Penting! Penjelasan Onboarding Karyawan, Manfaat dan Prosesnya

Kamu karyawan baru? Yuk cek artikel berikut, untuk mengetahui apa itu onboarding.

—

Halo guys, apakah kamu pernah mendengar istilah onboarding? Jika kamu merupakan karyawan baru, mungkin kamu akan sering mendengar istilah tersebut. Singkatnya onboarding adalah salah satu tahapan penting yang nantinya akan kamu jalani ketika masuk kerja sebagai pegawai baru. Jadi apa itu sebenarnya onboarding? Bagi kamu yang memiliki pertanyaan yang sama, yuk simak artikel berikut.

Apa itu onboarding?

Onboarding adalah rangkaian proses yang bertujuan untuk memperkenalkan karyawan baru ke perusahaan, organisasi/tim, serta pekerjaan mereka. Dikutip dari SHRM.org, secara umum program onboarding mencakup kegiatan yang memungkinkan karyawan baru untuk menyelesaikan proses orientasi mulai dari perekrutan baru, belajar tentang struktur organisasi, budaya, visi, misi, dan nilai-nilai yang dianut oleh perusahaan. 

Pada beberapa perusahaan, program onboarding dapat berlangsung selama satu atau dua hari kegiatan. Namun, di perusahaan lain proses ini mungkin bisa berlangsung selama satu atau beberapa bulan. Bagian utama dari onboarding yaitu proses penyesuaian diri untuk memahami posisi dan pekerjaan yang akan kamu lakukan nantinya.

Umumnya kegiatan onboarding akan dikelola oleh tim Human Resource Development (HRD) dan diikuti oleh para karyawan yang baru bergabung dengan perusahaan. Memberikan onboarding kepada karyawan merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan. Karena dengan hal tersebut dapat menciptakan kesan pertama yang dimiliki karyawan baru terhadap sebuah perusahaan dan menegaskan keputusan mereka untuk bergabung.

Manfaat onboarding karyawan

Selain bagi perusahaan, onboarding ini juga merupakan hal yang tidak bisa kamu anggap sepele. Jika kamu menjalani proses ini dengan baik, kamu akan mendapatkan beberapa manfaat dari onboarding sebagai berikut,

1. Mengenal perusahaan dengan lebih baik

Mengenal perusahaan bukan hanya sekedar mengetahui alamat, bentuk industri, dan juga pimpinannya. Dengan mengikuti onboarding, kamu juga akan mengenal visi, misi, dan budaya perusahaan tempat kamu bekerja. Hal ini juga bisa membuat kamu memahami bagaimana bentuk orang-orang yang bekerja di perusahaan tersebut. Biasanya proses ini diawali dengan berkeliling lingkungan kantor. Berikutnya kamu akan berkenalan dengan beberapa karyawan dan bahkan bisa bertemu dengan petinggi perusahaan.

Selain itu, onboarding dilakukan untuk membuat kamu bisa menganalisis secara langsung bagaimana budaya dari perusahaan. Misalnya, kamu akan melihat bagaimana cara berkomunikasi antara karyawan dan juga budaya dalam bekerja apakah kaku atau santai. 

Ikuti kelas: Tingkatkan Kemampuan Komunikasi untuk Menunjang Karir

2. Membantumu untuk beradaptasi

Salah satu hal yang paling sering dialami karyawan baru saat bergabung dengan perusahaan tempat mereka bekerja adalah perasaan canggung atau malu. Namun, dengan mengikuti onboarding, kamu dapat mengurangi perasaan tersebut. Program-program yang diadakan oleh tim HR seperti perkenalan atau tugas berkelompok dapat menjadi pemecah suasana, sehingga dapat mengurangi rasa canggung dan menciptakan situasi yang nyaman. Hal ini tentunya dapat menjadi awal yang baik untuk proses adaptasi dengan lingkungan dan orang-orang yang ada di kantormu.

3. Membantumu untuk mengetahui berbagai divisi di perusahaan dan tugasnya

Ini merupakan bagian yang tak kalah penting dari mengikuti onboarding. Pada dasarnya karyawan baru perlu mengetahui job desk atau tugas yang akan dikerjakan. Namun, jika ingin dapat menciptakan lingkungan kerja yang efektif, maka kamu perlu mengetahui struktur organisasi dari tim/divisi kamu. Hal tersebut tentunya dapat kamu ketahui dengan mengikuti onboarding.

Secara umum akan ada tahapan pengenalan masing-masing divisi beserta strukturnya. Dengan mengetahui hal ini, kamu dapat memahami siapa saja yang akan terlibat dalam pekerjaanmu, baik secara langsung maupun tidak. Misalnya siapa atasanmu, bagaimana perannya terhadap kinerja, hingga dengan apa saja tanggung jawab divisimu terhadap perusahaan.

4. Mendapatkan informasi perihal urusan administrasi dan pekerjaan

Tak jarang beberapa karyawan baru masih kebingungan ketika ingin melakukan urusan yang bersifat administrasi seperti absensi atau cuti. Biasanya pada saat kamu melakukan onboarding, hal-hal ini akan dijelaskan oleh tim HR. Kamu akan mengetahui berbagai tahapan administrasi perusahaan, mulai dari cara mengisi absensi kehadiran, pengajuan cuti, dan perizinan sakit. Tentunya ini akan cukup menjadi masalah di kemudian hari jika kamu tidak mengetahui hal-hal tersebut. 

