Apa itu Vendor? Definisi, Tanggung Jawab, Cara Kerja, dan Jenisnya

Artikel ini membahas mengenai apa itu vendor, tanggung jawab, serta jenis-jenisnya. 

--

Halo guys, kamu pasti sudah tidak asing dengan kata vendor. Istilah yang sering digunakan di dalam dunia bisnis ini ternyata memiliki arti yang cukup penting, lo.

Tapi apa itu vendor? Vendor adalah istilah yang artinya pemasok dalam sebuah proses bisnis. Nah, bagi kamu yang mungkin tertarik berkarier atau bekerja sama dengan vendor, simak penjelasannya berikut ini!

Apa itu Vendor?

Pengertian vendor adalah pihak berbentuk perusahaan yang memasok barang dan jasa pada konsumen atau bisnis lainnya. Dalam transaksi bisnis, vendor juga tak jarang berperan sebagai produsen.

Pada aktivitasnya, vendor tidak hanya bergantung pada hubungan antara penjual dan konsumen. Tapi, mereka juga bisa berbentuk B2B yang dapat menyediakan berbagai bahan untuk diproduksi menjadi barang akhir.

Selain itu, vendor juga bisa melakukan kerja sama dengan pemerintah (B2G a.k.a business to government) dalam menyediakan keperluan dari berbagai instansi.

Secara umum, vendor memiliki peran penting dalam keberhasilan sebuah bisnis. Adapun alasanya karena mereka dapat mempengaruhi kinerja dari bisnis itu sendiri, khususnya dalam hubungan B2B.

Dikutip dari dynamiccap.com, menjaga hubungan dengan vendor merupakan hal yang tidak bisa dikesampingkan, karena hal tersebut dapat mempengaruhi layanan pelanggan, efisiensi biaya, kualitas, dan pengembangan pasar.

Contohnya, sebuah bisnis memiliki hubungan yang tidak profesional dengan vendornya, maka berbagai hal dapat terjadi, misalnya seperti keterlambatan pengiriman. Hal ini akan mengakibatkan kekosongan stok dan membuat pelayanan pelanggan terganggu karena produk yang tidak tersedia.

Apa Perbedaan Vendor dengan Supplier?

Supplier adalah pihak yang menyediakan sumber paling utama dari rantai pasokan, sedangkan vendor adalah pihak yang menyediakan dan menjual barang atau jasa kepada konsumen terakhir

Dalam rantai pasokan, vendor biasanya berada pada posisi akhir yang terlibat dalam proses pembuatan dan penjualan barang.

Adapun alur antara supplier dan vendor yaitu Supplier > Produsen > Distributor > Vendor > Pelanggan. Sederhananya, vendor membeli produk dari suatu perusahaan untuk kemudian dijual kembali pada pihak lain.

Namun, vendor juga bisa menjadi supplier tergantung pada bentuk bisnis yang dilakukan. Jadi, produsen  nantinya produsen tersebut akan mendistribusikan produknya kepada vendor.

Ikuti Kelas: Menyusun Strategi Pengaturan Harga Produk untuk Wirausaha

Mengapa Perusahaan Butuh Vendor?

Dalam bisnis, ada beberapa poin yang menjadi alasan perusahaan untuk bekerja sama dengan vendor, contohnya adalah sebagai berikut:

1. Improve the quality of your services/optimize performance (Meng-improve kualitas layanan)

Umumnya, vendor akan menyediakan produk atau jasa yang memiliki kualitas yang lebih baik. Pasalnya, vendor tentu sudah melalui tahapan proses untuk menyeleksi mana kualitas barang atau jasa yang bagus.

2. Increase operational or financial efficiencies (Meningkatkan efisiensi operasional dan finansial)

Alih-alih memproduksi sendiri, justru dengan bantuan vendor perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk mengelola proses produksi atau jasa yang kompleks.

