Cara Membalas Email Panggilan Interview Lengkap dengan Contohnya

Devi Lianovanda Jun 21, 2022 • 10 min read


Cara membalas email panggilan interview

Dapat email panggilan interview dari HRD tapi bingung bagaimana cara membalasnya? Berikut ini ada beberapa tips dan contohnya yang bisa kamu jadikan referensi.

Setelah menyebar banyak lamaran kerja dan menerima banyak penolakan atau dibiarkan tanpa kabar, akhirnya kamu berhasil dapat email undangan interview kerja. Yeay, selamat! Ini merupakan kesempatan yang baik bagi kamu untuk menunjukkan kepada perekrut bahwa kamu merupakan kandidat yang tepat untuk mengisi posisi yang mereka butuhkan.

Eits, meskipun lagi senang, jangan sampai lupa untuk membalas email panggilan interview dari HRD terlebih dahulu ya. Dengan membalas email tersebut, kamu memberi informasi yang jelas kepada perekrut apakah kamu dapat hadir, perlu menjadwalkan ulang (reschedule), atau menolak panggilan tersebut. Selain itu, membalas email ini merupakan komunikasi awal dengan perekrut dan dapat memberikan kesan yang baik.

Bagi kamu yang belum tahu dan bingung bagaimana cara membalas email panggilan interview dari HRD, yuk, simak cara dan contohnya berikut ini!

Cara membalasnya email panggilan interview

Apabila kamu masih bingung bagaimana cara membalas email panggilan interview dengan baik dan benar, coba 6 tips ini!

1. Balas email sesegera mungkin

Jika kamu sudah mendapat email panggilan interview, segera balas dengan jawaban kamu. Jangan menunda-nunda agar prosesnya lancar dan kamu dapat mempersiapkan diri dengan baik sebelum interview.

Misalnya, waktu yang telah dijadwalkan HRD ternyata tidak sesuai dengan waktumu, maka kamu masih bisa meminta reschedule. Atau apabila perekrut ingin kamu mencantumkan dokumen tambahan seperti portofolio, maka kamu memiliki waktu untuk mempersiapkannya terlebih dahulu.

Ohiya, jika sedang aktif melamar kerja, kamu harus rajin-rajin mengecek email termasuk folder spam. Tidak jarang, email dari perekrut masuk ke folder tersebut.

2. Ucapkan terima kasih

Saat menuliskan email balasan, awali dengan salam pembuka dan ucapan terima kasih kepada perekrut karena sudah memberi kesempatan dan mengundang kamu untuk melakukan interview. Tidak perlu panjang dan bertele-tele, buat secara singkat dan jelas.

Contoh:

Yth, Bapak/Ibu [nama recruiter]

Terima kasih telah mengundang dan memberi kesempatan interview kerja kepada saya untuk posisi [nama posisi yang dilamar] di [nama perusahaan].

3. Jangan bertele-tele

Selanjutnya, sampaikan jawaban kamu untuk panggilan interview tersebut dengan jelas atau tidak bertele-tele. Kamu bisa menjawab dengan menerima, menolak, atau minta menjadwalkan ulang wawancara kerja (reschedule). Berikut adalah contohnya:

  • Apabila kamu dapat hadir sesuai jadwal, katakan bahwa kamu bersedia mengikuti jadwal tersebut dan berkenan untuk hadir. Contoh:
    “...Saya bisa hadir pada sesi wawancara kerja yang telah dijadwalkan pada [hari, waktu, media, atau lokasi yang telah ditentukan]”.

 

  • Apabila kamu berhalangan hadir dan ingin meminta reschedule. Sampaikan bahwa kamu sangat menantikan kesempatan tersebut, namun waktu yang dijadwalkan kurang sesuai. Lalu, berikan alternatif waktu kepada perekrut untuk dijadwalkan kembali. Contoh:
    “...Saya berhalangan hadir pada sesi wawancara yang dijadwalkan pada [hari/tanggal dan waktu interview] karena [sebut alasan yang membuatmu perlu reschedule]. Jika berkenan, saya memohon untuk perubahan jadwal di hari lain pada [sebutkan waktu interview yang baru] atau menyesuaikan waktu Bapak/Ibu. Besar harapan saya agar dapat mengikuti tahapan ini, semoga Bapak/Ibu berkenan mempertimbangkan perubahan jadwal wawancara kerja tersebut."

