Mengenal Personal Assistant, Tugas, Gaji, dan Skill yang Dibutuhkan

Artikel ini membahas mengenai personal assistant mulai dari tugas hingga skill yang dibutuhkan.

—

Kamu pasti sudah tidak asing lagi dengan yang namanya dengan asisten pribadi. Contohnya Merry, asistennya Raffi Ahmad yang cukup dikenal di berbagai acara, atau seperti Anne Hathaway yang mengurusi segala keperluan Meryl Streep di The Devil Wears Prada. Tapi tahukah kamu? Ternyata pekerjaan asisten pribadi atau personal assistant tidak hanya seputar selebriti lho. 

Pekerjaan ini memiliki ruang lingkup yang luas dan juga dituntut memiliki berbagai kemampuan seperti management dan administrasi. Oleh karena itu, bagi kamu yang ingin berkarir di pekerjaan ini, berikut penjelasan lengkap mengenai personal assistant, mulai dari tugas, prospek karir, gaji, hingga skill yang dibutuhkan.

Apa itu personal assistant?

Sederhananya personal assistant adalah seseorang yang memiliki tugas untuk membantu orang tertentu dalam melakukan aktivitasnya. Personal assistant atau asisten pribadi (PA) biasanya melakukan berbagai pekerjaan yang bersangkutan dengan urusan atasannya, mulai dari hal yang bersifat pribadi hingga pekerjaan. Adapun tujuannya adalah untuk membebaskan waktu atasannya dari tugas-tugas yang dirasa kurang mendesak, sehingga mereka dapat memfokuskan untuk pekerjaan yang lebih penting atau strategis.

Umumnya bekerja sebagai PA akan bekerja sesuai dengan bidang dari masing-masing atasanya. Oleh karena itu, pada praktiknya personal assistant memiliki beberapa jenis sebagai berikut.

• Private personal assistant

Asisten pribadi privat merupakan PA yang bekerja lebih pada urusan yang bersifat personal dari atasannya. Atasannya pun bisa berasal dari berbagai kalangan seperti, manager, ibu rumah tangga, dan lainnya. Adapun hal yang biasa dilakukan oleh PA privat adalah membantu atasannya dalam menjalankan aktivitas sehari-hari seperti, mengelola jadwal harian, membantu mengurus acara keluarga dan mengatur pertemuan berbagai rekan kerja. 

Ikuti kelas: Dongkrak Peluang Dapatkan Pekerjaan dengan Personal Branding

• Asisten pribadi selebriti/publik figur

Kerahasiaan privasi sangat penting sebagai PA untuk selebriti. Waktu kerja pun cukup berbeda, kamu mungkin harus siap siaga 24 jam untuk hal-hal yang bersifat mendadak. PA selebriti juga akan sering berhadapan dengan berbagai orang, seperti wartawan atau staff televisi. Selain itu, pekerjaan ini hampir pasti akan memperkenalkan kamu pada gaya hidup yang mewah. Kamu tidak hanya dapat makan di restoran bintang 5, tetapi kamu juga bisa mengunjungi pemutaran perdana film/TV dan bertemu dengan selebriti lainnya. 

• Asisten Eksekutif

Ini merupakan jabatan PA yang tinggi. Berbeda dengan asisten pribadi biasa, seorang asisten eksekutif umumnya memiliki atasan yang bekerja di bidang bisnis atau orang penting, seperti CEO atau direktur di tingkat dewan. Sebagai seorang PA yang bekerja di bidang bisnis, kamu perlu memiliki pemahaman yang mendalam tentang perusahaan dan mengetahui siapa orang-orang penting di perusahaan tersebut. Hal ini karena kamu nantinya akan sering terlibat dalam berbagai pertemuan penting. Asisten eksekutif biasanya merupakan orang tertentu yang sudah memiliki pengetahuan bisnis, administrasi, dan sudah berpengalaman di bidangnya. 

Tugas personal assistant

Meskipun memiliki beberapa jenis, umumnya personal assistant memiliki tugas utama yang hampir sama. Bagi kamu yang berniat berkarir di pekerjaan ini, berikut adalah tugas dari seorang personal assistant.

