9 Cara Membalas Email Panggilan Interview Beserta Contohnya

Devi Lianovanda Agu 30, 2022 • 12 min read


Cara membalas email panggilan interview

Dapat panggilan interview dari HRD tapi bingung bagaimana cara membalasnya? Berikut ini cara membalas email panggilan interview dan contohnya yang bisa kamu jadikan referensi.

Setelah menyebar banyak lamaran kerja dan menerima banyak penolakan atau dibiarkan tanpa kabar (di-ghosting HRD), akhirnya kamu berhasil dapat email undangan interview kerja. Yeay, selamat! Tapi, jangan lupa untuk membalas email panggilan interview dari HRD terlebih dahulu ya.

Kenapa membalas email dari HRD penting? Dengan membalas email tersebut, kamu memberikan informasi yang jelas kepada perekrut apakah kamu dapat menghadiri wawancara kerja, perlu menjadwalkan ulang (reschedule), atau menolak tawaran interview tersebut. Selain itu, membalas email undangan interview dari HRD juga merupakan komunikasi awal dengan perekrut yang juga dapat memberikan kesan baik.

Berikut merupakan beberapa cara membalas panggilan interview via email dari HRD:

cara membalas email undangan interview

Untuk tahu lebih lengkap dan contohnya, simak penjelasan berikut ini!

8 Cara membalas email panggilan interview

Apabila kamu masih bingung bagaimana cara membalas email panggilan interview dengan baik dan benar, coba 9 tips ini!

1. Balas email sesegera mungkin

Jika kamu sudah mendapat email panggilan interview, segera balas dengan jawaban kamu. Jangan menunda-nunda agar prosesnya lancar dan kamu dapat mempersiapkan diri dengan baik sebelum interview.

Misalnya, waktu yang telah dijadwalkan HRD ternyata tidak sesuai dengan waktumu, maka kamu masih bisa meminta reschedule. Atau apabila perekrut ingin kamu mencantumkan dokumen tambahan seperti portofolio, maka kamu memiliki waktu untuk mempersiapkannya terlebih dahulu.

Ohiya, jika sedang aktif melamar kerja, kamu harus rajin-rajin mengecek email termasuk folder spam. Tidak jarang, email dari perekrut masuk ke folder tersebut.

2. Awali dengan salam pembuka

Saat kamu menuliskan email balasan, jangan lupa untuk memberikan salam pembuka secara resmi dan sopan kepada perekrut pada bagian awal email. Kamu bisa menyebutkan nama perekrut apabila kamu mengetahuinya.

Contoh:

Yth, Bapak/Ibu [nama recruiter]

Dear, [nama recruiter]

Apabila kamu tidak mengetahui nama perekrut, maka kamu bisa menuliskan dengan: 

Yth, HRD [nama perusahaan]

Dear hiring manager

Dear HRD of [nama perusahaan].

3. Ucapkan terima kasih

Selanjutnya, jangan lupa menyampaikan terima kasih kepada HRD atau perekrut karena telah memberi kesempatan untuk wawancara kerja kepada kamu. Tidak perlu panjang dan to the point, buat secara singkat dan jelas. Kamu bisa menambahkan informasi tentang nama posisi dan perusahaan yang kamu lamar.

Contoh:

"Terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk mengikuti interview kerja untuk posisi Content Writer di PT. Bisa Jaya Abadi."

cara membalas email hrd

(Sumber: Freepik.com)

Dengan memberikan ucapan terima kasih, kamu sudah menunjukkan apresiasi kepada HRD atas kesempatan yang diberikan.

4. Jangan bertele-tele

Selanjutnya, saat membalas email undangan interview, sampaikan jawaban dengan kalimat yang jelas atau tidak bertele-tele. Kamu bisa menjawab undangan tersebut dengan menerima, menolak, atau minta menjadwalkan ulang wawancara kerja (reschedule).

Berikut adalah contoh balasan email interview apabila kamu dapat hadir sesuai jadwal: 

“...Saya bisa hadir pada sesi wawancara kerja yang telah dijadwalkan pada [hari, waktu, media, atau lokasi yang telah ditentukan]”

5. Berikan jadwal alternatif jika mengajukan reschedule

Jadwal wawancara yang diberikan HRD mungkin saja tidak sesuai dengan jadwal kamu. Oleh karena itu, kamu bisa meminta penjadwalan ulang atau reschedule. Sampaikan bahwa kamu sangat menantikan kesempatan tersebut, namun jadwal yang dijadwalkan kurang sesuai. Lalu, berikan alternatif waktu kepada perekrut untuk dijadwalkan kembali. Setelah itu, kamu bisa menanyakan apakah waktu yang kamu usulkan sesuai dengan waktu mereka atau tidak. Contoh:

“...Saya berhalangan hadir pada sesi wawancara yang dijadwalkan pada [hari/tanggal dan waktu interview] karena [sebut alasan yang membuatmu perlu reschedule]. Jika berkenan, saya memohon untuk perubahan jadwal di hari lain pada [sebutkan waktu interview yang baru] atau menyesuaikan waktu Bapak/Ibu. Besar harapan saya agar dapat mengikuti tahapan ini, semoga Bapak/Ibu berkenan mempertimbangkan perubahan jadwal wawancara kerja tersebut.”

