Mengenal Istilah SOP, Pengertian, Tujuan, dan Jenisnya

Artikel ini membahas mengenai apa itu SOP, pengertian, hingga jenis-jenisnya.

—

Halo guys, dalam dunia kerja kamu pasti sering mendengar istilah SOP. Biasanya istilah ini berkaitan dengan pekerjaan yang akan kamu lakukan di tempat kerja. Terlepas dari kamu yang beraktivitas di dalam kantor ataupun di lapangan, pasti kamu akan mendengar istilah SOP ini.  Tapi sebenarnya apa itu SOP? Kenapa penting bagi perusahaan untuk memilikinya? Nah, bagi kamu yang penasaran, yuk simak artikel berikut untuk penjelasannya. 

Apa itu SOP?

SOP adalah seperangkat instruksi tertulis yang menjelaskan proses langkah demi langkah mengenai sebuah aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas sesuai standar yang telah ditentukan. Sederhananya SOP yang merupakan singkatan dari standard operating procedure adalah pedoman yang berupa petunjuk dalam melakukan sebuah pekerjaan. 

Berperan sebagai petunjuk, SOP juga bersifat mengikat orang-orang yang ada di dalam bisnis yang menggunakannya. Hal ini berguna untuk menciptakan kondisi kerja yang stabil dengan hasil yang baik. Dalam bisnis, SOP berperan penting dalam semua aktivitas. Mulai dari produksi, administrasi, hingga pemasaran. 

Lalu kenapa SOP penting?

Dikutip dari Techtarget, yang membuat SOP ini penting yaitu perannya dalam menyediakan kebijakan, proses, dan standar yang diperlukan agar organisasi berhasil. Adanya SOP dapat menguntungkan bisnis dengan menciptakan lingkungan kerja yang aman dan menghasilkan pedoman tentang cara menyelesaikan permasalahan. 

Tujuan SOP

Selain dapat memudahkan berjalannya urusan bisnis, SOP dibuat untuk beberapa tujuan seperti:

1. Menjadi pedoman bagi karyawan

Tujuan utama dari SOP adalah dapat menjadi pedoman bagi karyawan dalam melakukan pekerjaannya. Pekerjaan tersebut tentunya akan menjadi sesuatu hal yang sulit ketika tidak ada petunjuk pasti. Semua hal yang dilakukan oleh orang yang terlibat dalam bisnis tersebut juga dapat diawasi dengan SOP. Sehingga kinerja dari setiap karyawan dapat sesuai dengan standar yang telah ditentukan. 

2. Mengurangi resiko terjadinya kesalahan

Adanya SOP juga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan. Pada SOP yang disusun dengan baik, karyawan akan dengan mudah memahami apa saja yang harus dihindari dan tidak boleh dilakukan pada saat melakukan pekerjaan. Misalnya, menggunakan alat yang tidak direkomendasikan oleh perusahaan. Sehingga hal-hal yang tidak diinginkan dapat dihindari dengan baik.

Baca juga: Mengenal Apa itu PHK, Aturan, Jenis, dan Perhitungan Uang Pesangon

3. Menjadi rujukan dalam menyelesaikan masalah

Selain bisa meminimalisir terjadinya kesalahan, dibuatnya SOP juga dapat digunakan ketika terjadi masalah. Misalnya, sebagai rujukan ketika terjadinya kesalahan operasional yang dilakukan oleh karyawan. Adapun dengan melihat SOP, karyawan dapat menganalisis permasalahan sehingga mendapatkan petunjuk untuk menyelesaikannya. 

4. Menghasilkan produk atau layanan yang konsisten

SOP yang telah disusun umumnya menyangkut semua aspek dalam operasional bisnis, termasuk produksi atau layanan. Dengan adanya SOP, karyawan dapat tetap melakukan pekerjaan sesuai dengan standar perusahaan. Sehingga produk atau layanan yang ditawarkan tetap memiliki kualitas yang konsisten dan dapat diberikan dengan baik kepada pelanggan. 

