Sistem Payroll: Cara Kerja dan Hal Penting yang Harus Diketahui Karyawan

October 14, 2022 • 6 minutes read

payroll adalah

Artikel ini membahas mengenai sistem pengganjian dengan metode payroll.

—

Wah gajian nih? Bagi kamu yang sudah lama atau yang baru bekerja, pasti pernah mendengar istilah payroll. Payroll adalah salah satu sistem penggajian yang cukup banyak digunakan oleh beberapa perusahaan di Indonesia. Walaupun terdengar cukup familiar, tapi apa itu sebenarnya payroll? Nah, tanpa basa-basi lagi yuk simak penjelasannya agar kamu tidak keliru ketika proses penggajian.

Apa itu payroll?

Sederhananya payroll adalah salah satu sistem penggajian terhadap karyawan dengan tanggal pencairan yang sudah ditentukan. Dikutip dari investopedia, sistem payroll ini biasanya dikelola oleh tim SDM atau HR dari suatu perusahaan. Adapun jenis penggajian ini tetap menggunakan slip gaji sebagai bukti dari upah yang diberikan kepada karyawan yang telah bekerja.

Pada proses pembayaran gaji, perusahaan yang menggunakan sistem payroll biasanya telah menentukan tanggal penggajian dan disetujui oleh para karyawan. Beberapa perusahaan biasanya menetapkan periode pembayaran gaji karyawan yaitu pada akhir bulan berkisar antara tanggal 25-30.

Selain itu, pada sistem ini nantinya perhitungan gaji akan ditulis secara detail dalam slip gaji seperti,

Gaji pokok
Tunjangan
Bonus/Insentif tambahan
Potongan pajak
Iuran asuransi/BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan
Subtotal penghasilan kotor
Gaji bersih (take home pay)

Cara kerja sistem payroll

Dikutip dari freshbook, secara umum sistem payroll memiliki tiga proses dalam penggajian yaitu,

1. Pra-penggajian

Pada proses ini, biasanya perusahaan akan melakukan beberapa tahapan pemeriksaan terkait kebijakan perusahaan mengenai gaji, cuti, tunjangan, serta kebijakan kehadiran. Selanjutnya, pihak perusahaan akan melakukan pengumpulan data. Umumnya tahapan ini akan melibatkan berbagai tim dan divisi dengan tujuan mendapatkan informasi terkait data kehadiran dan perubahan gaji.

Tahapan selanjutnya dalam proses ini adalah memeriksa validitas data yang telah dikumpulkan. Nantinya data tersebut akan dianalisis, apakah sesuai dengan kebijakan perusahaan atau tidak. Pada tahapan ini lah perusahaan akan memastikan tidak ada karyawan aktif yang terlewatkan atau karyawan tidak aktif yang masuk dalam pembayaran gaji.

Ikuti kelas: Menyusun Model Bisnis untuk Memulai Bisnis Sebagai Pemilik Usaha

2. Penggajian

Ini adalah tahapan dimana data yang telah divalidasi akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk diproses. Proses ini akan menghasilkan pembayaran bersih setelah menyesuaikan pajak dan pengurangan yang diperlukan. Setelah proses ini selesai, tahapan selanjutnya yaitu pemeriksaan dan memverifikasi akurasi data untuk menghindari kesalahan.

3. Pasca-penggajian

Pada tahapan ini semua pemotongan gaji menurut undang-undang seperti pajak (Pph) atau penghasilan kena pajak akan didata. Kemudian tim administrasi penggajian akan mengirimkan berupa laporan ke lembaga pemerintah yang sesuai. Selanjutnya tim HR akan bekerjasama dengan tim finance untuk mencatat semua transaksi keuangan untuk proses penggajian. Tujuannya adalah karena gaji merupakan salah satu bagian terpenting dari biaya operasional dan perlu dicatat dalam pembukuan perusahaan.

perhitungan pajak

(Sumber: Pexels.com – Nataliya Vaitkevich)

Selain itu, manajemen penggajian harus memastikan keakuratan semua data gaji yang dimasukkan ke dalam sistem akuntansi atau ERP (Enterprise Resource Planning) perusahaan. Setelah melakukan pendataan, selanjutnya gaji dapat dibayarkan dengan uang tunai, cek, atau transfer bank. Biasanya, perusahaan menyetor gaji langsung ke rekening bank karyawan.

Setelah melakukan pembayaran gaji, perusahaan akan mendapatkan pernyataan dari pihak bank. Pernyataan ini mencakup rincian seperti ID karyawan, nomor rekening bank, dan jumlah upah. Jika perusahaan menggunakan software payroll, biasanya mereka akan lebih mudah untuk mempublikasikan slip gaji dan mengirimkannya ke email atau akun karyawan. Kemudian setelah perusahaan menyelesaikan penggajian untuk bulan tertentu, departemen keuangan atau tim manajemen akan meminta beberapa laporan seperti biaya gaji karyawan per divisi atau lokasi.