6. Tetap balas email meskipun menolak tawaran interview

Jika kamu ingin menolak undangan interview, sampaikan permintaan maaf bahwa kamu tidak bisa menghadiri atau melanjutkan wawancara dengan alasan yang profesional. Misalnya, sudah menerima tawaran pekerjaan lain, atau tidak lagi mencari posisi tersebut. Berikut merupakan contoh untuk menolak tawaran interview:

“...Mohon maaf, saya tidak bisa melanjutkan sesi wawancara karena [alasan kamu]

Intinya, apapun jawaban kamu, sampaikan dengan jelas kepada perekrut. Meskipun akhirnya menolak, tetap balas dengan berbagai alasan, tapi, usahakan alasannya tetap professional ya.

Baca juga: Cara Menolak Panggilan Interview Kerja yang Sopan dan Contohnya

 

7. Akhiri email dengan sopan

Setelah kamu memberi jawaban, akhiri email balasan dengan kalimat yang baik dan sopan. Untuk menutup email konfirmasi kehadiran, sampaikan apresiasi dan tunjukan rasa antusias kamu. Penutup email balasan untuk panggilan wawancara, pada umumnya tidak berbeda jauh dengan surat resmi atau email resmi lainnya.

8. Sertakan nama jelas dan nomor kontak

Jangan lupa untuk menambahkan nama dan nomor kontak. Pada bagian nomor kontak, kamu bisa mencantumkan alamat email, nomor WhatsApp, atau nomor telepon yang aktif. Pastikan bahwa kamu mencantumkan nomor kontak yang benar, ya. Ini dapat memudahkan HRD perusahaan ketika ingin menghubungimu.

9. Periksa kembali penulisan email balasan

Sebelum dikirim, pastikan juga untuk selalu mengoreksi email yang sudah kamu tulis. Pastikan tidak ada kesalahan ketik (typo), kalimatnya tidak bertele-tele, dan mudah dipahami. Jika semuanya sudah baik dan sesuai, maka kamu dapat segera mengirimkan email balasan tersebut. Dengan begitu, kamu bisa menambah kesan baik di mata HRD.

Contoh balasan email panggilan interview dari HRD

Berikut merupakan beberapa contoh cara balas email panggilan interview dari HRD. Contoh berikut dapat kamu ubah sesuai dengan kebutuhan, namun kurang lebih susunannya akan terlihat seperti berikut:

1. Contoh cara membalas email HRD apabila kamu menerima tawaran interview

contoh balasan email panggilan interview

Yth, Ibu Kirana [nama recruiter]

Terima kasih telah menghubungi dan memberi kesempatan mengikuti interview kerja untuk posisi [jelaskan posisi yang dilamar] di [nama perusahaan]. Saya dapat hadir pada sesi interview yang sudah dijadwalkan [sebutkan waktu dan lokasi atau media yang digunakan untuk interview].

Saya sangat menantikan untuk bertemu langsung dengan Anda dan berbicara lebih banyak terkait posisi ini dan kesempatan bekerja di perusahaan Anda.

Mohon informasikan kepada saya apabila ada informasi atau dokumen tambahan yang perlu saya persiapkan sebelum interview.

Hormat saya,

 

Devi Lianovanda [nama kamu]

081234567890 [nomor telepon]

devinovanda@gmail.com [alamat email]

2. Contoh cara membalas apabila kamu menolak panggilan interview

Yth, Bapak John [nama recruiter]

Sebelumnya, terima kasih atas undangan interview dan kesempatan yang telah Bapak berikan kepada saya. Namun, saya ingin menyampaikan bahwa saya tidak dapat melanjutkan sesi wawancara kerja untuk [nama posisi yang dilamar] di [nama perusahaan] tersebut karena saya sudah mendapatkan penawaran di perusahaan lain untuk posisi yang sama [sebutkan alasan penolakan]. Maaf karena tidak dapat melanjutkan sesi interview kerja di perusahaan Bapak.

Sekali lagi, terima kasih atas kesempatan dan waktu yang telah Anda berikan. Saya menikmati proses rekrutmen di perusahaan Anda. Semoga, kita dapat bekerja sama di lain waktu dan kesempatan.