 

  • Jika kamu ingin menolak undangan interview. Sampaikan permintaan maaf bahwa kamu tidak bisa menghadiri atau melanjutkan wawancara dengan alasan yang profesional. Misalnya, sudah menerima tawaran pekerjaan lain, atau tidak lagi mencari posisi tersebut. Contoh:
    “...Mohon maaf, saya tidak bisa melanjutkan sesi wawancara karena [alasan kamu]”.

contoh balasan email panggilan interview

Pokoknya, apapun jawaban kamu, sampaikan dengan jelas kepada perekrut. Meskipun akhirnya menolak, tetap balas dengan berbagai alasan, tapi, usahakan alasannya tetap professional ya.

Baca juga: Cara Menolak Panggilan Interview Kerja yang Sopan dan Contohnya

4. Akhiri email dengan sopan

Setelah kamu memberi jawaban, akhiri email konfirmasi kehadiran dengan kalimat yang baik dan sopan. Sampaikan apresiasi dan tunjukan rasa antusias kamu. Penutup suatu email, pada umumnya tidak berbeda dengan surat resmi atau email resmi lainnya.

5. Sertakan nama dan nomor kontak yang dapat dihubungi

Jangan lupa untuk menambahkan nama dan nomor kontak yang dapat dihubungi seperti nomor telepon atau email. Ini dapat memudahkan HRD perusahaan ketika ingin menghubungimu.

6. Periksa kembali penulisan email balasan

Sebelum dikirim, pastikan juga untuk selalu mengoreksi email yang sudah kamu tulis. Pastikan tidak ada kesalahan ketik (typo), kalimatnya tidak bertele-tele, dan mudah dipahami. Jika semuanya sudah baik dan sesuai, maka kamu dapat segera mengirimkan email balasan tersebut. Dengan begitu, kamu bisa menambah kesan baik di mata HRD. 

Contoh email balasan panggilan interview kerja

Berikut merupakan beberapa contoh balasan untuk email panggilan kerja yang bisa kamu jadikan referensi.

1. Contoh cara membalas apabila kamu menerima panggilan interview

Yth, Ibu Kirana [nama recruiter]

Terima kasih telah menghubungi dan memberi kesempatan interview kerja untuk posisi [jelaskan posisi yang dilamar] di [nama perusahaan]. Saya dapat hadir pada sesi interview yang sudah dijadwalkan [sebutkan waktu dan lokasi atau media yang digunakan untuk interview]

Saya sangat menantikan untuk bertemu langsung dan berbicara lebih banyak tentang posisi ini dan kesempatan bekerja di perusahaan Anda.

Mohon informasikan kepada saya apabila ada informasi atau dokumen tambahan yang perlu saya persiapkan sebelum interview. 

Dengan hormat,

Devi Lianovanda [nama kamu]

081234567890 [nomor telepon]

devinovanda@gmail.com [alamat email]

 

2. Contoh cara membalas apabila kamu menolak panggilan interview

Yth, Bapak John [nama recruiter]

 

Sebelumnya, terima kasih atas undangan interview dan kesempatan yang diberikan kepada saya. Namun, saya mohon maaf karena tidak dapat melanjutkan sesi wawancara untuk [jelaskan posisi yang dilamar] di [nama perusahaan] karena [sebutkan alasan penolakan].

Sekali lagi, terima kasih atas kesempatan dan waktu yang telah Anda berikan. Saya menikmati proses rekrutmen di perusahaan Anda. Semoga, kita dapat bekerja sama di lain waktu dan kesempatan.