Alasan perusahaan menggunakan sistem payroll

Adapun hal yang banyak membuat sistem payroll banyak digunakan oleh perusahaan adalah karena sistem ini sangat terstruktur. Hadirnya berbagai software payroll dalam mengelola gaji karyawan membuat tim HR dapat membuat proses pemberian gaji menjadi lebih efektif, terlebih pada perusahaan yang memiliki banyak karyawan. Di samping itu, penggunaan sistem payroll juga memiliki manfaat sebagai berikut,

1. Mengurangi risiko human error

Seperti yang kamu ketahui, perhitungan gaji bukanlah hal yang mudah. Tak jarang proses penggajian yang dilakukan dengan cara lama bisa menyebabkan kekeliruan seperti salah perhitungan. Banyaknya jumlah karyawan membuat tim HR membutuhkan sistem yang bisa mempermudah dalam memproses penggajian. Populernya sistem payroll ini membuat banyaknya software pendukung bermunculan. Sehingga dapat membantu proses penggajian dan meminimalisir terjadinya kesalahan.

2. Proses perhitungan lebih akurat

Dengan menggunakan sistem payroll, perhitungan pembayaran gaji dapat dilakukan secara terstruktur dan detail, mulai dari pembayaran pajak, pemotongan denda, hingga pembayaran gaji bersih. Sehingga dapat menghasilkan slip gaji yang akurat.

3. Mempermudah pelaporan kepada pemerintah

Selain menghasilkan perhitungan yang akurat, salah satu manfaat sistem payroll adalah mempermudah perusahaan dalam membuat laporan penggajian yang nantinya akan diserahkan ke pemerintah.

Hal-hal yang harus diperhatikan saat menerima gaji melalui sistem payroll

1. Kehadiran

Adapun hal pertama yang harus selalu kamu perhatikan adalah kesesuaian antara jumlah gaji yang diterima dengan data kehadiran kamu. Coba cek apakah kamu pernah tidak masuk tanpa kabar atau absenmu ada yang tidak tercatat. Karena hal ini dapat berpengaruh terhadap gaji yang diterima.

2. Potongan/denda

Selain kehadiran atau absensi, jangan lupa cek potongan atau denda yang mungkin kamu terima. Hal ini biasanya terjadi karena ketidak hadiran atau denda yang disebabkan kesalahan di tempat kerja.

hal penting terkait payroll

Selain itu, potongan berupa pajak juga harus kamu ketahui. Karena tidak semua orang wajib membayar pajak. Salah satunya yaitu orang dengan total penghasilan di bawah Rp54 juta per tahun tidak kena pajak.

3. Bonus

Naah, yang satu ini merupakan kesukaan kita semua. Bagi kamu yang merasa punya kinerja baik atau sering berhasil mencapai target dari perusahaan, jangan lupa juga mengecek bagian bonus.

4. Uang lembur

Jika kamu sering mengambil tugas lembur atau kerja di akhir pekan. Penting untuk kamu memperhatikan uang lembur atau uang insentif. Pada sistem payroll biasa bagian ini juga dicantumkan secara mendetail di bagian slip gaji.

5. Biaya asuransi

Biaya atau iuran asuransi merupakan hal yang tidak bisa kamu kesampingkan. Dengan memperhatikan bagian ini, kamu dapat mengecek apakah perusahaanmu tetap melaksanakan kewajibannya untuk memberikan tunjangan kesehatan atau tidak.

Itulah penjelasan mengenai sistem payroll dan cara kerjanya. Bagi kalian yang ingin meningkatkan kemampuan untuk kepentingan karir, langsung saja menuju Skill Academy. Karena di Skill Academy tersedia berbagai kelas pelatihan yang cocok bagi kamu yang memiliki semangat untuk selalu bertumbuh. Jadi tunggu apa lagi, yuk upgrade skill mu.

Referensi

FreshBook.com. (2021). How a Payroll System Works. https://www.freshbooks.com/hub/accounting/how-payroll-systems-work [Daring] (Diakses 8 November 2021)

Greythr.com. (2021). A Guide to Payroll Management. https://www.greythr.com/complete-guide-payroll/ [Daring] (Diakses 8 November 2021)

Khartit, Khadija. (2021). Payroll. https://www.investopedia.com/terms/p/payroll.asp [Daring] (Diakses 8 November 2021)

Suresh, Disha. (2021). Benefits of Payroll Software. How a Payroll Can Benefits Your SME & Startup. https://www.sumhr.com/blog/benefits-of-payroll-software [Daring] (Diakses 8 November 2021)