5. Meningkatkan produktivitas

Melalui onboarding, kamu nantinya akan mengetahui sejauh mana perusahaan memperhatikan karyawannya. Apakah sekedar memberikan pengenalan umum atau hal yang lebih lengkap. Jika kamu mendapatkan onboarding yang baik, maka kamu akan dapat merasakan bagaimana perusahaan memperhatikanmu sebagai karyawan baru mereka. Misalnya, cara mereka menyampaikan program orientasi dan memberikan pelatihan dasar. Ketika kamu merasakan hal yang baik dari mengikuti onboarding tersebut maka dapat berdampak terhadap lingkungan kerja yang nyaman dan menyenangkan. Sehingga hal tersebut dapat mempengaruhi semangat bekerja dan meningkatkan produktivitasmu.

Baca juga: 7 Kemampuan Negosiasi yang Wajib Dikuasai agar Sukses di Tempat Kerja

Proses onboarding karyawan

1. Pra–onboarding

Tahapan ini dimulai sejak kamu diterima menjadi karyawan baru. Pada umumnya tahapan ini lebih banyak mengenai hal-hal yang kamu lakukan saat diterima kerja mulai dari pernyataan dasar mengenai hari pertama kerja hingga dengan kelengkapan berbagai dokumen seperti surat perjanjian dan lainnya.

2. Penyambutan karyawan baru

Tahapan yang biasa disebut sebagai first day (hari pertama) ini adalah proses pengenalan yang berlangsung pada saat kamu baru saja masuk kerja atau bergabung bersama tim. Pada tahapan pengenalan ini umumnya dibagi menjadi beberapa bagian. Bagian pertama kamu akan diperkenalkan tentang perusahaan seperti visi, misi, dan budaya. 

Selanjutnya, kamu akan mendapatkan penjelasan dari tim HR mengenai topik-topik administrasi seperti waktu istirahat, kehadiran, asuransi kesehatan, dan kebijakan penggajian. Selain itu, kamu juga bisa diberitahu fasilitas kantor seperti, tempat parkir, kantin, dan fasilitas medis. Setelah itu, kamu akan diperkenalkan kepada rekan satu tim dan juga pemangku kepentingan lainnya.

3. Orientasi awal

Pada tahapan ini, karyawan baru akan memasuki proses orientasi yang mana kamu sudah mulai bersosialisasi dengan anggota tim dan membiasakan diri dengan alat yang akan kamu gunakan untuk melakukan tugas. Dikutip dari pipefy.com, selama tahap orientasi awal, kamu akan diperkenalkan dengan tujuan individu dan tim. Kamu akan menerima banyak arahan serta informasi mengenai peranmu secara indvidu dan juga di dalam tim. Misalnya, mengenai alur kerja tim dalam melakukan tugas harian atau proyek khusus.

4. Pemberian Pelatihan 

Setelah mengetahui cara kerja di dalam tim, kamu akan mulai mendapatkan pelatihan mengenai pekerjaan yang akan kamu lakukan nantinya. Pelatihan ini diawali dengan pemberian tugas tingkat dasar dan menggunakan alat atau sistem yang biasa digunakan oleh perusahaan tempat kamu bekerja.

Kemudian, kamu juga akan berkolaborasi dengan rekan satu tim dan mulai memberikan kontribusi pertamamu. Bagian penting dalam tahapan orientasi ini adalah membantu karyawan baru membangun kepercayaan dan membentuk hubungan di dalam perusahaan. 

Baca juga: Non-Disclosure Agreement (NDA): Pengertian, Jenis, dan Fungsinya

5. Pendampingan masa transisi hingga pengembangan potensi

Berikutnya yaitu tahapan transisi yang ditandai dengan meningkatnya tanggung jawabmu dalam tugas yang diberikan. Kamu juga akan merasa lebih akrab dengan tim dan strateginya. Pada tahapan ini, kualitas dari karyawan baru akan diperhatikan, apakah dirimu memiliki potensi besar atau biasa saja. Sehingga nantinya akan mempengaruhi masa pendampinganmu. 

(Sumber: Pexels.com Kindel Media)

Tahap orientasi ini biasanya berlangsung sekitar 3 bulan atau hingga kamu nyaman dalam peran yang dilakukan. Selanjutnya para karyawan baru mungkin akan memiliki mentor selama fase ini. Mentor tersebut merupakan para karyawan senior yang akan memberikan pendampingan dalam melakukan aktivitas di tempat kerja. Selain itu, kamu juga akan memiliki jadwal meeting khusus dengan mentormu. Kontribusi yang kamu berikan akan ditinjau dan juga dievaluasi.

Itulah penjelasan mengenai apa itu onboarding. Jika kamu sedang menjalani program ini, jangan sampai ketinggalan. Karena sangat berpengaruh terhadap kinerjamu ke depannya. Di samping itu, kalau kamu sedang ingin mengembangkan kamampuanmu, langsung saja menuju ke Skill Academy. Karena di Skill Academy tersedia berbagai kelas dengan materi yang spesifik dan mendalam. 

Referensi

Arun, Tarika. (2021). What are the four phases of onboarding?. https://www.zoho.com/people/hrknowledgehive/What-are-the-four-phases-of-onboarding.html [Daring] (Diakses 14 Maret 2022)  

Babb, Benjamin. (2022). Stages of Employee Onboarding: Details & Examples. https://www.pipefy.com/blog/employee-onboarding-stages/ [Daring] (Diakses 14 Maret 2022)  

Blum, Anne. (2020). The Ultimate Guide To The 4 Phases Of Onboarding. https://roundtablelearning.com/the-ultimate-guide-to-the-4-phases-of-onboarding/ [Daring] (Diakses 14 Maret 2022) 

SHRM.org. (2021). Understanding Employee Onboarding. https://www.shrm.org/resourcesandtools/tools-and-samples/toolkits/pages/understanding-employee-onboarding.aspx [Daring] (Diakses 14 Maret 2022)