8 Cara Membatalkan Interview Kerja Secara Profesional dan Contohnya

Artikel ini membahas cara membatalkan interview kerja.

—

Apakah kamu sedang berada dalam proses perekrutan, seperti sudah memiliki jadwal interview? Ingin membatalkannya, tapi takut dikira tidak profesional? Tenang guys, membatalkan interview tidak akan membuatmu terlihat tidak profesional. Malah dengan memberitahukannya ke pihak recruiter, kamu telah melakukan sesuatu yang tepat.  

Menurut Alison Doyle yang merupakan salah satu pakar karir terkemuka, ada beberapa alasan mengapa penting untuk memberi tahu recruiter bahwa kamu tidak bisa mengikuti tahapan interview. Pertama yaitu itu sopan santun. Kedua, jika kamu tidak muncul atau tanpa memberikan pemberitahuan, kamu akan mengacaukan proses perekrutan dan tidak akan memiliki kesempatan di perusahaan tersebut di masa depan. Oleh karena itu, bagi yang masih bingung, berikut adalah beberapa cara membatalkan interview kerja yang bisa kamu coba. 

1. Tentukan pendekatan yang cocok

Hal penting yang harus dilakukan sebelum melakukan pembatalan interview adalah membuat dirimu yakin 100%. Setelah kamu yakin, maka langkah selanjutnya adalah menentukan pendekatan yang tepat untuk memberi tahu pembatalan interview. Apakah proses perekrutan dilakukan melalui email, telepon, atau Whatsapp? 

Kemudian, gunakanlah pendekatan yang sesuai dengan proses awal perekrutan. Misalnya, pemberitahuan lamaran kamu diterima melalui email, maka tetap kirim pesan pemberitahuan melalui email, walaupun kamu dapat melakukan panggilan telepon atau pesan Whatsapp. 

Selain itu, hal yang paling utama adalah tetap menyimpan kontak dari recruiter. Dengan memiliki kontak tersebut, kamu dapat memberikan pemberitahuan lainnya dengan cepat. 

Baca juga: 10 Cara dan Contoh Memperkenalkan Diri Saat Interview Kerja dengan Baik

2. Beritahu pihak recruiter secepatnya

Setelah menentukan pendekatan yang sesuai, maka segera beritahu pembatalan interview ke pihak HRD. Dengan memberi kabar pembatalan dengan cepat, kamu dapat membantu mereka untuk mengatur jadwal kembali.  Selain itu, hindari menunda-nunda untuk memberitahu pembatalan interview tersebut. Karena dapat membuatmu kehilangan waktu. 

Misalnya, kamu berencana mengirimkan email pembatalan pada hari senin, tapi karena kamu menunda-nunda, malah keburu akhir pekan. Padahal minggu depan adalah jadwal interview mu. Sehingga pemberitahuan yang kamu kirimkan bisa terkesan mendadak atau bahkan tidak sempat untuk dikirim. Oleh karena itu, cobalah tentukan waktu yang tepat untuk memberitahu hal tersebut seperti beberapa hari sebelum jadwal interview. 

3. Beri penjelasan yang jelas dan sederhana

Coba hindari mengirim pemberitahuan dengan kata-kata yang berlebihan. HRD tidak akan terlalu memperdulikan seberapa panjang penjelasanmu. Tidak ada gunanya memaparkan banyak detail sebagai alasan kamu membatalkan wawancara. Mereka hanya membutuhkan penjelasan yang singkat, jelas, dan to the point. 

4. Cantumkan tanggal interview dan posisi

Selanjutnya, jangan lupa untuk mencantumkan jadwal interview yang akan kamu lakukan seperti, tanggal, waktu, beserta posisi yang dilamar. Perlu diketahui, bahwa dalam tahapan interview ada beberapa orang terlibat seperti, tim HRD dan user. Oleh karena itu, dengan melakukan hal ini, kamu dapat mempermudah mereka dalam proses perekrutan. 

Ikuti kelas: Sukses Interview/Wawancara Kerja

5. Sertakan alasan pembatalan interview

Coba hindari untuk memberikan alasan yang tidak jujur atau bertele-tele. Ketika kamu dapat memberikan alasan yang masuk akal, recruiter akan menghargai kejujuranmu. Sehingga mereka dapat mulai mencari kandidat lain untuk mengisi posisi yang mereka buka. Biasanya ada beberapa alasan yang digunakan untuk membatalkan interview. 

a. Sudah menerima pekerjaan di tempat lain

Seperti yang kamu ketahui, tidak sedikit orang yang mengajukan banyak lamaran dalam satu waktu. Namun, dengan melakukan hal tersebut, membuat mereka juga harus menjalani proses perekrutan yang banyak, bahkan bisa dalam waktu yang sama. Sehingga, sudah ada yang terima kerja lebih dulu pada saat proses perekrutan yang lain masih berjalan. Bagi yang mengalami hal serupa, kamu dapat menggunakan kalimat berikut untuk membatalkan jadwal interview.