• Bertindak sebagai kontak orang pertama
• Mengelola jadwal harian seperti, mengatur pertemuan dan rapat penting 
• Mempersiapkan keperluan perjalanan atau dinas seperti, transportasi dan akomodasi
• Mengingatkan atasan tentang tugas penting beserta tenggat waktunya.
• Menyiapkan dokumen penting, seperti laporan, presentasi dan korespondensi
• Mengelola database dan sistem pengarsipan
• Berhubungan dengan staf,rekan kerja, dan klien
• Tugas lain-lain untuk mendukung atasan seperti, menyelesaikan beberapa pelaporan tata kelola perusahaan dalam hal yang bersifat hukum (memastikan bisnis/usaha yang dijalankan telah mematuhi undang-undang dan peraturan) 

Prospek karir dan gaji personal assistant

Dikutip dari totaljobs.com, bekerja sebagai seorang personal assistant memiliki berbagai prospek karir. Kamu mungkin mengawalinya sebagai asisten pribadi. Namun, jika dapat mengembangkan kemampuan lainnya seperti, pengetahuan bisnis dan administrasi, kamu bisa menjadi asisten eksekutif atau sekretaris perusahaan. 

Ada ruang lingkup yang besar, jika dapat memanfaatkan pekerjaan ini. Kamu memiliki kesempatan untuk mempelajari keterampilan baru mulai dari, mengelola data, media sosial, hukum, hingga keuangan. Selain itu, kamu juga bisa terlibat dengan tim manajemen dalam mengelola urusan bisnis perusahaan. Sehingga dapat menambah pengalaman pribadi mu.

Sedangkan dikutip dari indeed.com, untuk kisaran gaji yang bisa kamu peroleh sebagai seorang personal assistant adalah Rp4.500.000 – Rp6.000.000. 

Skill yang harus dimiliki

• Kemampuan berkomunikasi

Sebagai orang yang sering berinteraksi dengan atasan, seorang PA harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Hal ini tentunya berkaitan dengan peran kamu sebagai penghubung antara atasan dan rekan bisnisnya. Selain itu, komunikasi secara tertulis juga perlu untuk kamu miliki, karena berkaitan dengan hal-hal administrasi seperti membalas korespondensi. 

• Administrasi

Sebagai seorang PA, kamu tidak hanya harus dapat berkomunikasi dengan baik, tetapi juga memiliki kemampuan administratif. Nantinya kamu akan banyak membantu atasanmu untuk menyelesaikan tugas yang terkait dengan pengelolaan bisnis. Ini mungkin melibatkan tanggung jawab seperti pengarsipan dokumen, memantau email atasan mengenai pelaporan, dan menyiapkan dokumen. 

Selain  itu, kamu juga harus memiliki kemampuan dalam penggunaan software digital seperti MS Excel, MS Word,  dan PowerPoint. Adapun hal ini bertujuan untuk mempermudah kamu dalam menyiapkan berbagai dokumen milik atasanmu seperti, memasukkan data, membuat surat kerja, menulis catatan penting, dan membuat bahan presentasi untuk atasan. 

Baca juga: Apa itu Telemarketing? Yuk Kenali Tugas dan Skill yang Harus Dimiliki

• Manajemen

Adapun yang paling utama dalam hal ini adalah kamu tidak hanya mengelola urusan pribadimu, tetapi juga urusan atasanmu. Ini berarti kamu juga akan sering melakukan perencanaan aktivitas atasanmu dengan tujuan membuatnya menjadi lebih efisien. Keterampilan ini juga berperan penting dalam mengatur jadwal harian, misalnya pada saat pembatalan atau perubahan jadwal ketika terjadi sesuatu yang tidak terduga. Di  samping, kamu juga harus dapat mengelola banyak tugas dalam satu waktu. Seperti, kemampuan untuk menyelesaikan tugas-tugas penting tanpa perlu diminta. Asisten yang baik akan mengambil inisiatif, alih-alih menunggu arahan terlebih dahulu. 

Itulah penjelasan mengenai personal assistant. Bagi kamu yang berkeinginan untuk menambah kemampuan baru, langsung saja menuju Skill Academy. Karena di Skill Academy tersedia berbagai kelas pelatihan dengan materi yang lebih mendalam. Jadi tunggu apa lagi, ayo buruan upgrade skill-mu. 

Referensi

Betterteam.com. (2020). Personal Assistant Job Description. https://www.betterteam.com/personal-assistant-job-description [Daring] (Diakses 27 September 2021)

Targetjobs.co.uk. (2021). Personal assistant: job description. https://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-descriptions/personal-assistant-job-description [Daring] (Diakses 27 September 2021)

Totaljobs.com. (2020). Personal Assistant Job Description. https://www.totaljobs.com/advice/personal-assistant-job-description#what-roles-can-i-be-promoted-to-after-being-a-personal-assistant [Daring] (Diakses 27 September 2021)