sebelum tidur. To-do list ini berisi daftar tugas-tugas yang harus kamu selesaikan esok hari. Kenapa bikinnya malam hari? Agar saat bangun tidur kamu nggak bingung lagi dan sudah tahu harus melakukan apa. Prosesnya tidak memakan waktu lama, kok. Kamu bisa membuat to-do list di buku catatan, sticky notes, atau aplikasi seperti Notion, Trello, Any do, dan lainnya. Pilih cara yang paling nyaman dan kamu sukai. To-do list atau perencanaan yang kamu buat mungkin tidak akan berjalan mulus, tapi paling tidak kamu punya acuan setiap harinya.

Baca juga: Masih WFH? 10 Aplikasi ini Bikin Kamu Tambah Produktif!

2. Selesaikan pekerjaan sesuai prioritas

Setelah membuat to-do list, mungkin kamu masih bingung pekerjaan mana yang perlu diselesaikan lebih dulu. Pernah dengar Matriks Eisenhower atau Matriks Penting? Matriks ini membantu kamu membagi tugas yang harus diselesaikan mulai dari yang terpenting hingga tidak penting. Matriksnya membagi tugas ke dalam 4 kuadran seperti berikut ini:

Dari matriks di atas, kita dapat membagi tugas menjadi:

• Tugas penting-mendesak: merupakan tugas yang harus diutamakan dan harus diselesaikan terlebih dahulu. Tugas ini penting dan mungkin dapat memengaruhi hidup atau karier kamu. Manfaatkan waktu yang kamu miliki di pagi hari untuk menyelesaikannya.
• Tugas penting-tidak mendesak: tugas ini penting, tapi tidak mendesak. Maka dari itu, kamu bisa menjadwalkan ulang untuk mengerjakan tugas ini. Kamu dapat mengerjakan tugas ini setelah tugas penting-mendesak selesai. Meskipun tidak mendesak, jangan menunda untuk mengerjakannya agar tidak menumpuk.
• Tugas tidak penting-mendesak: meskipun sifatnya tidak penting, tapi tugas ini mendesak. Kamu bisa mendelegasikan atau bisa meminta tolong rekan kerjamu untuk mengerjakannya.
• Tugas tidak penting-tidak mendesak: kata kunci dari kuadran ini adalah eliminasi atau hapus tugas ini dari to-do list kamu. Karena sifatnya tidak mendesak dan tidak penting untuk dikerjakan.

Menyusun tugas berdasarkan prioritas tidak hanya memudahkan kamu mendahulukan tugas penting, tapi juga membantu kamu mengalokasikan waktu dan energi untuk hal yang esensial.

Baca Juga: Memahami Prokrastinasi dan 10 Cara Menghindari Kebiasaan Menunda Pekerjaan

3. Tetapkan batas waktu untuk menyelesaikan setiap tugas

Agar kamu dapat bekerja dengan lebih fokus dan disiplin, belajarlah untuk menetapkan batas waktu untuk setiap tugas. Kamu bisa coba time boxing, salah satu teknik manajemen waktu yang bisa membuat kita menjadi lebih disiplin dan fokus dalam menyelesaikan pekerjaan.

Apa yang dimaksud dengan time boxing? Time boxing adalah membatasi berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Misalnya, kamu membatasi waktu untuk menyelesaikan laporan dari 9-10 pagi. Maka tugas itu harus coba kamu selesaikan selama rentang waktu tersebut.

Time boxing terbagi menjadi 2 yaitu: soft time boxes dan hard time boxes. Soft time box artinya kamu memberi toleransi atau tambahan waktu apabila sampai batas waktunya selesai ternyata tugasmu belum selesai. Sedangkan hard time box, ketika batas waktu sudah selesai, maka kamu akan berhenti dan mengambil istirahat untuk pekerjaan sebelumnya.

4. Ambil jeda istirahat

Bekerja terlalu lama tanpa jeda istirahat membuat kamu merasa lelah dan sulit fokus. Oleh karena itu, jangan lupa ambil jeda istirahat, ya. Beristirahat merupakan hal yang penting agar otak dan mata kamu tidak kelelahan.

Untuk kamu yang sering bekerja di depan laptop atau komputer, coba gunakan 20-20-20 rule untuk mengatasi mata lelah. Rule ini berguna untuk mencegah computer vision syndrom (CVS), sekumpulan gejala pada mata dan leher akibat aktivitas di depan laptop, HP, atau alat elektronik secara berlebihan dalam waktu panjang. Gejalanya antara lain: mata lelah, nyeri kepala, nyeri leher dan pundak, penglihatan buram atau ganda, dan lainnya.

Cara menerapkan rule ini juga mudah. Setelah menatap layar komputer atau HP selama 20 detik, ambil istirahat untuk melihat objek sejauh 20 kaki (6 meter) selama 20 detik.

