Cara Membuat To Do List yang Efektif dan Contohnya

To do list bisa membantumu mengelola tugas dan menyelesaikan berdasarkan prioritas. Simak cara membuat to do list yang efektif berikut ini!

Banyaknya pekerjaan atau tugas yang harus diselesaikan setiap hari kadang membuat kita bingung mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Bahkan, nggak jarang kita juga melewatkan satu atau dua tugas karena lupa. Jika hal ini terus terjadi, pekerjaan bisa menumpuk, deadline bisa terlewatkan, dan beberapa pekerjaan terlupakan.

Kamu perlu cara agar bisa mengingat semua tugas dan menyelesaikannya secara berurutan sesuai urgensi dan deadline-nya. Biasanya, orang akan membuat to do list atau daftar tugas/pekerjaan. Sayangnya, kadang to-do list hanya menjadi daftar pekerjaan yang lupa diceklis atau diselesaikan. Lalu, bagaimana agar to do list jadi efektif? Yuk, simak cara membuat to do list yang efektif dan contohnya berikut ini!

Apa itu to do list?

Secara harfiah, to do list artinya ‘daftar tugas’. To do list adalah daftar pekerjaan atau aktivitas yang perlu kamu selesaikan dalam waktu tertentu. Ini adalah alat bantu untuk mengelola tugas dan waktu dengan cara yang sederhana dan bisa diterapkan untuk individu atau tim. To do list membantu mengatur tugas, memprioritaskan pekerjaan, dan mencapai tujuan. Daftar tugasnya bisa berupa hal-hal kecil, seperti membalas email, sampai tugas besar, seperti membuat laporan penjualan bulanan.

Agar tidak merasa kewalahan di awal karena daftar pekerjaan yang terasa berat, pecah satu tujuan besar menjadi tugas-tugas kecil agar mudah dikelola dan diselesaikan. Metode ini bisa membuatmu lebih produktif dan mengurangi stres.

Ikuti kelas: Tingkatkan Produktivitas dengan Time Management!

Manfaat membuat to-do list

Selain menjadi alat bantu mengelola tugas, to do list memiliki manfaat lain sebagai berikut:

• mengorganisasi dan mengatur prioritas tugas atau pekerjaan;
• membantumu mengingat semua aktivitas atau tugas yang harus diselesaikan;
• membantu melihat progress pekerjaan;
• meningkatkan fokus pada satu tugas dalam satu waktu;
• meningkatkan perencanaan untuk menyelesaikan tugas berdasarkan waktu yang tersedia;
• meningkatkan produktivitas; dan
• stay organized dan mengurangi cemas atau stress berlebih.

Wah, ternyata membuat to do list sederhana memiliki banyak manfaat, ya? Ketika kamu berhasil menyelesaikan tugas dan mencoret atau menandai selesai pada to do list, pasti ada perasaan senang dan lega.

Aplikasi to-do list

Menulis to do list di kertas bisa saja basah terkena air, terselip, atau hilang. Beruntungnya, sekarang sudah banyak aplikasi to do list yang bisa bantu kamu mengelola tugas. Berikut adalah beberapa di antaranya:

• Google Task

Dengan Google Tasks, kamu bisa membuat to do list dengan judul dan deskripsi, menambahkan tenggat waktu, dan reminder. Google Task terintegrasi dengan produk Google Workspace, seperti Google Calendar dan Gmail sehingga kamu bisa menyinkronkan tugas dan alat produktivitas lainnya.

contoh tampilan Google Task yang dilihat melalui Gmail (gmelius.com)

• Any.do

Any.do memiliki UI yang sederhana dan user friendly. Kamu bisa membuat to do list, menetapkan deadline, dan memprioritaskan pekerjaan dengan mudah. Any.do juga memiliki fitur pengingat, kolaborasi tim, dan integrasi dengan kalender untuk memastikan efisiensi dalam menyelesaikan tugas.

tampilan Any.do (any.do)

• Notion

Dengan aplikasi Notion, kamu bisa membuat daftar tugas dengan mudah, memberikan detail tambahan, menetapkan deadline, dan melihat progres. Bisa juga nambahin sub-tasks, label, dan bahkan menyematkan file atau catatan terkait.

contoh tampilan Notion (notion.so) 

Masih banyak aplikasi to do list lainnya yang bisa kamu coba, seperti Todoist, Trello, Ike, TickTick, Microsoft To Do, Productive, dan masih banyak lagi.

Cara membuat to-do list yang efektif

To do list yang efektif membantumu menyelesaikan tugas dengan efisien. Bagaimana cara membuatnya? Simak tips berikut ini:

• Pilih aplikasi to do list

Di poin sebelumnya sudah ada beberapa rekomendasi aplikasi to do list yang bisa kamu coba. Ada banyak fitur yang bisa kamu manfaatkan dari aplikasi to do list. Misalnya adalah menambahkan label, fitur pengingat, integrasi dengan aplikasi lainnya, dan fitur lain yang membantu mengelola tugas. Akan tetapi, kalau kamu lebih nyaman membuat to do list dengan kertas, cara itu juga oke.