5. Mempermudah adaptasi bagi karyawan baru

Dibuatnya SOP juga ditujukan untuk mempermudah karyawan baru dalam memahami peran dan tugasnya di dalam perusahaan. Malah, SOP termasuk hal yang harus dipahami oleh para karyawan baru ketika mereka baru bekerja. 

Jenis-jenis SOP yang harus ada dalam sebuah bisnis

Seperti yang sudah kamu ketahui, bahwa SOP ini sangat dibutuhkan dalam berhasilnya sebuah bisnis. Keberhasilan ini tergantung bagaimana setiap aspek-aspek dalam bisnis tersebut memiliki SOP yang baik. Dilansir dari Divestopedia, berikut adalah beberapa SOP utama yang diperlukan dalam setiap bisnis:

1. Keselamatan

Ini sepertinya merupakan SOP yang sangat penting dalam sebuah bisnis. SOP ini umumnya mengatur langkah-langkah yang harus dilakukan untuk keselamatan jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti, 

• Kecelakaan kerja 
• Terjadi cedera serius pada karyawan
• Kebakaran 
• Bencana alam banjir, gempa bumi, angin puting beliung atau angin topan. 

2. Manajemen SDM dan penggajian

SOP ini biasanya diperuntukkan bagi tim SDM dalam melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya, termasuk langkah-langkah untuk memenuhi persyaratan seperti:

• Recruitment
• Onboarding
• Pelatihan dan development
• Penilaian kinerja
• Penggajian
• Pengunduran diri dan pemecatan

3. Operasional

SOP ini biasanya berisikan langkah-langkah untuk menangani setiap aspek operasi termasuk kontrol kualitas, pengadaan, dan pelaksanaan layanan secara keseluruhan.

4. Keuangan dan administrasi

Sesuai dengan namanya SOP ini menjadi pedoman untuk menangani semua transaksi keuangan serta pelaporan indikator kinerja utama bagi perusahaan.

5. Penganggaran 

Memberikan langkah-langkah yang harus diikuti dalam mengelola anggaran dan dana perusahaan untuk penyelesaian prakiraan tahunan. 

6. Penjualan dan pemasaran

Memberikan deskripsi rinci tentang semua aktivitas yang digunakan dalam menghasilkan prospek, presentasi penjualan, dan strategi dasar dalam pemasaran. 

7. Teknologi informasi

SOP yang mengatur hal-hal yang bersifat teknologi dan, menyediakan akun terperinci dari semua protokol TI termasuk pengaturan kata sandi, backup data, dan rencana pemulihan ketika ada masalah.

8. Manajemen strategis

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, SOP mencangkup seluruh orang yang ada dalam bisnis, termasuk pada manajerial tingkat atas. SOP manajemen strategis, umumnya  menyediakan langkah-langkah yang harus diikuti oleh manajemen senior untuk menghasilkan strategi efektif bagi perusahaan.

Dari pembahasan di atas, kita mengetahui bahwa SOP adalah sesuatu yang tidak bisa dikesampingkan. Karena dapat berdampak kepada kelancaran sebuah jalanya pekerjaan. Nah, bagi kamu yang ingin mengetahui mengenai tips-tips lainnya dunia kerja, langsung saja kunjungi Blog Skill Academy. Selain itu, jika kamu sedang berniat untuk mengembangkan kemampuan dalam dunia kerja, kamu bisa klik banner di bawah ini untuk mengikuti kelas pelatihan di Skill Academy. 

Referensi

Brush, Kate. (2021). Standard Operating Procedure (SOP). https://www.techtarget.com/searchbusinessanalytics/definition/standard-operating-procedure-SOP [Daring] (Diakses 24 Juni 2022)

Carvalho, John. (2021). Standard Operating Procedures (SOP).  https://www.divestopedia.com/definition/967/standard-operating-procedures-sop [Daring] (Diakses 24 Juni 2022)