5 Cara Memprioritaskan Tugas Agar Kerja Jadi Lebih Efektif!

Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas membantu kita untuk bekerja lebih efektif dan bisa mengelola waktu dengan baik. Berikut adalah 5 cara memprioritaskan tugas yang bisa kamu coba!
—

Pernahkah kamu memiliki banyak tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan lalu merasa bingung harus mengerjakan yang mana duluan? List pekerjaan yang panjang dan menumpuk bisa membuat kita overwhelmed duluan sebelum mengerjakan.

Rasa lelah atau kewalahan mengerjakan semua tugas itu bisa bikin kita jadi malas dan banyak menunda-nunda.

Jika kamu pernah merasakan hal ini, coba untuk menyusun prioritas pekerjaan. Prioritizing adalah memutuskan tugas mana yang harus diselesaikan berdasarkan kepentingan atau urgensinya. Strategi ini membantu kamu untuk mengatur waktu lebih baik.

Prinsip Pareto bilang kalau 80% hasil yang kita capai bisa diperoleh dari 20% tindakan kita. Oleh karena itu menyusun prioritas membantu kamu menentukan urutan penyelesaian pekerjaan dengan lebih baik.

Lalu bagaimana cara memprioritaskan tugas kamu? Ini 5 tips yang bisa kamu coba!

1. Gunakan matriks eisenhower

Kamu bisa menyusun prioritas pekerjaan dengan menggunakan matriks Eisenhower. Matriks ini dikembangkan oleh Dwight D. Eisenhower untuk menyusun tugas berdasarkan tingkat urgensinya. Matriks ini membagi tugas ke dalam 4 kategori sebagai berikut:

Kategori 1: Penting dan mendesak

Pekerjaan dengan kategori penting dan mendesak adalah pekerjaan yang harus dilakukan atau dieselesaikan sekarang. Tugas-tugas yang masuk ke dalam ketegori ini harus dikerjakan terlebih dahulu karena memiliki tingkat urgensi yang lebih tinggi.

Selain itu biasanya pekerjaan-pekerjaan ini juga memiliki tenggat waktu yang lebih pendek. Contohnya: menyelesaikan laporan keuangan bulanan yang harus dikumpulkan hari ini, presentasi untuk keperluan pitching, dan lain sebagainya.

Kategori 2: Penting dan tidak mendesak

Untuk kategori 2, kamu dapat mengatur jadwal untuk mengerjakannya. Ini merupakan pekerjaan atau tugas penting tapi tidak mendesak untuk dilakukan. Misalnya olahraga, ini penting untuk menjaga kesehatan tapi sifatnya tidak mendesak atau bisa dilakukan nanti.

Kamu bisa menjadwalkan olahraga pada hari Sabtu atau Minggu. Atau kamu bisa menjadwalkan untuk pergi ke tempat gym, pilates, poundfit, atau tempat olahraga lainnya sesuai ketersediaan waktu. Misalnya di jam pulang kerja atau pagi hari sebelum bekerja.

Ikuti Kelas: Tingkatkan Produktivitas dengan Time Management

Kategori 3: Tidak penting dan mendesak

Contoh tugas yang tidak penting tapi mendesak misalnya bersih-bersih rumah karena ada tamu yang akan datang, atau mengirim paket. Hal ini tidak penting, tapi sifatnya mendesak. Kamu bisa mendelegasikan tugas ini kepada orang lain yang bisa kamu percaya dan bersedia membantumu.

Misalnya, untuk mengirim paket kamu bisa meminta tolong rekan kerja atau bawahanmu yang hendak pergi keluar. Atau meminta orang rumah untuk membersihkan rumah.

Kategori 4: Tidak penting dan tidak mendesak

Untuk tugas yang masuk kategori 4 ini, sepertinya kita tahu ya harus diapakan? Benar, dihapus. Kamu bisa mengeliminasi kegiatan atau pekerjaan yang tidak penting dan tidak mendesak dari to-do list.

List pekerjaan yang banyak bikin kita jadi overwhelming, dengan menghapus tugas tidak penting dan tidak mendesak, tentu list pekerjaan bisa jadi lebih pendek. Kita jadi merasa bahwa semua tugas penting lainnya bisa kita selesaikan dengan baik sesuai urutan prioritasnya.

Sebelum menggunakan matriks ini, coba tulis semua pekerjaan yang harus kamu lakukan esok hari agar lebih mudah membaginya ke dalam kategori yang tepat.