5. Hindari multitasking

Sebagian dari kita mungkin berpikir dengan multitasking, semakin banyak pekerjaan yang bisa kita selesaikan secara bersamaan. Namun, dilansir dari startuptalky.com, ternyata multitasking dapat menurunkan produktivitas sebanyak 40%. Ketika melakukan multitasking, kita cenderung sering berganti-ganti task untuk menyelesaikan semuanya. Ini membuat tugas tidak terselesaikan dengan maksimal dan membuat kita jadi lebih mudah capek. Otak kita akan lebih fokus apabila menyelesaikan satu tugas dalam satu waktu. Jadi, multitasking nggak selalu bagus ya, coba untuk fokus menyelesaikan pekerjaanmu satu persatu dengan disiplin agar hasilnya maksimal.

Baca juga: Sering Multitasking? Ini 5 Dampak Negatifnya Bagi Kesehatan

6. Batasi distraksi

Saat bekerja, ada banyak hal yang bisa membuat fokus jadi buyar atau terganggu. Misalnya, push notifikasi, email, chat di group WhatsApp, dan lainnya. Menurut Harvard Business Review, rata-rata pekerja mendapat interupsi sebanyak 50-60 kali dalam sehari, dan 80% interupsi tersebut tidak penting.

Distraksi yang datang terus menerus bukan hanya mengurangi produktivitas tapi juga bisa meningkatkan stress. Kurangnya kontrol akan sebuah pekerjaan menjadi salah satu penyebab stress di tempat kerja. Untuk menghindari distraksi, kamu bisa melakukan beberapa hal berikut:

• Matikan push notifikasi.
• Jangan terlalu sering mengecek hal-hal di luar pekerjaan seperti media sosial, chat WhatsApp, atau email pekerjaan. Luangkan beberapa waktu khusus untuk mengecek semuanya sekaligus secara berkala.
• Aktifkan mode pesawat atau do not disturb saat kamu membutuhkan fokus yang tinggi.
• Lakukan aktivitas lain saat jeda istirahat.

7. Gunakan tools manajemen waktu

Saat ini ada banyak tools atau aplikasi yang bisa kamu gunakan untuk manajemen project dan waktu. Kamu bisa coba beberapa aplikasi manajemen waktu di bawah ini:

• Any do dan Todoist: untuk membuat daftar yang berisi tugas atau aktivitas sehari-hari dan pengingat.
• Trello dan Notion: untuk mengatur manajemen proyek dan tracking aktivitas harian.

• Time planner: untuk mengatur dan membuat jadwal serta menganalisa produktivitas harian.
• Google Calendar: untuk time blocking atau time boxing agar kamu bisa melihat jadwal harian secara detail sampai waktu menyelesaikannya.
• Remember the Milk, Slack, TickTick, dan aplikasi manajemen waktu lainnya.

Dengan bantuan berbagai tools di atas, kamu bisa membangun kebiasaan untuk menjadi pribadi yang fokus dan disiplin terhadap waktu.

—

Itu dia pembahasan tentang manajemen waktu mulai dari pengertian, manfaat, sampai tips mengatur waktu yang lebih baik. Untuk bisa mengelola waktu dengan baik, kamu harus sabar, konsisten, dan disiplin. Awalnya memang nggak mudah, tapi kamu pasti bisa!

Kalau kamu mau belajar lebih banyak tentang cara manajemen waktu yang baik, kamu bisa baca buku tentang manajemen waktu atau mengikuti kursusnya di Skill Academy. Selain kelas manajemen waktu, Skill Academy juga punya ratusan kelas lainnya yang bisa membantu kamu belajar berbagai keterampilan yang dibutuhkan di dunia kerja atau untuk memulai bisnismu sendiri. Semua kelasnya bersertifikat dan bisa diakses selamanya. Klik banner di bawah ini untuk melihat kelas-kelas terbaiknya! Pst, lagi banyak promo menarik, jangan sampai ketinggalan ya!

Referensi:

Lucid Content Team. ‘10 Tips for Mastering Time Management at Work’ [daring]. Tautan: https://www.lucidchart.com/blog/time-management-at-work

Corporate Finance Institute. 2022. ‘Time Management – List of Top Tips for Managing Time Effectively’ [daring]. Tautan: https://corporatefinanceinstitute.com/resources/careers/soft-skills/time-management-list-tips/

Glaveski, Steve. 2019. ‘10 Quick Tips for Avoiding Distractions at Work’ [daring]. Tautan: https://hbr.org/2019/12/10-quick-tips-for-avoiding-distractions-at-work

Indeed Editorial Team. 2021. ‘Benefits of Effective Time Management’ [daring]. Tautan: https://www.indeed.com/career-advice/career-development/benefits-of-time-management (Diakses pada: 9-10 Juni 2022).

Artikel ini diperbarui pada 10 Juni 2022.