Baca juga: 10 Aplikasi Ini Bisa Bantu Kamu Lebih Produktif, Cobain!

• Tulis daftar pekerjaan dengan rinci

Tulis secara rinci semua daftar tugas yang perlu diselesaikan. Pastikan kamu mencatat setiap tugas dengan spesifik dan bisa dijalankan. Misalnya, jangan hanya membuat to do list “membuat outline” karena membingungkan. Buat yang lebih rinci, seperti “membuat outline naskah berita banjir”. Ini membantumu mengetahui setiap tugas dengan lebih detail.

• Hapus tugas yang kurang penting

Menyederhanakan daftar tugas dengan mendelegasikan atau menghapus tugas yang kurang penting membantu menetapkan prioritas pekerjaan. Ini membuatmu fokus pada tugas-tugas penting dan menghindari distraksi.

• Atur tugas berdasarkan prioritas

Dengan mengurutkan tugas berdasarkan tingkat kepentingan, itu memudahkan kamu memilih tugas yang harus diselesaikan duluan. Kamu bisa lebih fokus pada tugas-tugas penting dan memberi dampak besar. Mengatur prioritas membantumu menggunakan waktu dan usaha untuk hal paling produktif.

Baca juga: Cara Memprioritaskan Pekerjaan agar Lebih Efektif

• Break down tugas besar menjadi tugas kecil

Melihat tugas dengan beban yang besar bisa membuatmu menghela nafas. Rasanya sudah lelah duluan, padahal belum dikerjakan. Ini bisa membuatmu banyak menunda karena merasa malas akibat beban yang besar. Coba pecah tugas tersebut menjadi langkah-langkah kecil yang lebih mudah diselesaikan.

Misalnya, tugas besarnya adalah membuat content plan bulanan, kamu bisa memecahnya menjadi tugas kecil seperti

• melakukan riset tren;
• melakukan riset kata kunci;
• menentukan topik artikel;
• memutuskan jenis konten;
• berdiskusi dengan tim konten; dan
• menentukan media publikasi.

Ketika semua tugas kecil selesai, kamu telah berhasil menyelesaikan tugas besar yang menjadi tujuan utamamu tanpa merasa terlalu terbebani.

• Tetapkan deadline setiap tugas

Menurut hukum Parkinson, pekerjaan akan mengembang dan mengisi waktu yang tersedia. Maksudnya, pekerjaan akan memakan waktu sebanyak yang diberikan. Jika deadline-nya masih lama, kamu akan santai dan sering menunda. Namun, jika deadline-nya sebentar lagi, kamu akan segera menyelesaikannya meskipun harus begadang.

Oleh karena itu, penting untuk memberikan deadline untuk setiap tugas agar waktumu tidak habis untuk menyelesaikan satu tugas saja.

• Gabungkan tugas yang mirip-mirip

Coba lihat to do list yang sudah kamu buat, apakah ada tugas yang mirip-mirip? Kalau ada, tugas itu bisa kamu satukan dan kerjakan secara bersamaan. Dengan cara ini, kamu bisa menyelesaikan beberapa tugas sekaligus dengan lebih cepat. Misalnya, ada tugas membalas email, submit email lemburan, dan mengirim surat perizinan kerja. Semuanya berhubungan dengan dokumen dan email, bisa dikerjakan dalam satu waktu.

Contoh to-do list

Ini adalah contoh to do list dari Monday.com. Terdapat rincian tugas, jenis tugas, progress, dan deadline-nya. Template to do list ini cukup efektif untuk melihat semua task dan progresnya.

tampilan Monday.com (monday.com)

Contoh to do list kedua dari aplikasi todoist yang terlihat clean dan sederhana. Kamu bisa membagi tugas pribadi dan tim agar lebih terorganisir.

tampilan Todoist.com (todoist.com)

Hal penting dalam menggunakan aplikasi todo list adalah menemukan template yang sesuai dengan kebutuhanmu agar bisa mengelola tugas dengan nyaman dan mudah. 

Ikuti kelas: Keterampilan Non Teknis Personal Assistant

Segitu dulu pembahasan tentang to do list, semoga bermanfaat dan makin produktif. Kalau mau lebih keren, jangan lupa ikut kelas Personal Development dari Skill Academy ya! Kamu juga bisa mengikuti kelas lainnya dari berbagai kategori yang ada di Skill Academy yang pastinya dibimbing oleh instruktur berpengalaman dan kompeten, lho! Yuk, klik banner di bawah untuk melihat kelasnya!