Baca Juga: Memahami Prokrastinasi dan 10 Cara Menghindari Kebiasaan Menunda Pekerjaan

2. Hindari multitasking

Sebagian dari kita mungkin masih berpikir kalau multitasking membuat kita menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Sayangnya, multitasking justru bisa membuat otak menjadi cepat lelah karena harus bekerja untuk menyelesaikan beberapa pekerjaan secara bersamaan.

Selain itu, multitasking juga membuat kita jadi sulit fokus karena otak harus switch dari satu task ke task lainnya secara terus-menerus. Akhirnya, kita jadi nggak bisa memberikan 100% kepada setiap task atau tidak maksimal dalam mengerjakannya.

Coba untuk fokus menyelesaikan 1 tugas dalam 1 waktu agar otak kita benar-benar fokus mengerjakannya. Setelah tugas tersebut selesai, kamu bisa mengerjakan task selanjutnya. Dengan fokus pada 1 task dalam 1 waktu, otak jadi nggak gampang lelah dan hasilnya bisa lebih maksimal.

Bahkan kamu mungkin bisa menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat karena fokus.

Baca Juga: Mengenal Multitasking Beserta Kelebihan dan Kekurangannya

3. Atur batasan (boundaries)

Ketika sedang fokus menyelesaikan pekerjaan, kamu bisa mengatur waktu spesifik untuk tetap fokus pada pekerjaan tersebut. Di tempat kerja terutama jika kamu WFO, sangat mungkin teman kerja menelepon, mengirim email, atau datang ke meja kerja kita untuk urusan yang kurang penting atau tidak mendesak.

Nah, hal ini bisa mendistraksi kamu jadi nggak fokus. Untuk mengatasi hal ini, kamu harus bisa mengatur batasan dengan bilang kepada rekan kerjamu kalau kamu sedang fokus menyelesaikan pekerjaan dan bisa diajak berdiskusi nanti.

Selain itu, kamu juga bisa menutup tab-tab yang dapat memberikan distraksi seperti email dan social media.

4. Manfaatkan scheduling tools

Kamu bisa menyusun prioritas pekerjaan dengan menuliskan apa yang harus diselesaikan setiap hari di scheduling tools seperti Google Calendar, Trello, Asana atau tools lainnya. Tuliskan urutan pekerjaan beserta deadlinenya agar kamu bisa menghitung estimasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap task.

Setelah menuliskan tugas dan waktu pengerjaan, jangan lupa untuk mengikuti jadwal yang sudah kamu susun tersebut. Hindari untuk menunda-nunda karena bisa menyebabkan penumpukan tugas.

5. Pertimbangkan besar usaha yang dibutuhkan

Setelah kamu menyusun tugas berdasarkan priotitas menggunakan matriks Eisenhower, coba lihat kembali task mana yang membutuhkan usaha besar dan kecil dalam pengerjaannya. Kamu bisa menaruh di urutan atas tugas-tugas penting mendesak dengan effot minimal untuk dikerjakan lebih dulu.

Jadi, pekerjaan-pekerjaan kecil bisa diselesaikan dengan cepat dan lebih banyak pekerjaan yang bisa diselesaikan. Setelah itu, kamu punya lebih banyak waktu dan sisa energi untuk mengerjakan tugas dengan usaha dan waktu pengerjaan yang lebih besar.

Jika kamu mengerjakan dari tugas dengan usaha dan waktu paling banyak, maka kamu akan kehabisan energi dan waktu untuk mengerjakan tugas-tugas kecil yang sifatnya ringan.

—

Nah, demikianlah pembahasan tentang cara memprioritaskan tugas atau pekerjaan. Semoga membantu, ya. Selain menyusun prioritas kerja, kemampuan untuk self management juga penting agar semua pekerjaan dapat diselesaikan sesuai waktu yang sudah kamu atur.

Manajemen waktu adalah soft skill yang bisa dipelajari dan ditingkatkan, kamu bisa cek kelas-kelas terbaik di Skill Academy untuk belajar lebih banyak. Selamat belajar~

Referensi:

How to Prioritize Workplace Tasks [daring]. Tautan: https://www.liquidplanner.com/blog/how-to-prioritize-work-when-everythings-1/

How to Prioritize Work and Meet Deadlines [daring]. Tautan: https://www.indeed.com/career-advice/career-development/prioritize-tasks-in-the-workplace

The Eisenhower Matrix: How to Prioritize Your To-do List [daring]. Tautan: https://asana.com/resources/eisenhower-matrix