 

Dengan hormat, 

 

Devi Lianovanda [nama kamu]

081234567890 [nomor telepon]

devinovanda@gmail.com [alamat email]

 

3. Contoh balasan apabila kamu ingin mengatur ulang jadwal (reschedule)

Yth, Ibu Karina [nama recruiter]

 

Terima kasih atas undangan interview yang diberikan kepada saya untuk posisi Content Writer di PT ABC123. Saya sangat menantikan dan menghargai kesempatan ini. Sayangnya, saya berhalangan untuk mengikuti sesi wawancara yang telah ditentukan karena [sebutkan alasan kamu]. Jika Anda berkenan, saya memohon untuk melakukan perubahan jadwal wawancara menjadi 16 Juni, pukul 14.00 WIB atau waktu lain yang cocok untuk Anda.

Besar harapan saya untuk mengikuti wawancara ini. Semoga Anda berkenan untuk mempertimbangkannya kembali.

 

Hormat saya, 

 

Devi Lianovanda

081234567890

devinovanda@gmail.com

 

4. Contoh balasan panggilan interview dalam bahasa Inggris

Dear Ms. Nanda, [nama recruiter]

 

Thank you for the invitation to interview for the Copywriter role at PT Bahagia Selalu. I am available this Monday at 2:30 PM, and I look forward to meeting with you to discuss this position in more detail.

Please let me know if I can provide any additional information or documents prior to the interview.

 

Best regards, 

 

Devi Lianovanda

081234567890

devinovanda@gmail.com 

 

Setelah membalas email tersebut, hal yang harus kamu persiapkan selanjutnya adalah:

  1. Melakukan riset tentang posisi yang dilamar dan info perusahaan lebih dalam
  2. Latihan menjawab pertanyaan interview kerja
  3. Menyiapkan pakaian yang sesuai 
  4. Mempelajari tools yang digunakan untuk interview (apabila dilakukan secara online)
  5. Memastikan semua berkas lamaran yang diminta oleh perusahaan sudah lengkap (apabila interview offline)

Nah itu dia pembahasan tentang cara membalas email panggilan interview yang baik dan benar serta beberapa contohnya. Gimana? Semoga membantu, ya. Jadi, ketika mendapat email panggilan interview dari perekrut, kamu nggak perlu bingung lagi mau balas apa. Membalas email undangan interview bisa memberikan kesan pertama yang bagus untuk perekrut dan menunjukkan antusias kamu untuk bekerja di perusahaan yang kamu lamar.

Kamu bisa belajar banyak tentang persiapan kerja atau skill set tertentu yang dibutuhkan di dunia kerja dengan mengikuti berbagai kelas di Skill Academy. Terdapat ratusan kelas bersertifikat dengan video belajar yang mudah dipahami. Selain itu, kamu akan belajar dengan instruktur yang kompeten, berpengalaman, dan ahli di bidangnya. 8 juta orang sudah upskilling dan reskilling bersama Skill Academy. Sekarang, giliran kamu! Klik banner di bawah ini untuk kepoin kelas-kelas dan berbagai promo menarik yang ada!

interview kerja dan cara menjawabnya

Referensi: 

Indeed Editorial Team. 2022. ‘Email Examples: How to Respond to Employer Interview Requests’ [daring]. Tautan: https://www.indeed.com/career-advice/finding-a-job/email-examples-how-to-respond-to-interview-request (Diakses 17 & 20 Juni 2022)

Alison, Doyle. 2022. ‘Sending an Email to Confirm an Interview’ [daring]. Tautan: https://www.thebalancecareers.com/interview-acceptance-letter-examples-2061122 (Diakses 17 & 20 Juni 2022)

Kolmar, Chris. 2022. ‘How to Respond To an Interview (With Examples)’ [daring]. Tautan: https://www.zippia.com/advice/interview-request/ (Diakses 17 & 20 Juni 2022)

Profile

Devi Lianovanda

Content Writer at Ruangguru. Terima kasih sudah baca sampai sini!

Beri Komentar