“Terima kasih telah mengundang saya untuk wawancara sebagai staff administrasi di perusahaan A, tetapi saya telah memutuskan untuk tidak mengikuti wawancara pada, Kamis 23 Mei 2021. Adapun alasannya karena saya baru saja diterima bekerja di tempat lain. Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan tulus menghargai proses perekrutan yang berjalan. Atas pertimbangannya, sekali lagi saya ucapkan terima kasih.”

b. Kejadian mendadak atau kepentingan lain yang harus dihadiri

Kejadian yang tidak diinginkan memang dapat terjadi secara mendadak seperti, sakit atau musibah. Oleh karena itu, berikut adalah contoh kalimat yang dapat kamu gunakan ketika membatalkan interview karena alasan mendadak.

“Sebelumnya saya mohon maaf karena memberitahukan hal ini secara mendadak. Beberapa hari yang lalu telah terjadi sesuatu diluar kehendak saya yaitu salah satu anggota keluarga meninggal. Sehingga saya tidak bisa untuk mengikuti wawancara pada hari Rabu, 18 Agustus 2021 sebagai junior UX Writer. Saya sangat berharap ada penjadwalan ulang untuk tahapan interview ini. Karena saya sangat tertarik dengan posisi tersebut. Atas pertimbangannya saya ucapkan terima kasih.”

c. Tidak cocok dengan perusahan yang dilamar

Tak jarang pembatalan interview terjadi karena merasa tidak cocok dengan perusahaan yang dilamar. Biasanya ini terjadi setelah melakukan riset lanjutan. Tetapi lamaran sudah terkirim, maka kemungkinan akan ada tawaran interview. Oleh karena itu, bagi kamu yang masih bingung, berikut adalah contoh kalimat alasan yang dapat kamu gunakan ketika melakukan pembatalan interview.

“Setelah melakukan beberapa riset, saya merasa kurang cocok dengan perusahaan A, seperti dari segi pendidikan dan kemampuan. Saya sangat menghargai proses perekrutan ini, tetapi saya telah memutuskan untuk mundur dari tahapan interview pada, Selasa 11 Januari 2021. Saya minta maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Atas pertimbangannya saya ucapkan terima kasih” 6. Sampaikan permohonan maaf

6. Sampaikan permohonan maaf

Mungkin ini merupakan hal yang paling utama dan tidak boleh dilupakan. Dalam memberikan pemberitahuan pembatalan interview, baik melalui email atau telepon, kamu harus menyampaikan permohonan maaf. Karena tahapan interview kerja biasanya memiliki jadwal dan melibatkan beberapa orang.

Hindari berasumsi bahwa jadwal pewawancara/recruiter hanya untuk kamu sendiri. Dengan meminta maaf kamu telah menunjukan profesionalitas yang baik dan tentunya sopan santun. Misalnya, “Saya minta maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan”

Baca juga: Terbaru! Cara Membuat CV: Contoh dan Template Gratis

7. Rencanakan untuk jadwal ulang jika diperlukan

Jika kamu tidak dapat menghadiri interview karena keadaan yang tidak terduga atau mendadak, maka tidak ada salahnya untuk mencoba meminta jadwal interview ulang. Cobalah mengirim email atau telepon ke recruiter dengan memberi penjelasan dan permintaan maaf. Jangan lupa juga untuk meyakinkan pihak HRD bahwa kamu masih tertarik dengan posisi tersebut. Dengan menjelaskan alasan yang dapat diterima, akan membuat pihak HRD memahami situasimu, sehingga mereka tidak keberatan untuk menjadwalkan ulang interview. 

8. Jangan lupa ucapan terima kasih

Walaupun terlihat gampang, tak sedikit lho orang yang lupa ucapan ini. Dengan mengucapkan terima kasih, kamu telah menunjukkan bahwa kamu menghargai proses perekrutan yang sedang dilakukan. 

Contoh email pembatalan interview

Subject: Nama kamu – Pembatalan interview

Kepada 

Nama HRD / HRD [Nama Perusahaan] yang terhormat

Terima kasih telah mengundang saya untuk wawancara sebagai [posisi yang kamu lamar] di [Nama perusahaan]. Saya sangat menghargai proses perekrutan ini, tetapi saya harus membatalkan wawancara yang dijadwalkan pada Selasa, 15 Januari, pukul 10 pagi. Adapun alasannya karena saya telah diterima bekerja di tempat lain. Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Atas pertimbangannya, saya ucapkan terima kasih. 

Hormat saya, 

Nama kamu

Itulah beberapa cara membatalkan interview kerja yang bisa kamu coba. Bagi kamu yang berniat menigkatkan kemampuan untuk menghadapi dunia kerja, langsung saja ke Skill Academy. Karena di Skill Academy tersedia kelas pelathian dengan materi yang spesifik dan juga mendalam. Tunggu apalagi, ayo upgrade skill mu.

Referensi

Clark, Biron.(2021). How to Cancel a Job Interview (Email Examples). https://careersidekick.com/cancel-job-interview-email/ [Daring] (Diakses 15 September 2021)

Doyle, Alison.(2020). How to Cancel a Job Interview. https://www.thebalancecareers.com/how-to-cancel-a-job-interview-2061316 [Daring] (Diakses 15 September 2021)

Simpson, Mike. (2021). How to Cancel a Job Interview (Examples Included). https://theinterviewguys.com/how-to-cancel-a-job-interview/ [Daring] (Diakses 15 September 2021)