3. Reduce the costs (Mengurangi biaya)

Vendor dapat membantu mengurangi biaya operasi. Perlu diketahui bahwa vendor biasanya memiliki harga yang lebih kompetitif dibandingkan dengan mempekerjakan staf internal untuk menyediakan layanan yang sama

4. Expand the availability of your services (Memperluas ketersediaan layanan)

Barang atau jasa yang tidak ada, bisa jadi ada. Ini merupakan tujuan dari kolaborasi bersama vendor. Artinya, perusahaan bisa meningkatkan fleksibilitas dengan menyesuaikan produksi barang atau jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

5. Accelerate service delivery (Mempercepat pengiriman layanan)

Bekerja sama dengan vendor dapat membantu mempercepat pengiriman layanan karena vendor biasanya memiliki akses ke sumber daya yang lebih luas dan memiliki keahlian dalam menyediakan layanan tertentu. Ini dapat membantu meminimalkan masa tunggu bagi pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

6. Focus on your core business functions (Lebih fokus pada fungsi bisnis)

Dengan menggunakan jasa vendor, perusahaan dapat mengalihkan perhatian dan sumber daya ke aktivitas yang lebih penting bagi bisnisnya. Hal ini dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan mencapai tujuan strategisnya dengan lebih cepat.

Selain itu, bekerja sama dengan vendor juga dapat membantu mengurangi beban pekerjaan internal dan mengurangi tekanan pada staf yang sibuk dengan tugas-tugas operasional sehari-hari.

7. Mitigate risk (Mengurangi risiko)

Melalui vendor, perusahaan dapat mengurangi risiko dengan cara memindahkan beberapa risiko ke vendor. Sebagai contoh, jika perusahaan menggunakan jasa vendor untuk menyediakan suatu layanan, tentu mereka akan bertanggung jawab atas risiko yang terkait dengan penyediaan layanan tersebut.

Bukan hanya itu, dengan adanya vendor, perusahaan pun bisa meminimalkan risiko kegagalan dengan cara mengakses sumber daya yang lebih luas dan memiliki akses ke teknologi terbaru.

Bagaimana Cara Memilih Vendor yang Baik?

Sebuah perusahaan penting untuk memilih vendor yang tepat dan memastikan bahwa kualitas layanan yang disediakan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Maka dari itu, company harus membuat kontrak yang jelas dengan vendor untuk mengatur hak dan kewajiban kedua belah pihak. Berikut ini beberapa cara memilih vendor yang baik:

1. Tentukan kebutuhan perusahaan

Sebelum mencari vendor, kamu perlu untuk menentukan kebutuhan perusahaan secara detail, seperti produk atau jasa yang diperlukan, jumlah produk atau jasa yang dibutuhkan, waktu pengiriman, dan sebagainya. Ingat, sesuaikan juga dengan budget-nya!

2. Buat daftar vendor yang potensial

Setelah mengetahui kebutuhan pihak perusahaan, mulailah untuk membuat daftar vendor yang potensial dengan mencari informasi melalui internet, menanyakan kepada rekan atau kolega, atau mengunjungi pameran vendor.

3. Jelajahi portfolio vendor

Sudah mengantongi daftar vendor yang potensial? Saatnya lakukan riset terhadap portfolio mereka. Ini adalah part paling penting untuk mengetahui apa saja produk atau jasa yang mereka tawarkan, bagaimana kualitas produk atau jasa tersebut, dan track record dari project yang pernah diselesaikan sebelumnya.

4. Minta referensi dan testimoni

Mintalah referensi dan testimoni dari vendor yang potensial untuk memverifikasi kualitas produk atau jasa yang mereka tawarkan.

5. Bandingkan harga

Ketika mencari vendor, jangan hanya terpaku pada satu pihak. Cobalah untuk melakukan comparing.

Bandingkan bagaimana harga dari vendor yang potensial untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan harga terbaik dengan kualitas yang sesuai.

6. Tinjau kontrak

Jika sudah memutuskan untuk bekerja sama dengan vendor, pastikan untuk membaca dan memahami kontrak yang akan ditandatangani dengan vendor tersebut, termasuk kondisi pembayaran, jaminan produk atau jasa, dan sebagainya.

7. Lakukan review secara berkala

Setelah bekerja sama dengan seorang vendor, lakukan review secara berkala untuk memastikan bahwa vendor tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan dan memenuhi standar kualitas yang diharapkan.