 

Dengan hormat,

Devi Lianovanda [nama kamu]

081234567890 [nomor telepon]

devinovanda@gmail.com [alamat email]

3. Contoh balasan apabila kamu ingin mengatur ulang jadwal (reschedule)

Yth, Ibu Karina [nama recruiter]

Terima kasih atas undangan interview yang telah diberikan kepada saya untuk posisi Content Writer di PT ABC123. Saya sangat menantikan dan menghargai kesempatan ini. Sayangnya, saya berhalangan untuk mengikuti sesi wawancara yang telah ditentukan karena [sebutkan alasan kamu]. Jika Anda berkenan, saya memohon untuk melakukan perubahan jadwal wawancara menjadi 16 Juni, pukul 14.00 WIB atau waktu lain yang cocok untuk Anda.

Besar harapan saya untuk mengikuti wawancara ini. Semoga Anda berkenan untuk mempertimbangkannya kembali.

Hormat saya,

Devi Lianovanda

081234567890

devinovanda@gmail.com

4. Contoh balasan panggilan interview dalam bahasa Inggris

Dear Ms. Nanda, [nama recruiter]

 

Thank you for the invitation to interview for the Copywriter role at PT Bahagia Selalu. I am available this Monday at 2:30 PM, and I look forward to meeting with you to discuss this position in more detail.

Please let me know if I can provide any additional information or documents prior to the interview.

 

Best regards, 

 

Devi Lianovanda

081234567890

devinovanda@gmail.com 

 

Nah, setelah membalas email dari HRD, berikut adalah beberapa hal yang harus kamu persiapkan:

  1. Melakukan riset tentang posisi yang dilamar dan informasi perusahaan lebih dalam melalui LinkedIn, website perusahaan, media sosial, dan lain sebagainya.
  2. Latihan menjawab pertanyaan interview kerja. List apa saja pertanyaan interview yang mungkin keluar dan latihan menjawabnya di depan cermin atau direkam menggunakan HP.
  3. Menyiapkan pakaian yang sesuai. Jika masih bingung, kamu bisa cek 9 Tips Memilih Pakaian Interview yang Disukai Hrd!
  4. Mempelajari tools yang digunakan untuk interview (apabila dilakukan secara online). Misalnya, Zoom meeting, Google Meet, Skype, Cisco Webex, dan aplikasi online meeting lainnya.
  5. Memastikan semua berkas lamaran kerja yang diminta oleh perusahaan sudah lengkap (apabila interview offline).
  6. Mengecek dan mempelajari rute menuju lokasi wawancara apabila interview kerja dilakukan secara offline.

Nah itu dia pembahasan tentang cara membalas panggilan interview dari HRD yang baik dan benar serta beberapa contohnya. Semoga membantu, ya. Jadi, ketika mendapat email undangan interview dari perekrut, kamu nggak perlu bingung lagi mau balas apa dan tidak membiarkan email tersebut tanpa balasan. Membalas email undangan interview kerja juga bisa memberikan kesan pertama yang bagus untuk perekrut dan menunjukkan antusias kamu untuk bekerja di perusahaan yang kamu lamar.

Kamu bisa belajar banyak tentang persiapan kerja atau skill set tertentu yang dibutuhkan di dunia kerja dengan mengikuti berbagai kelas di Skill Academy. Terdapat ratusan kelas bersertifikat dengan video belajar yang mudah dipahami. Selain itu, kamu akan belajar dengan instruktur yang kompeten, berpengalaman, dan ahli di bidangnya. 10 juta orang sudah upskilling dan reskilling bersama Skill Academy. Sekarang, giliran kamu! Klik banner di bawah ini untuk kepoin kelas-kelas dan berbagai promo menarik yang ada!

interview kerja dan cara menjawabnya

Referensi: 

Indeed Editorial Team. 2022. ‘Email Examples: How to Respond to Employer Interview Requests’ [daring]. Tautan: https://www.indeed.com/career-advice/finding-a-job/email-examples-how-to-respond-to-interview-request (Diakses 17 & 20 Juni 2022)

Alison, Doyle. 2022. ‘Sending an Email to Confirm an Interview’ [daring]. Tautan: https://www.thebalancecareers.com/interview-acceptance-letter-examples-2061122 (Diakses 17 & 20 Juni 2022)

Kolmar, Chris. 2022. ‘How to Respond To an Interview (With Examples)’ [daring]. Tautan: https://www.zippia.com/advice/interview-request/ (Diakses 17 & 20 Juni 2022)

Sumber foto: 

Foto orang mengetik di depan laptop, by master1305. Tautan: https://www.freepik.com/free-photo/male-hands-keyboard-laptop-computer_6761466.htm#query=typing%20on%20laptop&position=15&from_view=search

 

Profile

Devi Lianovanda

Content Writer at Ruangguru. Terima kasih sudah baca sampai sini!

Beri Komentar