Persyaratan Umum Menjadi Vendor

Apakah Anda atau perusahaan Anda ingin berperan sebagai vendor? Jika iya, perhatikan beberapa syarat umum menjadi vendor berikut ini:

1. Memiliki surat ijin usaha yang sesuai dengan jenis produk atau jasa yang ditawarkan.

2. Menguasai keahlian dan mengantongi pengalaman yang relevan dengan produk atau jasa yang ditawarkan.

3. Mempunyai track record yang baik, misalnya dengan memberikan referensi dari klien sebelumnya yang telah bekerja sama dengan vendor tersebut.

4. Terkenal dengan sistem pengelolaan yang baik untuk menjaga kinerja vendor. Misalnya dengan menyediakan dokumen pendukung seperti laporan keuangan, sertifikat standar kualitas, dan sebagainya.

5. Dapat menyesuaikan produk atau jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang akan bekerja sama dengan vendor tersebut.

6. Mampu untuk memberikan penawaran harga yang kompetitif sesuai dengan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan.

7. Capable dalam memenuhi jadwal pengiriman yang telah ditentukan oleh perusahaan yang akan bekerja sama dengan vendor tersebut.

8. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan dapat menyelesaikan masalah yang mungkin terjadi selama proses kerja sama.

Tanggung Jawab Vendor 

Sebagai penghubung dalam rantai pasokan, vendor juga memiliki beberapa tanggung jawab kepada rekan bisnis mereka seperti:

1. Memberikan produk yang berkualitas

Dalam memenuhi kebutuhan industri, vendor tidak cukup hanya mengandalkan harga, tetapi juga kualitas dari bahan yang mereka sediakan atau jual. 

2. Ketepatan waktu

Ketepatan waktu dapat menjadi penilaian kinerja dari sebuah vendor. Ketika vendor terlambat dalam mengirimkan produk, dapat membuat pelanggan merasa kurang nyaman dan membuat kerja sama yang mereka jalin tidak berjalan secara baik. 

3. Kejujuran

Dikutip dari work.chron.com, vendor juga memiliki tanggung jawab untuk jujur ​​kepada pelanggannya. Hal ini bisa berbentuk klaim tentang kualitas produk hingga dalam praktik transaksi.

Selain itu, vendor harus menahan diri dari membebankan biaya yang berlebihan kepada pelanggan dan harus menyediakan produk/layanan yang tepat seperti yang dipesan oleh pelanggan.

4. Keamanan

Vendor memiliki tanggung jawab dalam mengelola keamanan dari produk yang mereka miliki. Ketika ingin mendistribusikan produk, seluruh rangkaian pengiriman harus dapat direncanakan dengan aman.

Sementara itu, dalam produksi, produk yang mereka hasilkan harus aman dari berbagai gangguan atau kegagalan. Misalnya pada produk bahan makanan, vendor harus dapat menjaga kebersihan dan kesterilan dari produk tersebut. 

Bagaimana Cara Kerja Vendor?

Pada dasarnya, cara kerja vendor berbeda-beda tergantung pada jenis dan posisinya dalam  rantai pasokan. Namun, agar kamu tidak semakin bingung, berikut adalah penjelasan sederhana dari cara kerja vendor dengan peran sebagai produsen atau grosir.

1. Pemesanan

Secara umum proses kerja vendor akan diawali dengan pelanggan yang melakukan pemesanan produk/bahan kepada vendor. Pemesanan tersebut dapat dilakukan dengan melalui internet atau cara lainnya.

Nantinya dalam melakukan proses pemesanan, pihak vendor akan menjelaskan berbagai hal, mulai dari jenis barang yang dipesan, harga, tanggal pengiriman, hingga dengan persyaratan lainnya.

2. Penyiapan barang

Sebelum mengirimkan barang, vendor akan melakukan pengecekan terlebih dahulu. Mereka akan memeriksa ketersediaan/stok dan kondisi dari barang yang dipesan. Jika barang yang dipesan mengalami masalah seperti cacat atau tidak adanya stok maka penyelesaiannya tergantung pada posisi dari vendor.

Jika vendor berperan sebagai produsen, maka mereka harus memproduksi kembali barang tersebut. Namun jika mereka berperan sebagai grosir, maka mereka harus melakukan pemesanan kembali kepada pihak produsen.

3. Pengiriman

Selanjutnya adalah vendor akan memenuhi pesanan pembelian dengan mengumpulkan barang yang telah dipesan. Kemudian vendor akan mengirimkan barang atau jasa kepada pembeli sesuai dengan persyaratan yang diuraikan dalam pesanan pembelian.

Di sisi lain, vendor juga akan mengirimkan faktur penjualan agar pembeli dapat melakukan pengecekan barang yang sesuai dengan pesanan mereka.

Baca juga: Perbedaan Reseller dan Dropshipper, Mana yang Lebih Menguntungkan?

4. Penerimaan barang/jasa

Setelah pembeli menerima barang atau jasa yang dipesan, mereka akan membandingkannya dengan faktur pembelian. Selanjutnya pembeli kemudian akan membayar pesanan tersebut, setelah mereka mengkonfirmasi rincian dalam faktur semuanya akurat.

5. Penggunaan barang

Selanjutnya, pembeli dapat menggunakan barang/jasa yang mereka pesan dari vendor untuk keperluan bisnis mereka atau menjualnya kembali sebagai produk akhir kepada konsumen.

Jenis-jenis Vendor

Vendor terdiri dari beberapa jenis, yaitu:

1. Manufacturers/Produsen

Vendor dengan jenis produsen adalah orang, kelompok, atau perusahaan yang mengembangkan dan memproduksi barang dari bahan mentah untuk dijual.

Barang yang dibuat oleh produsen biasanya didistribusikan kepada pedagang besar atau pengecer yang kemudian menjual barang tersebut kepada konsumen yang menjadi pengguna akhir produk tersebut.

2. Pedagang grosir

Vendor grosir menangani pengadaan produk dengan membelinya dari produsen atau grosir lain. Kemudian mereka bertindak sebagai perantara, menjual kembali barang-barang tersebut ke sebuah toko eceran, distributor, pembeli lain, atau seseorang yang telah membuat akun bisnis dengan mereka.

3. Retailers/Pengecer

Dikutip dari indeed.com vendor dengan peran sebagai pengecer adalah individu atau perusahaan yang menjual barang kepada konsumen yang menjadi pengguna akhir produk. Mereka biasanya mendapatkan barang dari produsen kemudian menjualnya kembali kepada konsumen dengan harga yang berbeda. 

4. Penyedia layanan dan pemeliharaan

Vendor ini biasanya menyediakan produk dalam bentuk jasa seperti layanan dan pemeliharaan kepada bisnis lainnya. Contoh layanan yang ditawarkan misalnya seperti, transportasi, pendistribusian produk, konsultasi, dan mentaianance perihal akuntansi, perbankan, hingga asuransi. 

5. Vendor independen 

Vendor independen adalah individu atau pelaku usaha yang menjual barang kepada konsumen secara langsung.

Itulah penjelasan mengenai apa itu vendor. Nah, bagi kamu yang tertarik untuk meningkatkan kemampuan khususnya di bidang bisnis atau pemasaran, langsung saja menuju ke Skill Academy. Karena kelas-kelas yang di Skill Academy memiliki materi yang menarik dan tentunya mendalam. Jadi tunggu apa lagi, yuk upgrade skill-mu.

Referensi:

Gartenstein, Devra. (2021). Responsibilities of Vendors. https://work.chron.com/responsibilities-vendors-15327.html [Daring] (Diakses 24 Januari 2022)  

Grant, Mitchell. (2021). Vendor. https://www.investopedia.com/terms/v/vendor.asp [Daring] (Diakses 24 Januari 2022)

Indeed.com. (2021). What Is a Vendor?.  https://www.indeed.com/career-advice/career-development/what-is-a-vendor [Daring] (Diakses 24 Januari 2022)  

Masterclass.com. (2021). What Is a Vendor? 4 Types of Vendors in the Supply Chain. https://www.masterclass.com/articles/what-is-a-vendor#4-examples-of-vendors [Daring] (Diakses 24 Januari 2022)  

Nicole. (2018). The Importance of Vendor/Supplier Relationships. https://www.dynamiccap.com/the-importance-of-vendor-supplier-relationships/ [Daring] (Diakses 24 Januari 2022)  

Surbhi. (2017). Difference Between Vendor and Supplier. https://keydifferences.com/difference-between-vendor-and-supplier.html [Daring] (Diakses 24 Januari 2022)  

Artikel ini telah diperbarui oleh Intan Aulia Husnunnisa pada tanggal 20 Desember 2022.